Adjoint administratif (MR0689)

Université McGill – Ressources humaines
AFFICHAGE DES POSTES CADRES ET POSTES EXCLUS
Titre du poste: 
Adjoint administratif (ADM1A)
Sommaire du poste: 

L’adjoint administratif est chargé de fournir un grand soutien organisationnel au directeur du Centre de recherche sur le cancer Goodman en s’occupant de tous les enjeux reliés à l’ordonnancement, à la planification d’événements spéciaux et aux engagements importants. Il doit exercer ou organiser des activités reliées au fonctionnement quotidien, en veillant à ce que les services administratifs soient fournis efficacement et en conformité avec la mission stratégique du Centre.

Responsabilités principales: 
  • Procurer un soutien administratif au Bureau du directeur du Centre de recherche sur le cancer Goodman et contribuer au fonctionnement efficace et sans heurts de ce bureau.
  • Établir les activités du directeur et leur ordre de priorité. Assurer le suivi de façon indépendante et de bout en bout de nombreuses mesures à prendre en lien avec des événements, des réunions et des demandes de renseignements.
  • Organiser les voyages du directeur et effectuer des opérations financières (commandes, comptes de frais, rapprochements), au besoin.
  • Contribuer à la préparation et à l’envoi des demandes de subvention de recherche.
  • Évaluer et résoudre des problèmes administratifs conjointement avec le gestionnaire de l’exploitation et formuler des recommandations, au besoin.
  • Anticiper les besoins et offrir une gamme de service de soutien (documents d’information, gestion stratégique du calendrier, documents de communication, recherches) pour maximiser l’aptitude du directeur à ’accomplir son mandat.
  • Produire des documents et une correspondance exacte, complète et à jour. Rédiger des notes d’information et effectuer des recherches sur les enjeux déterminés par le directeur.
  • Organiser des réunions, préparer les ordres du jour, les dossiers et les documents d’information; rédiger les procès-verbaux et prendre les mesures de suivi déterminées, installer le matériel audiovisuel et s’occuper du service de traiteur, le cas échéant. Au besoin, préparer des itinéraires détaillés pour les visiteurs et les candidats.
  • Assumer la responsabilité des questions administratives et logistiques relativement aux réunions du directeur avec les intervenants internes et externes.
  • Superviser un employé de soutien, lui assigner des tâches et approuver ses jours de vacances et de congé (de maladie ou autres).
Education et experience minimum: 

DEC III

Trois (3) ans d'expérience

Autres compétences et/ou aptitudes: 
Expérience manifeste de la gestion d’ordres du jour complexes comprenant de nombreux aspects. Aptitude à fixer les priorités de plusieurs demandes, y compris à évaluer de façon détaillée les problèmes afin de déterminer les priorités. Faire preuve en tout temps d’un grand professionnalisme et d’une discrétion absolue. Expérience reconnue de la négociation avec différents clients internes et externes de prestige et aptitude à établir des relations constructives et efficaces. Souplesse certaine pour s’adapter aux échéances serrées, aux demandes et aux changements fréquents. Capacité manifeste de rédiger les procès-verbaux lors de réunions et de prendre les mesures de suivi déterminées en temps opportun. Capacité manifeste de travailler avec des applications informatiques et avec des logiciels de la suite Microsoft Office (comme Word, Excel et PowerPoint). Français et anglais, parlés et écrits.
Numéro de référence: 
17-1114/MR0689
Relevant du: 
Chef des opérations
Échelle salariale: 
(niveau 03) $45,800 - $57,300 (point milieu) - $68,800
Faculté/Unité: 
Faculté de médecine
Centre du cancer Goodman
Type de poste: 
Full-Time
Heures par semaine: 
33.75
Comment poser sa candidature: 

*Candidats internes : Veuillez fournir votre numéro d'identification McGill lors de votre demande.*

Veuillez soumettre votre demande par Internet à http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now. Cliquez sur « POSTULEZ MAINTENANT » et indiquez clairement le numéro de référence.