Agent administratif (MR0688)

Université McGill – Ressources humaines
AFFICHAGE DES POSTES CADRES ET POSTES EXCLUS
Titre du poste: 
Agent administratif (ADM2A)
Sommaire du poste: 

Sous la supervision du directeur adjoint, l’agent administratif est chargé de procurer un soutien organisationnel et de gestion en matière de ressources humaines et de finances, afin d’assurer le fonctionnement sans heurts de l’administration générale de l’École des sciences infirmières Ingram (ESII). Conjointement avec le directeur adjoint et le directeur de l’École, il doit élaborer et mettre en œuvre des processus et des procédures de travail afin d’améliorer les activités administratives de l’École et procurer une orientation administrative relativement aux buts et objectifs de l’ESII.

Responsabilités principales: 
  • Procurer une expertise administrative dans toute l’École : analyser la charge de travail, et examiner les systèmes et les ressources afin de répartir la main-d’œuvre de manière équitable. Fournir des milieux de travail efficaces, procurer un soutien approprié aux étudiants et au personnel enseignant, repérer les besoins de formation à l’appui des nouveaux projets et former le personnel administratif en conséquence.
  • Établir les objectifs SMART avec des étapes jalons, faire le suivi du rendement tout au long de l’année par des réunions périodiques et ajuster les objectifs à atteindre au besoin.
  • Agir à titre de représentant permanent du directeur en matière de transactions financières. Communiquer avec le responsable des finances du CEA, afin d’assurer la conformité des achats aux règles et règlements de McGill et de ses organismes de financement. Assister à des réunions budgétaires avec le responsable des finances et le directeur. Répondre aux questions du personnel enseignant au sujet des comptes de frais.
  • Surveiller et promouvoir et préconiser l’utilisation des pratiques exemplaires au sujet des politiques et processus financiers de McGill comme les notes de frais, les fonds de dotation, BSA, etc. Communiquer avec l’équipe des Finances du CEA, afin de régler les questions qui se posent dans le cadre de la mise en œuvre de ces pratiques.
  • En collaboration avec l’équipe des finances du CEA, superviser, planifier et conseiller l’équipe des affaires étudiantes, afin qu’elle puisse dépenser le plus efficacement possible les revenus générés annuellement dans le cadre des protocoles d’entente relatifs aux fonds de dotation. Assurer une supervision fonctionnelle de l’agent des affaires étudiantes.
  • En collaboration avec le directeur, le directeur adjoint et l’équipe des ressources humaines, et à la suite d’une évaluation des besoins, faire des recommandations au sujet du personnel à sélectionner; mettre en œuvre des mesures disciplinaires; gérer le rendement; superviser et diriger tout le personnel administratif; restructurer l’organisation du personnel, des ressources et de l’espace en fonction du personnel administratif.
  • Superviser la mise en œuvre et l’évaluation de nouveaux projets. Superviser la mise en œuvre et l’évaluation de nouveaux projets. Déterminer, avec l’équipe des ressources humaines, les outils de formation. Recommander ceux qui favorisent le perfectionnement professionnel du personnel administratif.
  • Analyser les problèmes administratifs, déterminer la marche à suivre et donner des conseils au directeur sur la façon de résoudre ces problèmes.
  • En collaboration avec le conseiller des ressources humaines, fournir au directeur et au directeur adjoint des conseils et des recommandations sur les enjeux en matière de ressources humaines (politiques, rendement, avantages sociaux et formation) pour le personnel administratif. Agir à titre d’intermédiaire entre le personnel enseignant et le personnel administratif : répondre aux questions du personnel enseignant relativement au rendement et à l’efficacité du personnel administratif.
  • Présider, toutes les semaines ou toutes les deux semaines, des réunions avec le directeur adjoint, afin de discuter des enjeux courants et des projets à venir avec le personnel de la direction et tout le personnel administratif. Représenter le directeur adjoint, lorsqu’il est absent, à des réunions externes et lui donner un compte rendu des discussions et des conclusions des réunions. 
Education et experience minimum: 

Grade de 1er cycle

Trois (3) ans d'expérience

Autres compétences et/ou aptitudes: 
Maîtrise en sciences commerciales, en gestion ou dans un domaine connexe, un atout. Orientation client, tact, respect de la confidentialité, diplomatie et professionnalisme exceptionnels et capacité manifeste de cultiver des relations efficaces. Excellents entregent et aptitude à communiquer. Compétences éprouvées en leadership. Excellentes aptitudes pour l’organisation, l’établissement de priorités, la résolution de problèmes et ’la négociation. Aptitude à travailler seul et en équipe. Jugement sûr et capacités éprouvées pour la prise de décisions. Aptitude à conseiller et à guider le personnel enseignant et administratif, ainsi qu’à fournir des renseignements en temps opportun pour contribuer à la mise en place de procédures et de solutions administratives. Aptitude à faire le suivi, l’analyse et le résumé d’une grande quantité d’informations ainsi qu’à traiter plusieurs projets et à respecter des échéances serrées. Solides compétences en gestion jumelées avec une capacité reconnue d’agir à titre de mentor, de motiver et de diriger une équipe en demeurant axé sur des buts et des objectifs communs. Connaissance des principes fondamentaux des ressources humaines, des finances et des systèmes de paie, un atout. Aptitude éprouvée à travailler dans un environnement PC en utilisant des bases de données, des tableurs, des logiciels de présentation, des applications Web et les réseaux sociaux. Excellente connaissance de l’anglais parlé et écrit. Grande maîtrise du français parlé et écrit.
Numéro de référence: 
17-1113/MR0688
Relevant du: 
Directeur associé, Administration
Échelle salariale: 
(niveau 04) $50,300 - $62,900 (point milieu) - $81,800
Faculté/Unité: 
Faculté de médecine
École de sciences infirmières Ingram
Type de poste: 
Full-Time
Heures par semaine: 
33.75
Comment poser sa candidature: 

*Candidats internes : Veuillez fournir votre numéro d'identification McGill lors de votre demande.*

Veuillez soumettre votre demande par Internet à http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now. Cliquez sur « POSTULEZ MAINTENANT » et indiquez clairement le numéro de référence.