Coordonnateur administratif (CP0083, PED34, DD9J)

Catégorie d'emploi: 
Affectations temporaires (MUNACA)

Sommaire du poste:

Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l’unité. Participer à l’organisation des activités de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Assurer la maintenance des systèmes d’information.

Responsabilités et tâches principals:

  • Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures de l’unité. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.
  • Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Recommander des changements à apporter aux procédures afin de permettre à l’unité de devenir plus efficace. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.
  • Mettre à jour et préparer des documents comme des dépliants publicitaires, des guides de département et des rapports annuels et en coordonner la publication. Rédiger des lettres et autres documents courts de nature complexe. Formater des documents et en vérifier l’exactitude ainsi que corriger les fautes de grammaire et d’orthographe. Prendre des notes et taper différents documents comme des lettres, des rapports et des notes de service. Signer certains documents.
  • Administrer les comptes de l’unité. Préparer les budgets ou les propositions de budget. Contrôler et rapprocher différents comptes, relevés et rapports. Déterminer et analyser les écarts et les erreurs. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes. Consigner les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande.
  • Participer aux activités liées aux affaires étudiantes comme l’admission, la préinscription, l’inscription, l’aide financière et les questions relatives aux étudiants internationaux. Assurer le suivi des inscriptions, des changements de cours, des rapports sur les mentions, des prêts, des bourses et des bourses d'excellence. Soumettre les problèmes en dehors de son champ de compétences aux personnes-ressources ou aux responsables appropriés.
  • Fournir des renseignements aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Déterminer la raison de l’appel ou de la visite et préparer les documents nécessaires. Orienter les appelants et les visiteurs vers les personnes-ressources appropriées. Évaluer la nécessité d’une intervention d’une autre personne-ressource et organiser les rendez-vous, au besoin.
  • Planifier les réunions, communiquer avec les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l'ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.
  • Utiliser divers logiciels. Assurer la maintenance des systèmes informatisés et participer à leur développement pour améliorer l’efficacité au sein de l’unité. Agir en tant que personne-ressource en matière d’utilisation des logiciels. Expliquer et montrer l’utilisation des logiciels, résoudre les problèmes qui relèvent de son domaine de compétence et assurer la liaison avec les personnes-ressources du soutien informatique, au besoin. Tenir et mettre à jour des fichiers administratifs. Tenir des systèmes de classement et organiser l’archivage.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Formation et expérience:

DEP (Systèmes de secrétariat / bureautique)

Quatre (4) ans d'expérience connexe

Autres compétences et/ou aptitudes:

Excellent sens de l’organisation et capacité reconnue de mener plusieurs tâches de front dans un milieu complexe axé sur le travail d’équipe. Forte orientation sur le client et le service, jumelée à une aptitude certaine à conserver l’information, à bien la comprendre et à la transmettre clairement à tous les échelons de l’organisation. Aptitude certaine à fournir du soutien pour diverses activités administratives; tenir à jour les systèmes de classement de documents électroniques et papier; gérer les stocks. Sens de l’exactitude et souci du détail remarquable. Capacité manifeste de faire preuve d’esprit d’initiative, de résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité, de mener plusieurs projets de front et de fixer les priorités afin de respecter plusieurs échéances. Aptitude éprouvée à agir avec discrétion dans le traitement des renseignements confidentiels. Capacité manifeste de travailler dans un environnement d’ordinateurs personnels en se servant de logiciels de traitement de texte et de présentation, de tableurs, de bases de données, de courriel, de Banner (FIS, SIS), de Minerva et d’Internet. Français et anglais parlés et français écrit, un atout. Expérience de travail auprès des collectivités des Premières nations et des Inuit, un atout.

Comment poser sa candidature:

*Candidats internes : Veuillez fournir votre numéro d'identification McGill lors de votre demande.*

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae et lettre d'accompagnement en indiquant clairement le numéro de référence par courriel à : hr.education [at] mcgill.ca

Les candidatures doivent nous parvenir au plus tard le 21 november, 2017 à 17h00.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, toutefois seuls les candidats retenus seront contactés pour une entrevue.

L'Université McGill souscrit à la diversité et à l'équité en matière d'emploi. Elle accueille favorablement les demandes d’emploi des peuples autochtones, des minorités visibles, des minorités ethniques, des personnes handicapées, des femmes, des personnes de toutes orientations et identités sexuelles et d’autres personnes qui pourraient contribuer à une plus grande diversité.

Faculté/Unité: 
Faculté des sciences de l'éducation
Département d'études intégrées en sciences de l'éducation
Échelle salariale: 
$22.72 - $31.34
Heures: 
33.75
Durée: 
jusqu'au 19 octobre 2018
Relevant du: 
Administrateur, services de consultation pour les étudiants
Numéro de référence: 
CP0083