Coordonnateur administratif (CP5658)

Université McGill – Ressources humaines
POSTE COUVERT PAR L'UNITÉ D'ACCRÉDITATION DE MUNACA-AFPC
Titre du poste: 
Coordonnateur administratif (PED 00034, DD009J, Level 009J)
Sommaire du poste: 
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l’unité. Participer à l’organisation des activités de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Assurer la maintenance des systèmes d’information.
Responsabilités et tâches principals: 
  • Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures de l’unité. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.
  • Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Recommander des changements à apporter aux procédures afin de permettre à l’unité de devenir plus efficace. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.
  • Mettre à jour et préparer des documents comme des dépliants publicitaires, des guides de département et des rapports annuels et en coordonner la publication. Rédiger des lettres et autres documents courts de nature complexe. Formater des documents et en vérifier l’exactitude ainsi que corriger les fautes de grammaire et d’orthographe. Prendre des notes et taper différents documents comme des lettres, des rapports et des notes de service. Signer certains documents.
  • Administrer les comptes de l’unité. Préparer les budgets ou les propositions de budget. Contrôler et rapprocher différents comptes, relevés et rapports. Déterminer et analyser les écarts et les erreurs. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes. Consigner les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande.
  • Planifier les réunions, communiquer avec les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l'ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.
  • Coordonner l’organisation d’événements comme des symposiums et des conférences. S’occuper des préparatifs de voyage.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Formation et expérience: 

DEP (secrétariat/systèmes de bureautique)

Quatre (4) ans d'expérience connexe

Autres compétences et/ou aptitudes: 
Souci du détail, minutie, flexibilité et sens de l’organisation. Ambition et engagement envers l’autoapprentissage; intérêt pour les sujets relatifs aux sciences ou à l’ingénierie, ainsi que pour le domaine de l’éducation. Intérêt marqué pour l’organisation des affaires universitaires d’une faculté. Baccalauréat, de préférence. Expérience de travail dans un milieu gouvernemental, universitaire ou d’enseignement universitaire, un atout. Français et anglais, parlés et écrits.
Numéro de référence: 
17-1215/CP5658
Titre du supérieur immédiat: 
Vice-doyen, Programmes académiques
Échelle salariale: 
$22.72 - $31.34
Faculté/Unité: 
Faculté de génie
Type de poste: 
Full-Time
Heures par semaine: 
33.75
Informations additionnelles: 
Ceci est un poste d'un an avec la possibilité d'extension. Ce poste relève et appuie deux domaines des affaires académiques de la Faculté de génie (initiative d'enseignement et d'apprentissage ainsi que des sujets concernant l'agrément, les comités et les examens, etc.)
Comment poser sa candidature: 

*Candidats internes : Veuillez fournir votre numéro d'identification McGill lors de votre demande.*

Veuillez soumettre votre demande par Internet à https://www.hreng.mcgill.ca/applicant cliquez sur « Application Form » et téléverser votre curriculum vitae et lettre de motivation en un seul fichier.