Coordonnateur administratif (CP7971)

Université McGill – Ressources humaines
POSTE COUVERT PAR L'UNITÉ D'ACCRÉDITATION DE MUNACA-AFPC
Titre du poste: 
Coordonnateur administratif (PED 00034, MC0009, Level 09)
Sommaire du poste: 
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l’unité. Participer à l’organisation des activités de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Assurer la maintenance des systèmes d’information.
Responsabilités et tâches principals: 
  • Mettre à jour et préparer des documents comme des dépliants publicitaires, des guides de département et des rapports annuels et en coordonner la publication. Rédiger des lettres et autres documents courts de nature complexe. Formater des documents et en vérifier l’exactitude ainsi que corriger les fautes de grammaire et d’orthographe. Prendre des notes et taper différents documents comme des lettres, des rapports et des notes de service. Signer certains documents.
  • Administrer les comptes de l’unité. Préparer les budgets ou les propositions de budget. Contrôler et rapprocher différents comptes, relevés et rapports. Déterminer et analyser les écarts et les erreurs. Corriger les erreurs et assurer le suivi des problèmes. Consigner les dépenses et fournir des relevés de compte sur demande.
  • Mettre à jour l’agenda de son superviseur. Fixer les rendez-vous, en rappeler les dates au superviseur et organiser le calendrier en fonction des priorités.
  • Fournir des renseignements aux personnes qui appellent et aux visiteurs. Déterminer la raison de l’appel ou de la visite et préparer les documents nécessaires. Orienter les appelants et les visiteurs vers les personnes-ressources appropriées. Évaluer la nécessité d’une intervention d’une autre personne-ressource et organiser les rendez-vous, au besoin.
  • Planifier les réunions, communiquer avec les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l'ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.
  • Utiliser divers logiciels. Assurer la maintenance des systèmes informatisés et participer à leur développement pour améliorer l’efficacité au sein de l’unité. Agir en tant que personne-ressource en matière d’utilisation des logiciels. Expliquer et montrer l’utilisation des logiciels, résoudre les problèmes qui relèvent de son domaine de compétence et assurer la liaison avec les personnes-ressources du soutien informatique, au besoin. Tenir et mettre à jour des fichiers administratifs. Tenir des systèmes de classement et organiser l’archivage.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Formation et expérience: 

DEP (secrétariat/systèmes de bureautique)

Quatre (4) ans d'expérience connexe

Autres compétences et/ou aptitudes: 
Aptitude éprouvée à travailler dans un environnement d’ordinateurs personnels en se servant de logiciels de traitement de texte, de tableurs, de base de données, du système Banner SIS, du courrier électronique et des outils de réseaux sociaux. Aptitude manifeste à fixer les priorités et à mener plusieurs tâches de front. Souci du détail. Capacité reconnue de respecter les échéances hebdomadaires et mensuelles. Capacité certaine de bien recevoir l’information obtenue au téléphone ou en personne, de la transmettre clairement et de la conserver. Approche axée sur les étudiants et habileté évidente à écouter et à aider selon les protocoles établis. Aptitude manifeste à rédiger, à corriger et à relire des documents, y compris les procès-verbaux, en utilisant les règles d’orthographe, de grammaire et de ponctuation appropriées. Capacité certaine de planifier et de coordonner des événements. Anglais parlé et écrit. Français parlé et lu.
Numéro de référence: 
17-0915/CP7971
Titre du supérieur immédiat: 
Vice-doyen des services aux étudiants
Échelle salariale: 
$22.72 - $31.34
Faculté/Unité: 
Bureau du doyen des services aux étudiants
Type de poste: 
Full-Time
Heures par semaine: 
33.75
Date de fin: 
Jeudi, mai 31, 2018
Comment poser sa candidature: 

*Candidats internes : Veuillez fournir votre numéro d'identification McGill lors de votre demande.*

Veuillez faire parvenir votre curriculum vitae et lettre d'accompagnement en indiquant clairement le numéro de référence par courriel à : hr.dpsll [at] mcgill.ca