Coordonnateur administratif principal (CR1934)

Université McGill – Ressources humaines
POSTE COUVERT PAR L'UNITÉ D'ACCRÉDITATION DE MUNACA-AFPC
Titre du poste: 
Coordonnateur administratif principal (PED 00169, MC0011, Level 11)
Sommaire du poste: 
Sous la direction du supérieur immédiat, organiser, distribuer et vérifier le travail d’autres employés et participer à leur formation. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Administrer les comptes de l’unité. Participer à l’organisation des activités de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Assurer la maintenance des systèmes informatisés.
Responsabilités et tâches principals: 
  • Superviser les activités quotidiennes de l’unité ou du département. Fixer les priorités et établir le calendrier des projets. Collaborer à l’élaboration et à la mise en œuvre de projets, de procédures et de méthodes de travail. Recommander des changements à apporter aux procédures en vue d’accroître l’efficacité de l’unité, y compris des recommandations quant aux besoins en personnel. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.
  • Agir à titre de personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures de l’unité. Résoudre des problèmes complexes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources appropriées afin d’obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.
  • Mettre à jour et préparer des documents comme des dépliants publicitaires, des guides de département et des rapports annuels et en coordonner la publication. Rédiger des lettres et d’autres documents courts de nature complexe. Formater des documents et en vérifier l’exactitude ainsi que corriger les fautes de grammaire et d’orthographe. Prendre des notes et taper différents documents comme des lettres, des rapports et des notes de service. Signer certains documents.
  • Mettre à jour l’agenda de son superviseur. Fixer les rendez-vous, en rappeler les dates au superviseur et organiser le calendrier en fonction des priorités.
  • Coordonner l’organisation de grands événements complexes comme des symposiums et des conférences. S’occuper des préparatifs de voyage.
  • Assurer la disponibilité des fournitures et de l’équipement et effectuer les achats. Faire réparer l’équipement de bureau. Vendre certains articles comme des notes de cours et tenir le tiroir-caisse.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Formation et expérience: 

DEP (secrétariat/systèmes de bureautique)

Quatre (4) ans d'expérience connexe

Autres compétences et/ou aptitudes: 
Capacité de travailler seul et en équipe. Aptitude à faire preuve en tout temps d’un grand professionnalisme et d’une discrétion absolue. Expérience reconnue de la négociation avec différents clients internes et externes de prestige et aptitude à établir des relations constructives et efficaces. Expérience manifeste de l’administration d’emplois du temps comprenant de nombreux aspects. Aptitude à fixer les priorités de plusieurs demandes, y compris à évaluer de façon détaillée les problèmes afin de déterminer les priorités et de respecter les échéances. Souci du détail. Capacité reconnue de résoudre des problèmes. Excellent sens de l’organisation et aptitude reconnue à communiquer; capacité confirmée de rédiger, de relire et de corriger la correspondance et des rapports en utilisant les règles d’orthographe, de grammaire et de ponctuation appropriées. Souplesse certaine pour s’adapter aux demandes et aux changements fréquents. Aptitude reconnue à rédiger les procès-verbaux des réunions et à coordonner les emplois du temps. Expérience de la planification d’activités. Connaissance des politiques de l’Université et de l’utilisation des systèmes un atout (Banner/Minerva et méthodes de classement de documents électroniques). Expérience reconnue de la création et de la mise à jour de sites Web et de brochures de conception. Aptitude éprouvée à utiliser Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Publisher, Acrobat, etc.). Bilinguisme un atout, anglais et français parlés et écrits.
Numéro de référence: 
14-1021/CR1934
Titre du supérieur immédiat: 
Chaire, Département de pharmacologie et thérapeutique
Échelle salariale: 
22,25 $ - 30,69 $
Faculté/Unité: 
Faculté de médecine
Département de pharmacologie et thérapeutique
Type de poste: 
Full-Time
Heures par semaine: 
33.75
Comment poser sa candidature: 

*Candidats internes : Veuillez fournir votre numéro d'identification McGill lors de votre demande.*

Veuillez soumettre votre demande par Internet à http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now. Cliquez sur « POSTULEZ MAINTENANT » et indiquez clairement le numéro de référence.