Coordonnateur administratif principal/affaires étudiantes (CR6236)

Université McGill – Ressources humaines
POSTE COUVERT PAR L'UNITÉ D'ACCRÉDITATION DE MUNACA-AFPC
Titre du poste: 
Coordonnateur administratif principal/affaires étudiantes (PED 00117, DD010A, Level 010A)
Sommaire du poste: 
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat à l’appui des activités administratives et des affaires étudiantes. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Coordonner les activités ayant trait à l’admission, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Conseiller les étudiants et résoudre les problèmes relatifs à leur dossier. Corriger les erreurs grammaticales des documents et vérifier l’exactitude de ces derniers. Administrer les comptes de l’unité.
Responsabilités et tâches principals: 
  • Agir à titre de personne-ressource au sujet des politiques et procédures universitaires et administratives. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources internes et externes appropriées afin d’obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.
  • Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Recueillir et présenter des renseignements factuels liés à sa sphère de responsabilité et recommander des changements de procédure afin d’améliorer le fonctionnement de l’unité. Collaborer avec le superviseur et les autres employés pour établir les priorités. Assurer la mise en œuvre appropriée des décisions prises par le superviseur et faire le suivi de celles-ci.
  • Conseiller les étudiants au sujet de leur dossier. Résoudre des problèmes. Veiller au respect des règlements de l’Université et des échéances. Selon les besoins de l’unité, déterminer la rotation des résidences et les autres calendriers des activités étudiantes en contactant les responsables afin de coordonner et de vérifier les placements.
  • Établir des statistiques et des rapports. Prendre des notes et taper différents documents comme des lettres, des rapports, des notes de service, etc. Mettre à jour et préparer des documents comme des dépliants publicitaires, des guides de département et des rapports annuels et en coordonner la publication; assurer notamment la mise à jour des pages web. Rédiger des lettres et autres documents courts de nature complexe. Formater des documents et en vérifier l’exactitude ainsi que corriger les fautes de grammaire et d’orthographe. Signer certains documents.
  • Mettre à jour l’agenda de son superviseur. Fixer les rendez-vous, en rappeler les dates au superviseur et organiser le calendrier en fonction des priorités.
  • Planifier les réunions, communiquer avec les participants et réserver les salles de réunion. Aider à la préparation de l'ordre du jour. Assister aux réunions, rédiger les procès-verbaux et faire le suivi des décisions dans sa sphère de responsabilités.
  • Utiliser divers logiciels. Assurer la maintenance des systèmes informatisés et participer à leur développement pour améliorer l’efficacité au sein de l’unité. Assurer la liaison avec les personnes-ressources du soutien informatique, le cas échéant. Tenir et mettre à jour des fichiers administratifs. Tenir des systèmes de classement et organiser l’archivage.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Formation et expérience: 

DEP (secrétariat/systèmes de bureautique)

Quatre (4) ans d'expérience connexe

Autres compétences et/ou aptitudes: 
Anglais et français, parlés et écrits (essentiel). Aptitude à assurer la liaison avec des clients internes et externes et être en mesure de travailler seul et au sein d’une équipe dans un environnement changeant au rythme soutenu. Professionnalisme et discrétion manifestes. Aptitude éprouvée à travailler en respectant des échéances serrées et à gérer des priorités multiples. Capacité d’anticiper les difficultés possibles, de trouver la cause des problèmes et de mettre en œuvre des solutions. Capacité éprouvée à travailler, ou à apprendre à travailler, avec des applications informatiques, des bases de données, des logiciels de présentation, des tableurs et des logiciels de traitement de texte (c’est-à-dire la totalité de la suite Microsoft Office, y compris Access, Excel, Word et PowerPoint, ainsi que Zoom, Skype, Blackboard Collaborate, etc.). Aptitude reconnue à s’adapter à un environnement en évolution. Créativité et sens de l’organisation manifestes. Expérience dans un environnement d’enseignement, un atout. Expérience de soutien à l’égard de projets d’intégration, un atout.
Numéro de référence: 
18-0220/CR6236
Titre du supérieur immédiat: 
Agent administratif
Échelle salariale: 
$22.94 - $31.65
Faculté/Unité: 
Faculté de médecine
École de sciences infirmières Ingram
Type de poste: 
Full-Time
Heures par semaine: 
33.75
Comment poser sa candidature: 

*Candidats internes : Veuillez fournir votre numéro d'identification McGill lors de votre demande.*

Veuillez soumettre votre demande par Internet à http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now. Cliquez sur « POSTULEZ MAINTENANT » et indiquez clairement le numéro de référence.