Coordonnateur administratif principal/affaires étudiantes(CR4022)

Université McGill – Ressources humaines
POSTE COUVERT PAR L'UNITÉ D'ACCRÉDITATION DE MUNACA-AFPC
Titre du poste: 
Coordonnateur administratif principal/affaires étudiantes (PED 00117, DD010A, Level 010A)
Sommaire du poste: 
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches de soutien administratif et de secrétariat à l’appui des activités administratives et des affaires étudiantes. Contribuer au bon fonctionnement de l’unité. Assumer la responsabilité des documents et des dossiers de l’unité. Agir à titre de personne-ressource en matière de politiques et de procédures. Coordonner les activités ayant trait à l’admission, aux examens, aux inscriptions et à la remise des diplômes. Conseiller les étudiants et résoudre les problèmes relatifs à leur dossier. Corriger les erreurs grammaticales des documents et vérifier l’exactitude de ces derniers. Administrer les comptes de l’unité.
Responsabilités et tâches principals: 
  • Agir à titre de personne-ressource au sujet des politiques et procédures universitaires et administratives. Résoudre les problèmes dans sa sphère de responsabilité. Consulter des documents pertinents et assurer la liaison avec les personnes-ressources internes et externes appropriées afin d’obtenir et de donner des renseignements sur des problèmes divers et complexes.
  • Aider les conseillers pédagogiques concernant des questions comme les équivalences, la reconnaissance des cours des autres établissements, le transfert des crédits et la situation probatoire; Établir et vérifier des dossiers; Coordonner les entrevues des étudiants et en établir le calendrier.
  • Conseiller les étudiants au sujet de leur dossier. Résoudre des problèmes. Veiller au respect des règlements de l’Université et des échéances. Selon les besoins de l’unité, déterminer la rotation des résidences et les autres calendriers des activités étudiantes en contactant les responsables afin de coordonner et de vérifier les placements.
  • Organiser des activités déterminées articulées autour de la rentrée, des demandes de prêt, de l’évaluation des cours et de la résidence ainsi que de l'horaire et de la surveillance des examens. Préparer des horaires et prévoir les réservations de salles pour l’unité. Préparer les examens pour l’unité, en établir le calendrier et faire les réservations nécessaires.
  • Indiquer et vérifier les dossiers des étudiants de dernière année. Remplir les formulaires de demande de diplôme et les listes d’étudiants de dernière année. Rédiger les documents de collation des grades et participer à la cérémonie.
  • Réunir des renseignements afin de préparer des demandes de subvention, établir la liaison avec d’autres organismes dans le cadre de cette compilation et en coordonner la présentation. Agir en tant que personne-ressource relativement aux politiques et aux procédures internes ainsi qu’à celles des organismes de subvention. S’assurer que les renseignements sont complets et que les lignes directrices sont respectées.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Formation et expérience: 

DEP (secrétariat/systèmes de bureautique)

Quatre (4) ans d'expérience connexe

Autres compétences et/ou aptitudes: 
Aptitude éprouvée à travailler sous pression et à respecter les échéances. Sens de l’organisation manifeste et capacité d’écouter et de comprendre les problèmes des signalés par les étudiants et le du public. Capacité de faire preuve de diplomatie dans ses rapports avec les universitaires. Aptitude reconnue à communiquer clairement et à bien comprendre l’information reçue. Aptitude reconnue à faire preuve de proactivité (qualité nécessaire à l’établissement de l’horaire des cours, à l’affectation des assistants à l’enseignement, à la planification des activités parascolaires, etc.). Orientation client et service. Aptitude éprouvée à travailler dans un environnement d’ordinateurs personnels en se servant de logiciels de traitement de texte, de bases de données, de tableurs Excel, de bases de données et du système Banner SIS. Français et anglais, parlés et écrits.
Numéro de référence: 
17-1109/CR4022
Titre du supérieur immédiat: 
Agent administratif
Échelle salariale: 
$22.94 - $31.65
Faculté/Unité: 
Faculté de génie
Mines et matériaux
Type de poste: 
Full-Time
Heures par semaine: 
33.75
Comment poser sa candidature: 

*Candidats internes : Veuillez fournir votre numéro d'identification McGill lors de votre demande.*

Veuillez soumettre votre demande par Internet à https://www.hreng.mcgill.ca/applicant  cliquez sur « Application Form » et téléverser votre curriculum vitae et lettre de motivation en un seul fichier.