Coordonnateur de conférences et d’activités (CP0169)

Université McGill – Ressources humaines
POSTE COUVERT PAR L'UNITÉ D'ACCRÉDITATION DE MUNACA-AFPC
Titre du poste: 
Coordonnateur de conférences et d’activités (PED 00091, DD009B, Level 009B)
Sommaire du poste: 
Sous la direction du supérieur immédiat, veiller à tous les détails des activités telles que conférences, séminaires, ateliers et réunions. Organiser, répartir et vérifier le travail d’autres employés et participer à leur formation. Assurer la liaison avec la clientèle afin de déterminer les besoins. Coordonner toutes les mesures afférentes au bon fonctionnement de ces activités. Tenir des registres. Surveiller et gérer les fonds de fonctionnement ou les comptes.
Responsabilités et tâches principals: 
  • Mettre à jour des dossiers relatifs aux participants admissibles ou potentiels. Obtenir des listes et d’autres données. Vérifier, organiser et examiner des données. Taper, corriger, assembler et distribuer les envois postaux. Coordonner l’éditique, l’impression et les envois postaux importants.
  • Assurer la liaison avec des conférenciers. Prendre des dispositions relatives aux déplacements et aux hôtels. Établir des rapports sur les frais de déplacement pour le remboursement des conférenciers. Recevoir des documents à distribuer. Veiller à ce qu’ils soient mis en page et soumis pour publication.
  • Tenir un inventaire du matériel et des fournitures liés aux activités de l’unité. Passer des commandes pour regarnir les stocks.
  • Avec le logiciel de traitement de texte, préparer la correspondance et les rapports. Rédiger la correspondance et les rapports. Participer aux réunions des comités de programme et rédiger les procès-verbaux.
  • Assure le bon entretien du system de classement de l'unité.
  • Utiliser du matériel comme un ordinateur personnel, une imprimante, un téléphone, un télécopieur, un photocopieur, une machine à écrire, un rétroprojecteur et d’autre équipement de bureautique.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Formation et expérience: 

DEP (secrétariat/systèmes de bureautique

Trois (3) ans d'expérience connexe

Autres compétences et/ou aptitudes: 
Personne axée sur la clientèle et le service, faisant preuve de tact et de diplomatie avec tous les clients tout en adoptant un comportement et une tenue professionnels en tout temps. Aptitude éprouvée à bien comprendre l’information, à la retenir et à la communiquer clairement, et capacité reconnue à communiquer clairement et efficacement à tous les niveaux. Capacité manifeste de rédiger la correspondance et de corriger des documents en utilisant les règles d’orthographe, de grammaire, de ponctuation et de mise en forme appropriées. Capacité reconnue de travailler de manière autonome et comme membre d’une équipe. Aptitude manifeste à faire preuve d’initiative, à résoudre les problèmes et à organiser le travail. Sens de l’organisation hors pair, jumelé à une capacité de mener plusieurs tâches de front, de fixer des priorités et de travailler sous pression afin de respecter de nombreuses échéances dans un environnement dynamique. Aptitude éprouvée à agir avec discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels. Capacité d’assurer la logistique entourant les événements et les réunions. Facilité démontrée à utiliser des applications technologiques jumelée à une capacité manifeste de travailler dans un environnement d’ordinateurs personnels avec Adobe Pro, MS Word, Excel et Outlook (fonctions avancées), Banner et Minerva. Excellentes aptitudes à communiquer de vive voix et par écrit en anglais. (Obligatoire.) Français parlé et lu.
Numéro de référence: 
17-1130/CP0169
Titre du supérieur immédiat: 
Gestionnaire d'avancement
Échelle salariale: 
$21.92 - $30.23
Faculté/Unité: 
Faculté de médecine
Avancement universitaire
Type de poste: 
Full-Time
Heures par semaine: 
33.75
Date de fin: 
Vendredi, novembre 30, 2018
Comment poser sa candidature: 

*Candidats internes : Veuillez fournir votre numéro d'identification McGill lors de votre demande.*

Veuillez soumettre votre demande par Internet à http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now. Cliquez sur « POSTULEZ MAINTENANT » et indiquez clairement le numéro de référence.