Coordonnateur des affaires étudiantes (CR1034, PED46, DD9N)

Catégorie d'emploi: 
Affectations temporaires (MUNACA)

Sommaire du poste:

Under the direction of the immediate supervisor, provides administrative support for academic student affairs. Provides detailed information on policies and academic regulations. Verifies, processes and approves documents related to admissions, registration, graduation and submission of grades. Coordinates activities related to admissions, examinations, registration and graduation. Informs students and resolves problems in relation to their file. Produces and coordinates distribution of documents.

Responsabilités et tâches principales:

  • Obtenir des renseignements et les transmettre aux étudiants en guise d’explication. Contribuer à l’organisation des admissions et des inscriptions. Préparer, examiner et vérifier les dossiers d’admission et d’inscription aux sessions. Assurer le suivi. Remplir et approuver des formulaires relatifs aux changements apportés aux cours ou aux programmes, aux inscriptions interdépartementales ou interuniversitaires et aux programmes de résidence et de stages.
  • Informer les étudiants au sujet de leur dossier. Résoudre des problèmes. Veiller au respect des règlements de l’Université et des échéances. Selon les besoins de l’unité, déterminer la rotation des résidences et les autres calendriers des activités étudiantes en contactant les responsables afin de coordonner et de vérifier les placements. 
  • Assurer la liaison avec les étudiants, le personnel enseignant, les départements, les facultés, les services, les écoles secondaires, les cégeps, les centres de formation et les dirigeants de l’Université et des gouvernements. Fournir des explications relatives au règlement universitaire, aux dossiers des étudiants, aux programmes et aux calendriers.
  • Contrôler les inscriptions aux cours. Compiler les renseignements et vérifier et mettre à jour les inscriptions dans les horaires et les calendriers. Coordonner les soumissions au système d’ordonnancement central et agir comme personne-ressource pour l’unité. Maintenir un dossier à jour des cours, des calendriers, des programmes, des étudiants et des diplômés. Coordonner les processus administratifs entourant la soutenance détaillée et à l’oral des thèses et la présentation des thèses et des mémoires.
  • Organiser des activités déterminées articulées autour de la rentrée, des demandes de prêt, de l’évaluation des cours et de la résidence ainsi que de l'horaire et de la surveillance des examens. Préparer des horaires et prévoir les réservations de salles pour l’unité. Préparer les examens pour l’unité, en établir le calendrier et faire les réservations nécessaires.
  • Tenir le système de classement et préparer les documents à archiver. Saisir des données et mettre les dossiers des étudiants à jour. Résoudre des problèmes connexes.
  • Organiser des réunions et assister aux réunions de différents comités, tels que le comité des admissions et le comité des programmes. Rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi nécessaire. Transmettre des renseignements aux autres membres de l’unité sur les dossiers au sujet desquels le titulaire possède des connaissances et une expérience pertinentes.
  • Réserves de matériel audiovisuel et de locaux à des fins académiques.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Formation et expérience:

DEP (Secretarial/Office Systems)

Quatre (4) ans d'expérience connexe

Autres compétences et/ou aptitudes:

Excellentes compétences éprouvées en service à la clientèle avec expérience dans un centre d’appels et dans le domaine des échanges d’étudiants, des comptes d’étudiants et de l’inscription des étudiants. Capacité éprouvée de communiquer avec clarté et efficacité aux étudiants et au personnel à tous les niveaux les exigences, les procédures et les politiques juridiques ainsi que celles liées aux admissions. Sens de l’organisation manifeste et habileté à fixer des priorités et à mener plusieurs tâches de front avec exactitude et minutie. Aptitude reconnue à comprendre les procédures et politiques de l’Université et à les appliquer. Connaissance des lois et des lignes directrices provinciales et fédérales concernant les programmes éducatifs et les services aux étudiants. Aptitude manifeste à bien comprendre l’information reçue, à la retenir et à la communiquer clairement. Capacité reconnue de travailler de manière autonome et comme membre d’une équipe. Aptitude démontrée à faire preuve d’initiative, à résoudre des problèmes et à travailler sous pression. Expérience du travail dans un environnement d’ordinateurs personnels en se servant de logiciels de traitement de texte, de tableurs, de bases de données, de MINERVA et de Banner SIS (Student Information Systems). Connaissance du cycle de vie étudiante, un atout. Maîtrise du français et de l’anglais, parlés et écrits.

Comment poser sa candidature:

*Candidats internes : Veuillez fournir votre numéro d'identification McGill lors de votre demande.*

S'il vous plaît soumettre votre curriculum vitae et lettre de motivation, en indiquant clairement le numéro de référence, par courriel : hr.es [at] mcgill.ca  

Les candidatures doivent nous parvenir au plus tard le 21 novembre, 2017 à 17h00.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, toutefois seuls les candidats retenus seront contactés pour une entrevue.

L'Université McGill souscrit à la diversité et à l'équité en matière d'emploi. Elle accueille favorablement les demandes d’emploi des peuples autochtones, des minorités visibles, des minorités ethniques, des personnes handicapées, des femmes, des personnes de toutes orientations et identités sexuelles et d’autres personnes qui pourraient contribuer à une plus grande diversité.

Faculté/Unité: 
Gestion de l'effectif étudiant
Échelle salariale: 
$22.83 - $31.48
Heures: 
33.75
Durée: 
jusqu'au 15 octobre 2018
Relevant du: 
Chef, Dossiers et enregistrements
Numéro de référence: 
CR1034