Représentant au service (CR0695, PED14, DD9F)

Catégorie d'emploi: 
Affectations temporaires (MUNACA)

Sommaire du poste:

Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches ayant trait aux admissions et aux inscriptions. Fournir des renseignements et des explications en matière de programmes, de politiques et de procédures. Traiter les demandes d’admission, les inscriptions, les demandes de relevés de notes et les paiements des frais de scolarité. Tenir à jour les dossiers et les registres et résoudre des problèmes connexes.

Responsabilités et tâches principales:

  • Fournir de l’information générale et détaillée au sujet des programmes et des politiques de l’Université. Renseigner les autres sur les procédures d’admission, d’inscription et de gestion des comptes étudiants. Assurer la distribution de la documentation, des lettres, des formulaires et des demandes.
  • Traiter les documents liés aux admissions, aux inscriptions et aux tests de classement. Évaluer l’admissibilité selon les lignes directrices établies. Préparer des lettres de remerciement et de decision.
  • Tenir et mettre à jour des dossiers et des fichiers. Trier, coder, saisir et vérifier l’information. S’assurer de l’exactitude et de l’intégralité de l’information. Examiner les écarts et en faire le suivi. Consulter les documents ou les personnes-ressources appropriés en vue d’obtenir et de donner des renseignements. Résoudre des problèmes. Soumettre les problèmes complexes aux personnes-ressources.
  • Expliquer et montrer l’utilisation des systèmes informatisés comme le système d’inscription automatisé et le système des comptes étudiants. Apporter son aide pour remplir différents formulaires.
  • Présenter aux autres les activités de l’unité. Effectuer un suivi, au besoin.
  • Traiter les questions relatives au paiement des frais des comptes étudiants et assurer un suivi. Traiter les demandes de relevés de notes et de lettres d’attestation. Produire des cartes d’identité et des cartes santé.
  • Préparer des documents comme des listes et des rapports.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Formation et expérience:

DEP (Secrétariat / Systèmes de bureau)

Trois (3) ans d'expérience connexe

Autres compétences et/ou aptitudes:

Excellentes compétences éprouvées en service à la clientèle avec expérience dans un centre d’appels et dans le domaine des échanges d’étudiants, des comptes d’étudiants et de l’inscription des étudiants. Connaissance des lois et des lignes directrices provinciales et fédérales concernant les programmes éducatifs et les services aux étudiants, et aptitude certaine à comprendre les procédures et politiques de l'Université et à les appliquer. Capacité éprouvée de recevoir, de retenir et de transmettre clairement de l'information ainsi que de communiquer avec clarté et efficacité aux étudiants et au personnel de tous les niveaux les exigences, les procédures et les politiques juridiques ainsi que celles liées à l’admission. Sens de l’organisation manifeste et habileté à fixer des priorités et à mener plusieurs tâches de front avec exactitude et souci du détail. Aptitude reconnue à travailler seul et en équipe. Aptitude manifeste à faire preuve d'initiative, à résoudre des problèmes et à travailler sous pression. Expérience du travail dans un environnement d’ordinateurs personnels en se servant de logiciels de traitement de texte, de tableurs, de bases de données, de MINERVA et de Banner SIS (Student Information Systems). Connaissance du cycle de vie étudiante, un atout. Parfaitement bilingue; français et anglais, parlés et écrits.

Comment poser sa candidature:

*Candidats internes : Veuillez fournir votre numéro d'identification McGill lors de votre demande.*

S'il vous plaît soumettre votre curriculum vitae et lettre de motivation, en indiquant clairement le numéro de référence, par courriel : hr.es [at] mcgill.ca  

Les candidatures doivent nous parvenir au plus tard le 23 novembre, 2017 à 17h00.

Nous remercions tous les candidats de leur intérêt, toutefois seuls les candidats retenus seront contactés pour une entrevue.

L'Université McGill souscrit à la diversité et à l'équité en matière d'emploi. Elle accueille favorablement les demandes d’emploi des peuples autochtones, des minorités visibles, des minorités ethniques, des personnes handicapées, des femmes, des personnes de toutes orientations et identités sexuelles et d’autres personnes qui pourraient contribuer à une plus grande diversité.

Faculté/Unité: 
Gestion de l'effectif étudiant
Échelle salariale: 
$22.52 - $31.05
Heures: 
33.75
Relevant du: 
Associé, Point de service
Numéro de référence: 
CR2834