Représentant au service (CR4454)

Université McGill – Ressources humaines
POSTE COUVERT PAR L'UNITÉ D'ACCRÉDITATION DE MUNACA-AFPC
Titre du poste: 
Représentant au service (PED 00014, DD009F, Level 009F)
Sommaire du poste: 
Sous la direction du supérieur immédiat, exécuter des tâches ayant trait aux admissions et aux inscriptions. Fournir des renseignements et des explications en matière de programmes, de politiques et de procédures. Traiter les demandes d’admission, les inscriptions, les demandes de relevés de notes et les paiements des frais de scolarité. Tenir à jour les dossiers et les registres et résoudre des problèmes connexes.
Responsabilités et tâches principals: 
  • Fournir de l’information générale et détaillée au sujet des programmes et des politiques de l’Université. Renseigner les autres sur les procédures d’admission, d’inscription et de gestion des comptes étudiants. Assurer la distribution de la documentation, des lettres, des formulaires et des demandes.
  • Traiter les documents liés aux admissions, aux inscriptions et aux tests de classement. Évaluer l’admissibilité selon les lignes directrices établies. Préparer des lettres de remerciement et de décision.
  • Tenir et mettre à jour des dossiers et des fichiers. Trier, coder, saisir et vérifier l’information. S’assurer de l’exactitude et de l’intégralité de l’information. Examiner les écarts et en faire le suivi. Consulter les documents ou les personnes-ressources appropriés en vue d’obtenir et de donner des renseignements. Résoudre des problèmes. Soumettre les problèmes complexes aux personnes-ressources.
  • Expliquer et montrer l’utilisation des systèmes informatisés comme le système d’inscription automatisé et le système des comptes étudiants. Apporter son aide pour remplir différents formulaires.
  • Présenter aux autres les activités de l’unité. Effectuer un suivi, au besoin.
  • Traiter les questions relatives au paiement des frais des comptes étudiants et assurer un suivi. Traiter les demandes de relevés de notes et de lettres d’attestation. Produire des cartes d’identité et des cartes santé.
  • Préparer des documents comme des listes et des rapports.
  • Tenir un inventaire du matériel et des fournitures de l’unité.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Formation et expérience: 

DEP (secrétariat/systèmes de bureautique)

Trois (3) ans d'expérience connexe

Autres compétences et/ou aptitudes: 
Excellentes compétences en service à la clientèle avec expérience dans un centre d’appels ainsi que des échanges, des comptes et des inscriptions d’étudiants. Capacité éprouvée de communiquer avec clarté et efficacité aux étudiants et au personnel à tous les niveaux les exigences, les procédures et les politiques juridiques ainsi que celles liées aux admissions. Sens de l’organisation manifeste et habileté à fixer des priorités et à mener plusieurs tâches de front avec exactitude et souci du détail. Capacité certaine de comprendre et d’appliquer les politiques et les procédures de l’Université. Connaissance des lois et des lignes directrices provinciales et fédérales relatives aux programmes d’études et aux services aux étudiants. Aptitude éprouvée à bien comprendre l’information reçue, à la retenir et à la communiquer clairement. Capacité certaine de travailler seul et en équipe. Aptitude à faire preuve d’initiative, à résoudre des problèmes et à travailler sous pression. Expérience du travail dans un environnement d’ordinateurs personnels en se servant de logiciels de traitement de texte, de tableurs, de bases de données, de MINERVA et de Banner SIS (Student Information Systems). Connaissance du cycle de vie étudiante, un atout. Expérience de l’utilisation d’un standard téléphonique. Parfaitement bilingue; français et anglais, parlés et écrits.
Numéro de référence: 
17-1110/CR4454
Titre du supérieur immédiat: 
Associé, Point de service
Échelle salariale: 
$22.52 - $31.05
Faculté/Unité: 
Gestion de l'effectif étudiant
Type de poste: 
Full-Time
Heures par semaine: 
33.75
Comment poser sa candidature: 

*Candidats internes : Veuillez fournir votre numéro d'identification McGill lors de votre demande.*

S'il vous plaît soumettre votre curriculum vitae et lettre de motivation, en indiquant clairement le numéro de référence, par courriel : hr.es [at] mcgill.ca