Secrétaire (CR4860)

Université McGill – Ressources humaines
POSTE COUVERT PAR L'UNITÉ D'ACCRÉDITATION DE MUNACA-AFPC
Titre du poste: 
Secrétaire (PED 00033, DD008C, Level 008C)
Sommaire du poste: 
Sous la direction du supérieur immédiat, remplir diverses fonctions de secrétariat, notamment le traitement de texte, le soutien de tâches administratives et la vérification de documents qui doivent faire l’objet d’une présentation interne et externe. Répondre aux demandes de renseignements générales et à celles des étudiants au sujet des politiques, des procédures et des pratiques du secteur. Remplir des formulaires administratifs, tenir des dossiers, saisir et vérifier des données. Participer à l’organisation d’activités spéciales. S’occuper des préparatifs de voyage. Tenir des stocks de fournitures et s’occuper de la caisse. Ouvrir et trier le courrier.
Responsabilités et tâches principals: 
  • Dactylographier divers documents tels que de la correspondance, des manuscrits, des rapports, des formulaires administratifs et des listes. Selon les directives, prendre les mesures nécessaires à la publication de documents comme le guide du département, les pages web et les dépliants publicitaires. Formater selon les spécifications à l’aide d’applications standard. S’assurer que les documents sont complets et éliminer les fautes de grammaire et d’orthographe. Rédiger des lettres courantes.
  • Effectuer la saisie de données afin de mettre à jour les systèmes informatiques qui comprennent les dossiers relatifs à la gestion, aux patients ou aux étudiants. Établir des listes et des rapports à l’aide des logiciels pertinents. Tenir à jour et mettre en œuvre les applications informatiques standard. Pouvoir agir comme personne-ressource quant aux logiciels bureautiques standards.
  • Obtenir, compiler et fournir des renseignements précis en consultant la documentation appropriée et en communiquant avec les personnes-ressources internes et externes pertinentes. Accueillir les visiteurs et répondre aux demandes de renseignements générales et à celles des étudiants au sujet des politiques, des procédures et des pratiques du secteur. Répondre aux questions ou les renvoyer à la personne-ressource pertinente.
  • Recevoir, trier, acheminer et faire des appels téléphoniques ainsi que noter et transmettre des messages. Organiser des réunions et communiquer avec les participants pour leur préciser l’heure, le lieu et l’objet des réunions. Assister aux réunions et rédiger et distribuer les procès verbaux. Sur demande, fixer et organiser les rendez-vous et s'occuper des formalités de voyage.
  • Exécuter des tâches administratives courantes, telles que dresser l’inventaire des fournitures de bureau et les commander, retourner des marchandises et remettre des clés. Communiquer avec les personnes-ressources relativement à la gestion des installations et assurer le suivi du travail prévu. Réserver les salles pour les cours, les séminaires et d’autres activités ainsi que l’équipement et les autres services; effectuer les changements demandés ou nécessaires.
  • Aider à assurer le déroulement harmonieux d’activités spéciales comme les colloques, les conférences, les expositions et les stages spéciaux. Consigner les réservations et les rendez-vous, percevoir les frais d’inscription et répondre aux demandes de renseignements générales.
  • Effectuer diverses tâches administratives telles que trier, classer et retrouver des dossiers ou des documents, photocopier et assembler des documents, afficher des avis ainsi que recevoir, distribuer, adresser et expédier du courrier. Jouer le rôle de messager à l’occasion.

Cette liste de tâches et de responsabilités est représentative, mais ne constitue pas une liste complète et détaillée des tâches qui pourraient être exécutées par un employé dont le poste correspond à cette description générique.

Formation et expérience: 

DEP (secrétariat/systèmes de bureautique)

Trois (3) ans d'expérience connexe

Autres compétences et/ou aptitudes: 
Capacité manifeste d'offrir un service à la clientèle supérieur et d’interagir avec des personnes à tous les échelons de l'organisation. Sens de l’organisation et souci du détail reconnus. Expérience éprouvée de la tenue de dossiers électroniques et du traitement de l’information confidentielle. Capacité de mener plusieurs tâches de front et de gérer des interruptions fréquentes. Aptitude reconnue à organiser des réunions, à rédiger un procès-verbal, ainsi qu’à relire et à corriger la correspondance et d’autres documents. Aptitude éprouvée à travailler dans un environnement d’ordinateurs personnels en se servant de logiciels de traitement de texte, de mise à jour de pages Web et de présentation, de bases de données et de tableurs. Connaissance de Drupal, de Banner et de Minverva, un solide atout. Français et anglais, parlés et écrits.
Numéro de référence: 
17-0711/CR4860
Titre du supérieur immédiat: 
Administrateur du programme académique
Échelle salariale: 
$21.81 - $30.08
Faculté/Unité: 
Faculté de médecine
École des sciences infirmières Ingram
Type de poste: 
Full-Time
Heures par semaine: 
33.75
Comment poser sa candidature: 

*Candidats internes : Veuillez fournir votre numéro d'identification McGill lors de votre demande.

Veuillez soumettre votre demande par Internet à http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now. Cliquez sur « POSTULEZ MAINTENANT » et indiquez clairement le numéro de référence.