This message is sent on behalf of Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning)
La version française suit
Dear members of the McGill community,
As noted in our MRO to the community last week, the recent discovery of the COVID-19 Omicron variant has led some countries, including Canada, to implement new travel restrictions. McGill is not cancelling University-sponsored travel at this time, however we may be required to do so should the situation change/worsen. Given this, students planning on travelling abroad over the coming months may wish to reconsider, and are urged to fully evaluate the potential safety, financial and academic risks involved (i.e., being stranded in another country, quarantine-related expenses, loss of accommodation, missing course registration deadlines, etc.). As noted, this includes those planning on participating in University-sponsored activities such as exchanges, internships, co-ops, independent study away, field study semesters and courses, and research.
For more information on the potential risks involved in moving forward with a University-sponsored international activity at this time, please see “Important Note on travel risks/University-sponsored activity cancellation” below.
Any student who chooses to move forward with their University-sponsored international activity is reminded that they must comply with the following university requirements:
- Check the Government of Canada’s Global travel advisories frequently to stay informed of any changes for your destination. Please see the “Important Note on travel risks/University-sponsored activity cancellation” section below for more information on potential cancellations.
- Stay informed of COVID-19 activity at your destination, which can vary significantly and change quickly from one country to another and within regions of the country. It is the travelers responsibility to stay abreast of entry/exit requirements and restrictions.
- Complete the Pre-departure Orientation. For information on registration, please consult the McGill Abroad Pre-departure webpage
- Register your travel in the following places before you go:
- With your home government: If you are a Canadian citizen, register with Registration of Canadians Abroad. If you are not a Canadian citizen, register with your home country’s foreign affairs office.
- Minerva Travel Registry: McGill's Minerva Travel Registry allows McGill to track where and when you travel so that we can reach you in case the local situation changes. Follow the steps here to ensure your travel registry is up-to-date before you depart. You are required to complete the Travel registry at least 2 weeks before your departure date.
- Follow the Guidelines for travel during the ongoing COVID-19 pandemic which include:
- The Government of Canada requires that you be fully vaccinated to travel internationally.
- Prior to departure, you should develop a plan to manage your safety, relying on a study and understanding of the conditions of the pandemic and prevailing health directives in any location(s) visited as part of travel.
- Students should develop a plan in case the situation worsens on location (including possibility of being unable to return for several days or weeks in case of a lockdown or a positive test).
- Request a travel exemption, if applicable. McGill’s International Mobility Guidelines stipulate that McGill students avoid University-sponsored travel to locations deemed unsafe by the Government of Canada. If you deem your travel to a country or region with a Government of Canada’s travel advisory: “Avoid non-essential travel” to be essential, or if you are currently abroad in such a location and deem your participation in a University-sponsored activity in your current location as essential, you must request an exemption.
Important : Note on travel risks/University-sponsored activity cancellation:
Prior to departure: Safety and security conditions could change either before your travel or while you are abroad. Should the Global Affairs Canada travel advisory for your destination change to a “Avoid non-essential travel” or “Avoid all travel” advisory prior to your departure, McGill will cancel your international activity and communicate instructions to students via their McGill email.
While abroad: If the travel advisory for your destination changes to a “Avoid non-essential travel” or “Avoid all travel” after your departure, students will receive a check-in email from McGill Abroad with instructions. It is important to remember that McGill may terminate student participation in the international activity and require them to return to Canada. Students who do not respond to McGill’s emails may see their international activity cancelled and their credits not recognized.
In the event of a change in travel advisories, McGill will determine next steps for each University-sponsored international activity on a case-by-case basis. It remains important to note that students can see their travel activity cancelled before departure or while abroad due to changes in the global health landscape. The latter may result in financial implications for students including additional expenses and/or monetary losses. Moreover, as the deadline to register for Winter 2022 classes may have passed by the time of cancellation, students may not be able to register for classes on time, which may lead to losing credits or missing a semester. As such, students are once more encouraged to strongly consider all possible scenarios, circumstances and risks in their decision to travel for a University-sponsored activity.
Should you have any safety abroad related questions including, Pre-departure Orientation and/or the Minerva Travel Registry, please check: mcgill.ca/mcgillabroad/safety or email at safetyabroad [at] mcgill.ca.
Sincerely,
Fabrice Labeau
Deputy Provost (Student Life and Learning)
Le présent message est envoyé au nom de Fabrice Labeau, premier vice-principal exécutif adjoint (études et vie étudiante).
À tous les membres de la communauté mcgilloise,
Comme nous l’avons indiqué dans notre courriel envoyé à tous la semaine dernière, la récente découverte du variant Omicron a poussé certains pays, dont le Canada, à imposer de nouvelles restrictions de voyage. À l’heure actuelle, l’Université McGill n’annule pas les voyages pour affaires universitaires; toutefois, elle pourrait avoir à le faire si la situation devait changer ou empirer. Étant donné ce contexte, nous recommandons aux étudiants qui prévoient voyager à l’étranger au cours des prochains mois de revoir leurs projets et nous les encourageons fortement à évaluer les risques que cela pourrait présenter pour leur sécurité, leurs finances et leurs études (par exemple, être retenu dans un autre pays, devoir engager des dépenses pour les quarantaines, voir son hébergement annulé, manquer la date limite pour l’inscription aux cours). Comme nous l’avons mentionné, cette recommandation concerne les personnes qui prévoient participer à des activités effectuées pour le compte de l’Université, comme les échanges, les stages, les stages coopératifs, les études indépendantes à l’étranger, les sessions et les cours d’études sur le terrain, ainsi que les travaux de recherche.
Pour obtenir de plus amples renseignements sur les risques que vous pourriez encourir en participant à une activité effectuée pour le compte de l’Université à l’heure actuelle, consultez la rubrique « Remarques importantes sur les risques associés aux voyages et l’annulation des activités effectuées pour le compte de l’Université » ci-dessous.
Nous rappelons aux étudiants qui décident de mettre à exécution leur projet de participer à de telles activités à l’étranger qu’ils doivent se conformer aux exigences de l’Université ci-dessous :
- Consultez fréquemment les avertissements concernant les voyages à l’étranger du gouvernement du Canada afin d’être informé de tout changement pour votre destination. Veuillez consulter la rubrique « Remarques importantes sur les risques associés aux voyages et l’annulation des activités effectuées pour le compte de l’Université » ci-dessous pour obtenir de plus amples renseignements sur les annulations possibles.
- Demeurez informé de la situation entourant la COVID-19 à votre destination, puisqu’elle peut varier grandement et changer rapidement d’un pays à l’autre et entre les régions d’un même pays. Il incombe aux voyageurs de se tenir au courant des conditions et des restrictions d’entrée et de sortie.
- Assistez à une séance d’information sur les voyages à l’étranger. Pour obtenir plus de renseignements sur l’inscription, veuillez consulter la page sur les séances d’information du site Web McGill Abroad.
- Avant votre départ, consignez vos renseignements de voyage aux endroits suivants :
- Auprès du gouvernement de votre pays d’origine : Si vous êtes un citoyen canadien, inscrivez-vous au service Inscription des Canadiens à l’étranger. Si vous n’êtes pas un citoyen canadien, inscrivez-vous auprès du bureau des affaires étrangères de votre pays d’origine.
- Registre de voyage dans Minerva : Le registre de voyage dans Minerva permet à l’Université de savoir où vous voyagez et à quel moment afin qu’elle puisse communiquer avec vous advenant un changement à l’égard de la situation locale. Suivez les étapes indiquées ici pour mettre à jour votre registre de voyage avant votre départ. Vous devez remplir le registre de voyage au moins deux semaines avant la date de votre départ.
- Suivez les Directives concernant les voyages pendant la pandémie de COVID‑19, notamment :
- Le gouvernement du Canada exige la vaccination complète pour les voyageurs internationaux.
- Avant votre départ, vous devez étudier et comprendre la situation pandémique ainsi que les directives sanitaires en vigueur à chaque destination sur votre itinéraire afin d’élaborer un plan visant à assurer votre sécurité.
- Les étudiants doivent élaborer un plan en cas d’éventuelle détérioration de la situation sur place (si, par exemple, leur retour est retardé de plusieurs jours, voire de plusieurs semaines, en cas de confinement ou d’un résultat positif à un test de dépistage).
- Demandez une exemption aux restrictions de voyage, s’il y a lieu. Selon les directives de McGill concernant la mobilité internationale, les étudiants mcgillois doivent éviter de voyager pour affaires universitaires dans des endroits qui ne sont pas jugés sécuritaires par le gouvernement du Canada. Si vous jugez que votre voyage dans une région ou un pays assorti d’un avertissement « Éviter tout voyage non essentiel » du gouvernement du Canada est essentiel, ou si vous êtes actuellement à l’étranger dans l’un de ces endroits et que vous jugez votre participation à une activité effectuée pour le compte de l’Université à cet endroit comme essentielle, vous devez demander une exemption.
Remarques importantes sur les risques associés aux voyages et l’annulation des activités effectuées pour le compte de l’Université
Avant votre départ : Le niveau de sûreté de l’endroit peut changer avant votre départ ou lorsque vous êtes sur place. Si l’avertissement donné par Affaires mondiales Canada pour votre destination change pour « Éviter tout voyage non essentiel » ou « Éviter tout voyage » avant votre départ, l’Université annulera votre activité à l’étranger et transmettra des instructions aux étudiants à leur adresse de courriel de McGill.
Lors du voyage à l’étranger : Si l’avertissement donné par Affaires mondiales Canada pour votre destination change pour « Éviter tout voyage non essentiel » ou « Éviter tout voyage » après votre départ, l’équipe McGill Abroad communiquera avec les étudiants par courriel afin de leur donner des instructions. Rappelons que l’Université peut mettre fin à la participation d’ étudiants à une activité à l’étranger et exiger leur retour au Canada. Si un étudiant ne répond pas aux courriels de l’Université McGill, son activité à l’étranger pourrait être annulée et ses crédits pourraient ne pas être comptabilisés.
Si les avertissements concernant les voyages changent, l’Université déterminera au cas par cas les mesures à prendre pour chaque activité effectuée pour le compte de l’Université à l’étranger. Il est important de souligner qu’en cas de changement à la situation sanitaire mondiale, le voyage d’un étudiant pourrait être annulé avant son départ ou lorsqu’il est sur place. Ce dernier cas pourrait entraîner des conséquences financières pour l’étudiant, notamment des dépenses supplémentaires ou des pertes pécuniaires. En outre, comme la date limite pour l’inscription aux cours de la session d’hiver 2022 pourrait être dépassée au moment de l’annulation, l’étudiant pourrait ne pas être en mesure de s’inscrire aux cours à temps, et perdrait ainsi des crédits ou verrait sa session annulée. Par conséquent, nous encourageons une fois de plus les étudiants à envisager sérieusement les scénarios, les circonstances et les risques possibles avant de voyager pour affaires universitaires.
Si vous avez des questions sur la sécurité à l’étranger, notamment sur les séances d’information sur les voyages à l’étranger ou sur le registre de voyage dans Minerva, consultez la page mcgill.ca/mcgillabroad/safety ou envoyez un courriel à safetyabroad [at] mcgill.ca.
Cordiales salutations,
Fabrice Labeau
Premier vice-principal exécutif adjoint (études et vie étudiante)
