Sur cette page: Assistance technique | Droits d'accès et autorisations | Ouverture de session | Comités de protection des animaux et administrateurs locaux | Hébergement partagé | Espèces et souches | Modèles | Définitions | Problèmes connus | Foire aux questions
Le logiciel de gestion des animaux (AMS) est la plateforme de l'Université McGill pour la gestion de la recherche impliquant des animaux, à McGill et dans ses instituts affiliés. Conçue à partir du logiciel tick@lab d'a-tune, elle vous permet de soumettre vos protocoles d'utilisation des animaux (PUA) et vos demandes de modification, d'effectuer les examens annuels, de suivre l'évaluation par le comité, de commander des animaux et d'organiser l'hébergement partagé entre sites. AMS contribue au respect des politiques de McGill et des normes du Conseil canadien de protection des animaux (CCPA).
Les chercheurs principaux, le personnel de recherche, les équipes des animaleries et les membres des comités de protection des animaux (CPA) utilisent tous AMS, chacun avec les fonctionnalités propres à son rôle. Pour commencer, connectez-vous au site correspondant à votre affiliation principale :
- Université McGill (ams.research.mcgill.ca/mcgill)
- Le Neuro (MNI) (ams.research.mcgill.ca/mni)
- Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill (ams.research.mcgill.ca/rimuhc)
- Institut universitaire en santé mentale Douglas (ams.research.mcgill.ca/douglas)
- Institut Lady-Davis de l'Hôpital général juif (ams.research.mcgill.ca/jghldi)
- Hôpital Shriners (ams.research.mcgill.ca/shriners)
Assistance technique
Pour commencer : le site AMS Training & Resources (vidéos, guides et séances de questions-réponses enregistrées), la foire aux questions et la section Problèmes connus répondent à la plupart des questions.
- Accès et autorisations (nouveaux utilisateurs, modifications de profil et de rôles, les six sites) : votre chercheur principal (ou son délégué) ou l'administrateur local soumet le formulaire de demande d'accès AMS. Voir Droits d'accès et autorisations.
- Nouvelles souches ou procédures : voir Espèces et souches.
- Protocoles (PUA) : le coordonnateur du comité de protection des animaux de votre site.
- Commandes, facturation et activités des animaleries : l'animalerie de votre site.
- Problèmes techniques : le ams [at] mcgill.ca (service d'assistance AMS).
Lorsque vous écrivez au service d'assistance AMS, indiquez votre site, votre rôle, le numéro de protocole ou de commande, et joignez une capture d'écran du problème.
AMS est accessible en tout temps. Heures du service d'assistance AMS : du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (heure de l'Est), sauf les jours fériés et les congés de McGill. Consultez la disponibilité du service d'assistance AMS.
Droits d'accès et autorisations
Demande d'accès ou de modification des autorisations
Pour ajouter un utilisateur, ou pour mettre à jour le profil ou les rôles d'un utilisateur existant (p. ex., chercheur, rédacteur-vérificateur de protocole, membre du comité), soumettez le formulaire de demande d'accès AMS (une demande par site AMS). La demande est soumise au nom de l'utilisateur par :
- le chercheur principal ou son délégué autorisé (gestionnaire de laboratoire, coordonnateur);
- l'administrateur local, au nom d'un site (personnel des animaleries, membres du comité de protection des animaux).
Un accusé de réception vous est envoyé lors de la soumission. Les demandes sont traitées dans un délai de 3 jours ouvrables, dans l'ordre de réception; le chercheur principal (ou l'administrateur local et l'utilisateur) est avisé lorsque l'accès est prêt.
Tous les utilisateurs du logiciel AMS doivent posséder un compte institutionnel à McGill ou dans un établissement affilié. Les adresses acceptées sont indiquées dans le formulaire de demande d'accès AMS. Les personnes qui n'en possèdent pas : les répondants de McGill peuvent demander un compte affilié; pour tous les autres sites, communiquez avec votre administrateur local.
Ouverture de session
La façon d'ouvrir une session dépend de votre adresse courriel. Le logiciel AMS n'utilise jamais de mot de passe distinct.
Étape 1 — Accéder à la page AMS de votre site
Accédez à la page du logiciel AMS de votre site (celui de votre affiliation principale).
Étape 2 — Comptes McGill : authentification unique McGill
Si votre adresse se termine par @mcgill.ca, @mail.mcgill.ca ou @affiliate.mcgill.ca, ouvrez une session avec votre compte McGill, comme pour les autres services de McGill. Aucune invitation ni aucun code n'est nécessaire.
Étape 3 — Établissements affiliés : accepter l'invitation, puis utiliser un code à usage unique
S'applique aux adresses @douglas.mcgill.ca, @jgh.mcgill.ca, @muhc.mcgill.ca, @shriners.mcgill.ca, @rimuhc.ca, @ladydavis.ca, @affiliate.ladydavis.ca, @shrinenet.org, @*.gouv.qc.ca et @*.gc.ca.
- Première fois seulement : une fois votre accès configuré, vous recevez un courriel intitulé « AMS Support invited you to collaborate with McGill University », envoyé par Microsoft Invitations on behalf of McGill University. Cliquez sur Accept invitation. Si vous ne le recevez pas, vérifiez votre dossier de courrier indésirable.
- À chaque ouverture de session : entrez votre adresse courriel, puis le code à usage unique envoyé à cette adresse (« Your McGill University account verification code »). Un nouveau code est nécessaire à chaque ouverture de session et demeure valide pendant 30 minutes.
McGill n'accède pas à vos données personnelles.
Étape 4 — En cas de problème persistant
Vous éprouvez toujours des problèmes? Communiquez avec le ams [at] mcgill.ca (service d'assistance AMS) en indiquant votre site et l'adresse courriel utilisée.
Comités de protection des animaux et administrateurs locaux
CPA : Comité de protection des animaux. Les demandes d'accès et de modification des autorisations se font au moyen du formulaire de demande d'accès AMS. Les coordonnateurs du comité de protection des animaux prennent en charge les dépôts, les modifications et les examens de protocoles par le comité.
Université McGill (campus A et B du centre-ville et campus Macdonald)
Administrateur local : ams [at] mcgill.ca (Service d'assistance AMS)
Coordonnateur du comité de protection des animaux (protocoles d'utilisation des animaux) : animalethics.review [at] mcgill.ca (Agent d'éthique)
Nouveaux chercheurs (accueil) : animal.qa [at] mcgill.ca (Équipe-conseil en assistance qualité)
Animaleries (commandes, facturation, activités) : Service d'assistance CMARC
Le Neuro (MNI)
Administrateur local : ams [at] mcgill.ca (Service d'assistance AMS)
Coordonnateur du comité de protection des animaux (protocoles d'utilisation des animaux) : acc.mni [at] mcgill.ca (Comité de protection des animaux – Neuro)
Animaleries (commandes, facturation, activités) : gaudia.guerra [at] mcgill.ca (Activités des animaleries – Neuro)
Institut Lady-Davis (Hôpital général juif Sir Mortimer B. Davis)
Administrateur local : LDI_FACC [at] ladydavis.ca (Comité de protection des animaux – Institut Lady-Davis)
Coordonnateur du comité de protection des animaux (protocoles d'utilisation des animaux) : LDI_FACC [at] ladydavis.ca (Comité de protection des animaux – Institut Lady-Davis)
Animaleries (commandes, facturation, activités) : yvhans.chery [at] ladydavis.ca (Activités liées aux animaux – Institut Lady-Davis)
Institut universitaire en santé mentale Douglas
Administrateur local : guylaine.gadoury.comtl [at] ssss.gouv.qc.ca (Comité de protection des animaux – Institut Douglas)
Coordonnateur du comité de protection des animaux (protocoles d'utilisation des animaux) : guylaine.gadoury.comtl [at] ssss.gouv.qc.ca (Comité de protection des animaux – Institut Douglas)
Animaleries (commandes, facturation, activités) : guylaine.gadoury.comtl [at] ssss.gouv.qc.ca (Activités liées aux animaux – Institut Douglas)
Institut de recherche du CUSM (site Glen et Hôpital général de Montréal)
Administrateur local : ard.training [at] muhc.mcgill.ca (Institut de recherche du CUSM (formation, Division des ressources animalières))
Coordonnateur du comité de protection des animaux (protocoles d'utilisation des animaux) : facc.admin [at] muhc.mcgill.ca (Administration du comité de protection des animaux (CUSM))
Animaleries (commandes, facturation, activités) : RI.AMS [at] muhc.mcgill.ca (RI AMS (CUSM))
Hôpitaux Shriners pour enfants
Administrateur local : ard.training [at] muhc.mcgill.ca (Institut de recherche du CUSM (formation, Division des ressources animalières))
Coordonnateur du comité de protection des animaux (protocoles d'utilisation des animaux) : facc.admin [at] muhc.mcgill.ca (Administration du comité de protection des animaux (CUSM))
Animaleries (commandes, facturation, activités) : messer [at] shriners.mcgill.ca (Activités liées aux animaux – Hôpital Shriners)
Hébergement partagé
L'hébergement partagé désigne l'hébergement ou l'utilisation d'animaux dans un autre site que celui pour lequel l'autorisation a été délivrée.
- Site d'attache : Site pour lequel le protocole a été approuvé.
- Site d'accueil : Site où les animaux sont hébergés ou utilisés, autre que le site d'attache.
- Sites : Université McGill (MCGL-), Le Neuro (MNI-), Institut Lady-Davis (JGH-), Institut Douglas (DOUG-), Institut de recherche du Centre universitaire de santé McGill (MUHC-), Hôpital Shriners (SHRN-).
Pour organiser un hébergement partagé, communiquez avec l'administrateur local du site d'accueil et fournissez-lui les renseignements suivants :
- Nom du chercheur principal, numéro du protocole, code du projet (compte)
- Espèce et souche
- Quantité, sexe, âge, poids, autres précisions
- Nom du fournisseur et numéro de référence (s'il y a lieu)
- Personne responsable de la commande, animalerie
Espèces et souches
Les listes d'espèces et de souches ont été rationalisées afin de réduire les redondances et d'optimiser le module sur la reproduction. La nomenclature des espèces correspond maintenant à celle qui est utilisée dans le formulaire d'utilisation des animaux d'expérimentation du Conseil canadien de protection des animaux (CCPA).
- Les variantes redondantes de souches ont été supprimées (différences liées aux majuscules et minuscules ou à l'usage du trait de soulignement).
- La mention du génotype a été retirée des noms de souches. Les gènes et les génotypes sont désormais gérés séparément (voir ci-dessous).
Ressources de référence : JAX, MGI, RGD, IMSR.
En cas de nom de souche manquant ou différent de celui qui figure dans votre protocole, consultez le tableau de correspondance suivant :
Liste des souches pour les rédacteurs-vérificateurs de protocole
Pour ajouter une souche ou une procédure
Soumettez le formulaire de demande relative aux données maîtresses d'AMS (un accusé de réception vous est envoyé). Pour les souches, suivez les directives de l'International Committee on Standardized Genetic Nomenclature for Mice. Les demandes d'ajout de souches sont examinées avant leur ajout :
- McGill, le Neuro, l'Institut Lady-Davis (HGJ) et l'Institut Douglas : examinées par l'animal.qa [at] mcgill.ca (équipe-conseil en assistance qualité). Les souches approuvées sont ajoutées par le service d'assistance AMS (McGill) ou par l'administrateur local du site (le Neuro, l'Institut Lady-Davis, l'Institut Douglas).
- Institut de recherche du CUSM et Hôpital Shriners : transmises à l'équipe de l'Institut de recherche du CUSM, qui les examine et les ajoute.
Génotypes
Les génotypes sont gérés séparément et sont principalement utilisés dans le module sur la reproduction. Vous pouvez préciser les caractéristiques génotypiques lors d'une demande d'ajout d'une souche et dans le champ Additional Specification du formulaire de commande.
Modèles
Liste de souches pour la section sur les espèces du protocole d'utilisation des animaux – Modèle
Liste des dangers pour la section sur les dangers du protocole d'utilisation des animaux – Modèle
Définitions
Approbation du Bureau de déontologie animale : Approbation administrative finale délivrée par le Bureau de déontologie animale après l'examen du comité de protection des animaux, l'approbation du président du comité et du conseiller en formation, et la vérification du respect des exigences (quorum, évaluation par les pairs, continuité du numéro de protocole, etc.).
Examen annuel : Mise à jour annuelle exigée chaque année du cycle de quatre ans. L'onglet de l'examen annuel s'affiche et comporte des questions auxquelles il faut répondre.
Pièce jointe : Téléversez des documents à partir d'un protocole au moyen du bouton « Attachments », puis cliquez sur « Apply to document ». Une icône de trombone indique la présence de pièces jointes.
Catalog ou Catalog (NG) : Listes maîtresses répertoriant les options possibles pour les utilisateurs. Privilégiez Catalog (NG) si cette option est offerte.
Check-out et Check-in : Commandes utilisées pour modifier des documents en mode protégé. Cliquez sur « Check-out » dans le menu déroulant « Action » pour modifier un document, puis sur « Save & Check-in » lorsque vous avez terminé.
Closed : Ne pas utiliser cette fonction; elle met fin à l'ensemble du fichier de protocole.
Compare version : Commande utilisée pour afficher les différences entre les versions (bordures jaunes autour des sections modifiées, texte ajouté en vert, texte supprimé en rouge et barré).
Membre désigné : Réviseur sélectionné par le coordonnateur du comité de protection des animaux (membre du comité ou représentant concerné).
Disapproved : Statut de flux de travail utilisé pour annuler un protocole ou une modification.
Expiration : Fin de la période de validité du protocole de quatre ans.
ACC Administrative Review : Statut d'un protocole en attente d'une décision du comité de protection des animaux.
Filtres : Options permettant de n'afficher que certains documents (p. ex., « In Progress », « In Use »).
For my DM Review / For my signature : Statut d'un protocole en attente d'une action d'un réviseur, du président du comité ou d'un conseiller en formation.
For PI Revision (sent by ACC) : Statut d'un protocole envoyé par le comité de protection des animaux au chercheur principal pour révision.
In Progress / In Use : Filtres prédéfinis pour les protocoles en cours de rédaction ou d'examen (In Progress) et pour les protocoles actuellement approuvés (In Use).
Administrateur local : Personne-ressource d'un site, qui gère les paramètres du site et soumet les demandes d'accès au nom de son site.
Autorisations : Droits d'accès fonctionnels (p. ex., comité, chercheur principal).
Document du protocole : Document unique (protocole, modification ou examen annuel).
Fichier de protocole : Dossier contenant tous les documents relatifs à un protocole; la duplication lance un nouveau cycle de quatre ans.
Publish (examens) : Le premier commentaire dans une section utilise « Publish » pour ouvrir le fil de discussion.
Statut : Étape du flux de travail (Draft, Initiated, Approved, Amendment, Annual Review, For ACC Administrative Review, For PI Revision, Expired, For Signature, For ACO Approval, Terminated, etc.).
Version : État d'un protocole après chaque examen annuel et chaque modification.
Flux de travail : Parcours d'un protocole, de l'ébauche jusqu'à l'approbation finale, guidé par le comité de protection des animaux, les réviseurs, le chercheur principal, le président du comité, l'équipe-conseil en formation et le Bureau de déontologie animale.
Problèmes connus
Fenêtres contextuelles : Le logiciel utilise des fenêtres contextuelles. Si vous cliquez et que rien ne se produit, il est probable que votre navigateur ait bloqué la fenêtre contextuelle. Autorisez les fenêtres contextuelles pour le site AMS dans votre navigateur.
Foire aux questions
Mon collaborateur ou mon client ne possède pas d'adresse courriel institutionnelle. Une exception peut-elle être accordée?
Non. L'accès au logiciel AMS doit prendre fin automatiquement lorsqu'une personne n'est plus impliquée, ce qui exige un compte géré par McGill ou par un établissement affilié. Les adresses externes demeurent actives indéfiniment, ce qui ne permet pas de fermer l'accès de façon fiable.
Un compte affilié n'équivaut pas à un lien d'emploi : il est parrainé, assorti d'une date d'expiration, et destiné aux collaborateurs externes, aux chercheurs invités et aux clients de services. Les répondants de McGill peuvent en faire la demande ici. Pour tous les autres sites, communiquez avec votre administrateur local, qui fera le nécessaire auprès du service informatique de votre établissement.
Les protocoles sont-ils encore approuvés à compter du 1er du mois et expirent-ils à la fin du mois?
Non. Un protocole est valide à partir de sa date d'approbation finale et expire quatre ans moins un jour après cette date. Un examen annuel est requis chaque année.
Peut-il y avoir plus d'une modification en même temps?
Non. Une seule modification peut être en cours de rédaction ou d'examen à la fois, afin d'éviter les conflits. Les examens annuels peuvent inclure des modifications à n'importe quelle section.
Puis-je soumettre une modification en même temps que l'examen annuel?
Non. Utilisez l'examen annuel pour apporter les modifications nécessaires; elles seront mises en évidence pour les réviseurs.
J'ai modifié un bâtiment ou une salle et les types de salles ont disparu. Pourquoi?
Problème connu. Entrez à nouveau les types de salles avant de soumettre le protocole au comité de protection des animaux.
Je clique sur un lien et rien ne se produit. Pourquoi?
Il s'agit probablement d'une fenêtre contextuelle bloquée. Autorisez les fenêtres contextuelles pour le site AMS. Si des champs sont grisés et que les boutons ne fonctionnent pas, effectuez un « Check-out » du document dans le menu déroulant « Action », puis cliquez sur « Save & Check-in » lorsque vous avez terminé.
Le coordonnateur du comité de protection des animaux peut-il modifier mon protocole?
Oui, sur demande.
Comment puis-je ajouter des commentaires d'examen en tant que membre du comité?
Ouvrez le protocole, la modification ou l'examen annuel, cliquez sur Review, saisissez vos commentaires par section et publiez-les. Lorsque vous avez terminé, marquez l'élément comme « Done » conformément aux pratiques locales.
Que se passe-t-il si mon protocole a expiré?
Aucune activité supplémentaire n'est autorisée. Dupliquez le fichier du protocole pour lancer un nouveau cycle de quatre ans.
Comment puis-je changer de rôle?
Ce n'est pas nécessaire. Les fonctions s'affichent en fonction des rôles de votre profil. Pour les modifier, demandez à votre chercheur principal (ou à son délégué) ou à l'administrateur local de votre site de soumettre le formulaire de demande d'accès AMS en votre nom.
Comment puis-je changer de site?
Chaque site possède sa propre URL (voir les URL du logiciel AMS).
Dois-je utiliser mon nom d'utilisateur raccourci pour ouvrir une session dans AMS?
Non. Les comptes McGill ouvrent une session au moyen de l'authentification unique McGill; les autres établissements utilisent leur adresse courriel et un code à usage unique. Voir Ouverture de session.
J'ai dupliqué un protocole arrivant à expiration et j'ai obtenu un nouveau numéro. Puis-je conserver l'ancien numéro?
Lors de l'approbation finale, l'ancien numéro remplace le numéro temporaire si vous avez fourni le numéro expirant sous « Project Continuance » (onglet General Information). En cas d'omission, communiquez avec le coordonnateur du comité de protection des animaux.
J'ai dupliqué un protocole, mais je ne le vois pas. Où est-il?
Il s'affiche sous le filtre In Progress (et non In Use). Changez de filtre pour le trouver.
Comment puis-je renouveler entièrement un protocole arrivant à expiration?
Il n'existe pas de formulaire de renouvellement complet. Dupliquez le fichier du protocole sous In Use, passez ensuite au filtre In Progress, mettez à jour, entrez l'ancien numéro sous « Project Continuance » et soumettez le protocole.
Mes changements effectués dans une fenêtre contextuelle ne s'affichent pas dans le protocole. Pourquoi?
Dans la plupart des fenêtres contextuelles, il faut cliquer sur un bouton « Apply » supplémentaire (p. ex., « Apply current selection » ou « Apply to protocol ») pour que les changements s'affichent dans le formulaire principal.
Que signifie la flèche rouge ou verte sur la page d'accueil du protocole d'utilisation des animaux?
Elle indique l'état du protocole (emprunté ou non). Cliquez sur l'icône d'engrenage et de crayon (paramètres) pour savoir qui l'a emprunté (« Checked out by »). La flèche verte indique que vous l'avez emprunté.
Où puis-je trouver mon certificat (lettre d'approbation annuelle)?
Il est joint au fichier de protocole. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône de trombone, sélectionnez « Edit Attachment » et téléchargez le certificat.
Comment puis-je annuler une modification ou un examen annuel?
Communiquez avec le coordonnateur du comité de protection des animaux.
J'ai signé mon protocole, mais il n'a pas été soumis. Pourquoi?
Vérifiez le statut du document (et non celui du fichier). For Signature signifie qu'il attend la signature du chercheur principal : celui-ci sélectionne Signatures dans le menu « Workflow » et entre son mot de passe. Le protocole est soumis lorsque le statut indique ACC Administrative Review.
Où puis-je voir les commentaires du comité de protection des animaux sur mon protocole?
Ouvrez le protocole (statut For PI Revision), effectuez un « Check-out » dans le menu « Action », puis cliquez sur Review et sélectionnez All pour afficher tous les commentaires. Révisez le protocole ou répondez à chaque commentaire, cliquez sur « Save & Check-in », puis sélectionnez ACC Administrative Review dans le menu « Workflow » pour soumettre de nouveau.