Updates to PCard Regulation / Modifications du Règlement sur la carte d'achat (PCard)

La version française suit.

This message is sent on behalf of Julie Ghayad, Director Systems and Transaction Services, Financial Services

The PCard Regulation has been updated with an effective date of April 3, 2023, and includes the following changes:

• R1.7. When a PCard is cancelled by Central PCard Admin, the Cardholder cannot apply for a new PCard for a period of 1 year (previously 3 years).
• R10.8. Virtual conference registrations where no travel expenses will be incurred (e.g. hotel, airfare, rail, meals, etc.) are not considered prohibited transactions since there is no travel involved. Virtual conference registrations can therefore be charged on a PCard.
• R11.3. Since Le James was never mandated for the purchase of computer components, the chart has been renamed to: “New Computers (Desktops/Laptops) and Monitors Purchased on Non-Research Grants (non-2F/2M)” (in lieu of New Computers, Computer Components and Computer Accessories)
  • Please note this change will also be made in the Procedures for Travel and Other Expenses - 8.1

This memo will also be sent out on the PCard Listserv.

Thank you,

Julie.

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Ce message est envoyé au nom de Julie Ghayad, Directrice des systèmes et services transactionnels, Services financiers

Chers collègues,

Le Règlement sur la carte d'achat (PCard) a été modifié et sera en vigueur le 3 avril, 2023 avec les changements suivants :

• R1.7. La ou le titulaire qui s’est vu annuler sa carte d’achat (PCard) par l’équipe d’administration du programme de carte d’achat (PCard) n’y est plus admissible pendant un an (précédemment 3 ans).
• R10.8. Les inscriptions à des conférences virtuelles qui n'entraînent pas de frais de déplacement (hôtel, billet d'avion, train, repas, etc.) ne sont pas considérées comme des transactions interdites puisqu'il n'y a pas de déplacement. Les inscriptions à des conférences virtuelles peuvent donc être portées sur la carte d’achat (PCard).
• R11.3. Le James n’ayant jamais été mandaté pour l’achat de composants informatiques, le tableau a été renommé : "Nouveaux ordinateurs (ordinateurs de bureau/portables) et moniteurs achetés dans le cadre de subventions non liées à la recherche (non-2F/2M)" (au lieu de Nouveaux ordinateurs, composants informatiques et accessoires informatiques).
  • Veuillez noter que cette modification sera également apportée aux Procédures relatives aux frais de déplacement et autres dépenses – 8.1

Ce mémo sera également envoyé sur le PCard Listserv.

Merci,

Julie.

[Sent out over the FIS listserv]