Étape 1: Comprenez vos options et les conséquences

La décision de reporter un examen final ou non n’est pas toujours facile à prendre. Il arrive que le report soit inévitable, mais cette décision entraîne souvent plus d’inconvénients que d’avantages. Si vous envisagez de demander un report d’examen, prenez d’abord le temps de réfléchir à ce qui suit:

Probabilité que votre demande soit approuvée:

- L’approbation de votre demande de report d’examen n’est pas automatique.
Les demandes d'examen différées ne sont pas automatiquement accordées, même avec des documents justificatifs. Consultez la section «Admissibilité» pour plus d'informations.

- Le report d'un examen est une mesure exceptionnelle, et les examens différés visent à aider les élèves gravement malades ou confrontés à des circonstances atténuantes importantes et imprévisibles. Les demandes dues à des maladies mineures (rhume), des problèmes personnels mineurs, pour des conflits d'horaire (plans de voyage) ou pour gérer votre charge de travail ne seront pas approuvées.

- N'utilisez pas les demandes de report d’examen pour gérer votre horaire d'examens ou pour réduire votre charge d'examens. Si vous demandez de reporter un examen pour cause de maladie, et vous vous présentez à un autre examen le même jour ou le lendemain, votre demande sera probablement refusée. Il est de votre responsabilité de planifier comment vous allez répondre aux exigences académiques de votre programme.

- En vous présentant à votre examen, vous ne pouvez plus le différer. Exceptionnellement, si vous tombez malade de façon inattendue pendant votre examen final et qu’il vous est impossible de terminer votre évaluation, vous devez signaler la situation à la personne qui surveille l’examen. La ou le surveillant déposera un rapport d’incident et vous dirigera vers un professionnel de la santé sur place pour évaluer votre état. Après avoir quitté la salle d’examen, vous êtes fortement invité à obtenir un billet de médecin confirmant votre état de maladie. Vous devriez également communiquer avec le Bureau des affaires étudiantes pour les informer de l’incident et leur personnel vous renseignera sur vos possibilités concernant une demande d’examen différé. Prenez note que, dans la plupart des cas, une fois que vous avez commencé un examen final, aucun accommodement pour un autre examen ne sera accordé.

- En cas de maladie accidentelle (rhume, crampes, nausée, etc.) qui a affecté votre temps d’étude jusqu’à l’examen, mais où vous avez récupéré le jour de votre examen, vous devrez passer l’examen et un report d’examen ne sera pas accordé.

- Si vous avez déjà demandé un examen différé autrefois, toutes demandes futures seront examinées plus rigoureusement, et les demandes présentant des raisons ou des circonstances similaires à celles des demandes précédentes ne seront probablement pas approuvées.

- Si vous avez déjà formulé des demandes en raison d'une invalidité ou d'une maladie chronique,
il est de votre responsabilité de prendre des mesures pour gérer votre condition et votre horaire de cours afin d'éviter de vous fier à des examens différés lors de périodes d'examens ultérieures. Veuillez vous référer aux ressources disponibles (énumérées ci-dessous) et consulter votre conseiller d’orientation pour vous aider dans ce processus.

Planification:

- Un report d’examen peut avoir des répercussions, notamment sur votre graduation, les échanges étudiants, les études à l’étranger ou les stages.

- Le report d'un examen ne fait que repousser l’échéance, et la nouvelle date risque de coïncider avec une période où vous aurez des cours et d’autres examens ou travaux. Il est fortement recommandé de ne pas reporter plus de deux examens par période d’examen, car cela pourrait entraîner une période d’examen différé et une charge de travail ingérables pour le semestre suivant.

- Les examens pendant la période régulière ont lieu quelques jours après la fin du cours. Les examens différés ont lieu beaucoup plus tard après la fin du trimestre; la matière enseignée pendant le cours ne sera plus aussi fraîche à votre esprit.

- Le mode de livraison de l'examen différé sera le même que celui de son examen final. Si l'examen final a eu lieu en personne, l'examen différé aura également lieu en personne.

Autre considérations:

- Soumettre votre demande d’examen différé avant la date prévue de l’examen final ne signifie pas que votre demande sera examinée et traitée rapidement. Par exemple, le fait de soumettre une demande le 13 avril avant un examen du 18 avril ne donnera pas lieu à une décision avant le 18.

- Le cours avec un examen final différé affichera une note «L» sur votre relevé de notes jusqu'à ce que l'examen différé soit écrit et noté. La note "L" et votre note finale apparaîtront toutes les deux sur votre relevé de notes informel / non officiel.

- Vous ne pouvez pas reporter un examen deux fois. Si vous tombez malade juste avant votre examen différé, vous ne pourrez pas demander un autre report. Veuillez contacter votre bureau des affaires étudiantes pour rencontrer un conseiller pédagogique si tel est votre cas.

- S’il ne s’agit pas de votre premier report, vous devez fournir des documents justificatifs.

- McGill met à votre disposition de nombreuses ressources qui vous aideront à éviter un report d’examen : Service de tutorat, le Student Wellness Hub, Service d’orientation et de consultation psychologique, ressources propres aux facultés et autres ressources universitaires. Si vous avez un handicap ou une maladie chronique, inscrivez-vous auprès du bureau de Service étudiant d’accessibilité et d’aide à la réussite pour vous aider à gérer vos besoins d’accommodation.

- Votre conseiller d’orientation peut vous diriger vers des ressources et des services d’aide appropriés; il vous expliquera également l’incidence qu’un report d’examen peut avoir sur votre carrière et le déroulement de votre programme.
 

⇨ PASSEZ À L'ÉTAPE 2

Étape 2: Renseignez-vous si vous êtes admissible à un examen différé

Les critères d’éligibilité à un examen différé sont les suivants:

• Les demandes sont soumises conformément aux consignes propres à votre faculté ou école (voir «Présentez votre demande»).
• Vous devez indiquer une raison valable pour demander un examen différé, même s'il s'agit de votre première demande. Des raisons valables sont:
  -Maladie grave;
  -De graves problèmes / circonstances personnels;
  -De graves circonstances imprévisibles ou atténuantes.
  Remarque: voyager n’est pas une raison valable
• S'il ne s'agit pas de votre première demande d'examen différé, vous devez également fournir des documents justificatifs (tels qu'une note médicale) confirmant votre incapacité à passer l'examen à la date d'origine. Les documents doivent être soumis dès que vous soumettez votre demande d’examen différé dans Minerva. Les demandes incomplètes seront annulées et les documents en retard ne seront pas acceptés. Voir «Soumettre votre demande» pour plus de détails sur les pièces justificatives acceptées et sur comment et quand soumettre des pièces justificatives.
• Première demande d’examen différé: les étudiants des facultés éligibles (énumérés ci-dessous) qui demandent un report d'examen pour la première fois en raison d'une maladie ou d'une autre circonstance atténuante grave peuvent être accordés le report d’examen sans qu'il soit nécessaire de fournir des pièces justificatives (telles qu'une note médicale). Les étudiants qui demandent un report d’examen pour la première fois doivent néanmoins avoir une raison valable. Toutes les autres exigences et dates limites pour soumettre une demande d'examen différé s'appliqueront.

Facultés / écoles éligibles:  

-Science (y compris le baccalauréat d’arts et sciences)
-Gestion
-Droit
-Génie (y compris l’École d’architecture)
-Sciences de l’éducation
-Arts (y compris les écoles de service social et d’études religieuses)
-Sciences de l’agriculture et de l’environnement

Facultés / écoles non éligibles:

-l’École d’éducation permanente
-l’École des sciences infirmières
-École des sciences de l'information
-l’École de physiothérapie et d’ergothérapie
-Faculté de médecine dentaire
-Faculté de médecine
-Faculté de musique
-Études supérieures et postdoctorales

Pour les facultés / écoles non éligibles, les règlements actuellement en vigueur de votre faculté ou de votre école sont applicables.
 

⇨ PASSEZ À L'ÉTAPE 3

Étape 3: Soumettre votre demande

1. Lisez d'abord les sections «Options et conséquences» et «Admissibilité».
2. Vérifiez les dates limites pour soumettre votre demande.
   Consultez la page Web Dates des examens finaux pour obtenir des renseignements sur la période d’examens et les dates limites pour le dépôt d’une demande de report d’examen.
3. Soumettez votre demande.
   Vous devez le faire avant la date limite indiquée dans les règlements de votre faculté. Assurez-vous de citer une raison valable dans votre demande avant de la soumettre. Voir l’étape «Admissibilité».

   Faculté	Où et comment soumettre une demande d'examen différé?	Où dois-je déposer les pièces justificatives?	Où puis-je obtenir de l'aide-conseil à propos de mes études?
   Sciences de l’agriculture et de l’environnement	Minerva (Menu des Étudiants>Menu Dossiers des étudiants>Demande de report d'examen)	Bureau des affaires étudiantes du campus Macdonald	Bureau des affaires étudiantes du campus Macdonald
   Arts (y compris sciences de l'information et service social)	Minerva (Menu des Étudiants>Menu Dossiers des étudiants>Demande de report d'examen)	Current Student Contact Form	OASIS au pavillon Dawson
   Éducation permanente	Minerva (Menu des Étudiants>Menu Dossiers des étudiants>Demande de report d'examen)	En personne à l' École d'éducation permanente ou joey.settino [at] mcgill.ca (par courriel)	Accueil de l'École d'éducation permanente (688, rue Sherbrooke Ouest, 11e étage)
   Médecine dentaire	Minerva (Menu des Étudiants>Menu Dossiers des étudiants>Demande de report d'examen)	Vice-doyen ou Bureau des affaires étudiantes de Médecine dentaire	Bureau des affaires étudiantes de Médecine dentaire – ou norman.miller [at] mcgill.ca (subject: Deferred%20Exam) (Norman Miller)
   Sciences de l'éducation	Minerva (Menu des Étudiants>Menu Dossiers des étudiants>Demande de report d'examen)	En personne au Bureau des affaires étudiantes (3700, rue McTavish, salle 243) ou sao.education [at] mcgill.ca (par courriel)	Bureau des affaires étudiantes des Sciences de l'éducation (3700, rue McTavish, salle 243)
   Génie (y compris architecture et urbanisme)	Minerva (Menu des Étudiants>Menu Dossiers des étudiants>Demande de report d'examen)	Envoyer les pièces justificatives complètes à l'email deferralexam.engineering [at] mcgill.ca (dans la semaine suivant l'examen final manqué)	Bureau des affaires étudiantes au pavillon Frank Dawson Adams (3450, rue University, salle 22)
   Cycles supérieurs	Communiquez avec le département des cycles supérieurs	Communiquez avec le département des cycles supérieurs	Directeur du Département
   Droit	Minerva (Menu des Étudiants>Menu Dossiers des étudiants>Demande de report d'examen)	En personne au Bureau des affaires étudiantes de la Faculté de droit (3644, rue Peel, salle 433)	En personne au Bureau des affaires étudiantes de la Faculté de droit (3644, rue Peel, salle 433)
   Gestion	Minerva (Menu des Étudiants>Menu Dossiers des étudiants>Demande de report d'examen)	Bureau des affaires étudiantes	Bureau des affaires étudiantes
   Médecine	Minerva (Menu des Étudiants>Menu Dossiers des étudiants>Demande de report d'examen)	Bureau des affaires étudiantes de la Faculté de médecine (3708, rue Peel)	Bureau des affaires étudiantes de la Faculté de médecine (3708, rue Peel)
   Musique	Minerva (Menu des Étudiants>Menu Dossiers des étudiants>Demande de report d'examen)	Bureau des affaires étudiantes de la Faculté de musique Schulich (pavillon Elizabeth Wirth, 527, rue Sherbrooke O., 7e étage)	Bureau des affaires étudiantes de la Faculté de musique Schulich (pavillon Elizabeth Wirth, 527, rue Sherbrooke O., 7e étage)
   Sciences infirmières	Minerva (Menu des Étudiants>Menu Dossiers des étudiants>Demande de report d'examen)	Bureau des affaires étudiantes (pavillon Wilson, 3506, rue University)	Bureau des affaires étudiantes (pavillon Wilson, 3506, rue University)
   Physiothérapie et ergothérapie	Minerva (Menu des Étudiants>Menu Dossiers des étudiants>Demande de report d'examen)	En personne au Bureau des affaires étudiantes (3630, promenade Sir-William-Osler)	En personne au Bureau des affaires étudiantes (3630, promenade Sir-William-Osler)
   Études religieuses	Minerva (Menu des Étudiants>Menu Dossiers des étudiants>Demande de report d'examen)	Current Student Contact Form	Études religieuses (pavillon Birks, 3520, rue University)
   Sciences (y compris le B.A./B.Sc. interfacultaire)	Minerva (Menu des Étudiants>Menu Dossiers des étudiants>Demande de report d'examen)	Current Student Contact Form	SOUSA au pavillon Dawson
   Études d'été - Étudiants à statut particulier	Minerva (Menu des Étudiants>Menu Dossiers des étudiants>Demande de report d'examen)	En personne au Point de service or servicepoint [at] mcgill.ca (par courriel)	n/a

4. Soumettez les pièces justificatives (voir ci-dessous).
    

Que faut-il fournir?

Vous devez fournir des documents qui justifient votre demande d’incapacité de vous présenter à votre examen à la date indiquée. Veuillez vous abstenir de soumettre des preuves photographiques de blessure ou de maladie, car cela n'est pas considéré comme une pièce justificative valide.

Nous recommandons l’utilisation du modèle de note médicale fourni sur le présent site. Si vous n’utilisez pas ce modèle, vous devez vous assurer que la note respecte les consignes et renferme les renseignements importants demandés:

• La note médicale doit provenir d’un professionnel de la santé autorisé à travailler au Canada que vous avez consulté et qui a diagnostiqué votre maladie le jour où vous auriez dû faire votre examen. Voici la liste des professionnels de la santé jugés acceptables:

-Un dentiste ou chirurgien dentiste
-Un psychologue, un psychothérapeute ou un travailleur social
-Un médecin, un psychiatre ou un chirurgien
-Une infirmière ou une infirmière praticienne
-Un professionnel de la santé du Pôle bien-être étudiant de McGill

• Votre nom (et votre numéro d’identification de McGill, s’il y a lieu)
• Les renseignements sur votre professionnel de la santé:

-nom, titre, adresse et numéro de permis
-signature
-date à laquelle vous l’avez consulté et qu’il a constaté la maladie qui affecte votre santé physique ou mentale

• Précisions sur votre situation:

-déclaration d’incapacité indiquant que vous n’avez pas pu ou ne pourrez pas vous présenter à votre examen et pourquoi
-date à laquelle vous n’étiez ou ne serez pas en mesure de vous présenter à un examen; et
-date à laquelle vous devriez pouvoir reprendre vos études ou vous présenter à un examen

Quand faut-il fournir les documents?

Vous devez transmettre vos pièces justificatives dès que vous avez soumis votre demande dans Minerva. Les demandes incomplètes seront annulées.

• Étudiants en arts ou sciences:
  • Envoyez des copies PDF de vos documents à Service Point en remplissant ce formulaire: Submit Documents to Support Deferred Exam Request. 
  • Les étudiants de toutes les autres facultés doivent soumettre leurs documents directement aux bureaux des affaires étudiantes de leur faculté.
     

⇨ PASSEZ À L'ÉTAPE 4

Étape 4: Comprendre la décision (approuvée ou refusée)

Si votre demande d'examen différé est approuvée

• Vous devez consulter l’horaire des examens différés pour connaître la date, l’heure et le lieu de votre examen. Il sera affiché sur la page https://www.mcgill.ca/exams/fr environ deux semaines avant la période des examens différés.

⇨ Les examens différés de la période d’examen de décembre (c’est-à-dire du trimestre d’automne) sont programmés pendant la semaine de relâche.
⇨ Les examens différés de la période d’examen d’avril (c’est-à-dire du trimestre d’hiver) sont programmés dans la 3ème semaine d’août.
⇨ Vous êtes censé être disponible pendant une période d’examen différé pour passer votre examen.
⇨ Le mode de livraison de l'examen différé sera le même que celui de son examen final. Si l'examen final a eu lieu en personne, l'examen différé aura également lieu en personne.

Important: Les étudiants de la Faculté de génie seront informés par écrit de la date de leur examen final différé. Les examens différés pour les cours offerts par la Faculté de génie sont offerts pendant la période d’examen final lors de la prochaine formation (à l’exclusion du trimestre d’été). Veuillez vous référer à Examens différés: Faculté de génie pour plus d'informations.

 

• Vous ne pouvez reporter votre examen final qu’une seule fois. Si vous demandez d’abandonner un cours pour lequel un report d'examen a été approuvé et que les raisons sont similaires à celles de votre demande d'examen différé, votre demande ne sera pas acceptée.
• Si, après l’approbation du report d’un examen, vous décidez de vous présenter à l’examen original, vous ne pourrez plus passer l’examen différé, même si votre demande a été approuvée. Vous devez absolument prévenir votre Bureau des affaires étudiantes (ou Point de service pour les étudiants en arts ou en sciences) pour éviter d’enfreindre le Code de conduite de l’étudiant et de vous exposer à des mesures disciplinaires.
• Prenez des mesures pour éviter des problèmes similaires lors de votre prochaine période d’examen. Si vous avez un handicap ou une maladie chronique, inscrivez-vous auprès du bureau de Service étudiant d’accessibilité et d’aide à la réussite. Si vous éprouvez de l'anxiété ou d'autres problèmes de santé mentale, consultez un conseiller ou un thérapeute et discutez avec votre conseiller d’orientation des moyens de mieux gérer votre charge de cours. McGill met à votre disposition de nombreuses ressources qui vous aideront à éviter un report d’examen : Service de tutorat, Service d’orientation et de consultation psychologique, ressources propres aux facultés et autres ressources universitaires.

Si votre demande d'examen différé est refusée

• Le refus peut avoir plusieurs causes, notamment:

⇨ Ne pas avoir fourni une raison valable pour votre demande
⇨ Documentation médicale manquante, inadéquate ou non spécifique par exemple qui :

►n’inclut aucune observation concrète d’un professionnel de la santé;
►n’est pas datée de la journée de l’examen;
►n’est pas produite par un professionnel de la santé reconnu;
►n’est pas rédigée ou imprimée sur un papier à en-tête;
►ne confirme pas clairement l’incapacité à passer l’examen;
►ne précise pas la date prévue du retour aux études/aux examens (pronostic).

⇨ Vous avez présenté des demandes pour des raisons similaires ou identiques autrefois et rien ne prouve que vous ayez pris des mesures pour résoudre les problèmes auxquels vous êtes confrontés pendant les périodes d'examen.

• Vous devez passer l'examen final à la date et à l'heure prévues à l'origine. Si vous n’écrivez pas votre examen final, vous recevrez une note J qui sera considérée comme un échec de votre MPT et de votre MPA. Si vous recevez un J, un examen supplémentaire peut être une option pour vous si vous remplissez les conditions d’éligibilité. Voir l’onglet «Examens supplémentaires».
• Si vous êtes étudiant en arts ou en sciences, vous pouvez demander par écrit que la décision soit ré-examinée. Pour faire une demande de révision de décision, vous devez disposer de nouveaux renseignements ou documents relatifs à votre demande initiale que vous n’avez pas soumis à l’origine.
  
  Si vous estimez que votre situation justifie une révision de décision, envoyez votre demande écrite au plus tard 5 jours ouvrables après le refus de votre demande initiale.
  • Comment soumettre une demande:

⇨ Rédigez une déclaration concise (500 mots maximum) expliquant pourquoi vous demandez une révision de décision et quelles informations nouvelles et pertinentes vous partagez pour étayer votre demande notamment :

►les mesures prises pendant la session pour éviter le report de l’examen, notamment les services ou ressources de soutien utilisés, la réduction du nombre de cours, etc.
►les raisons pour lesquelles la documentation fournie était incomplète ou imprécise, s’il y a lieu.

⇨ Envoyez votre déclaration - ainsi que les documents justificatifs au format PDF - à servicepoint [at] mcgill.ca (subject: Examen%20de%20la%20d%C3%A9cision%3A%20examen%20diff%C3%A9r%C3%A9) à partir de votre compte email McGill, en veillant à ce que la ligne d'objet indique "Examen de la décision: examen différé"

Les décisions sont examinées par un comité composé des personnes suivantes: directeur, Point de service; Registraire et directeur général du gestion de l’effectif étudiant; et soit le doyen associé (Arts OASIS), soit le directeur des services-conseils (Science SOUSA), selon votre faculté.

Le comité examinera la demande initiale ainsi que les renseignements et documents supplémentaires en fonction des critères d’admissibilités décrits sur le site Web, du dossier scolaire de l’élève et des demandes antérieures de report d’examen ou d’abandon tardif de cours. Il passera en revue uniquement les documents et les déclarations écrites; aucun argument ne pourra être présenté en personne.

Les décisions prises par ce comité sont finales.