Tout au long de l’été, nous avons poursuivi sans relâche le développement de Maximo, le nouveau système de gestion des actifs qui remplacera FAMIS. Voici un aperçu de l’avancement des travaux.
Comme nous l’avons annoncé en juin, la phase 1 de l’initiative se poursuivra jusqu’à la mise en service de Maximo à l’hiver 2024, et FAMIS sera mis hors service peu après. Les travaux avancent selon le calendrier prévu.
Qu’avons-nous fait depuis juin?
L’équipe du projet (qui regroupe les TI, JLL et GISA/FMAS) a commencé la conception et le développement de la plateforme en tenant compte des besoins exprimés.
Les intégrations, c’est-à-dire les applications qui assureront les transferts de données entre Maximo et l’infrastructure informatique de McGill, sont en cours d’élaboration. La connexion du nouveau système avec Banner, Unifier, eSpace (le système de gestion des espaces) et MarketPlace devrait se poursuivre jusqu’en novembre.
Et ensuite?
Les essais du système et d’acceptation par les utilisateurs débuteront en novembre. Nous vérifierons si les achats, la création de bons de travail, la gestion des stocks et tous les processus actuellement réalisés dans FAMIS fonctionnent bien dans Maximo.
La gestion du changement est au cœur de toutes les activités de soutien au personnel de GISA/FMAS durant la transformation. Votre participation est essentielle à la réussite de la transition. Nous vous invitons donc à adhérer au réseau de gestion du changement, qui offre plusieurs avantages :
- Explorer Maximo avant sa mise en service.
- Participer à la conception du matériel de formation.
- Recevoir la formation sur le nouveau système avant les autres.
- Devenir une ressource précieuse pour vos collègues.
Pour en savoir plus, il suffit d’écrire à la conseillère en gestion du changement : valerie.connell [at] mcgill.ca (Valerie Connell)
Nouveau membre de l’équipe de développement
L’équipe du projet souhaite la bienvenue à son nouveau gestionnaire de programme opérationnel, Olivier Bemmann, qui occupe depuis un an et demi le poste d’administrateur de contrats au sein de l’équipe d’Exploitation des installations de McGill. Il se joint à l’équipe de gestion des actifs de Maximo, où il travaillera en étroite collaboration avec Fabien Welp-Barr, directeur adjoint, processus de gestion des actifs, services publics et énergie. Il assurera les tâches suivantes :
- Déterminer les processus opérationnels.
- Assurer la liaison entre GISA/FMAS et les équipes de projet des TI.
- Veiller à la configuration, à la maintenance et aux améliorations continues du système.
- Superviser la formation des utilisatrices et utilisateurs et veiller au transfert des connaissances et à la mise à jour de la documentation.
Formation
Dès le début de l’hiver, la formation sur Maximo sera offerte à la plupart des membres du personnel de GISA/FMAS. Vous recevrez une invitation.
Certains membres de la direction et du personnel recevront la formation plus tôt et pourront donc aider leurs collègues pendant leur formation et tout de suite après la mise en service. Ces personnes vérifieront en outre l’exactitude, la convivialité et la fonctionnalité du matériel de formation pour le personnel de GISA.
Comment cette solution améliorera-t-elle la gestion des actifs des installations?
Maximo offre plusieurs fonctionnalités intéressantes :
- Un portail libre-service convivial accessible par ordinateur et sur les plateformes mobiles.
- L’accessibilité du système partout sur le campus pour la saisie des bons de travail et des feuilles de temps.
- La réduction des processus papier et du travail en double.
- L’automatisation de certaines tâches pour une plus grande efficacité.
- Une solution conforme aux normes établies et utilisée dans de nombreuses organisations.
- La production de rapports améliorés et diversifiés grâce au tableau de bord.
Autres avantages :
- L’accès à l’information en temps réel pour appuyer le processus décisionnel.
- Une meilleure vue d’ensemble des actifs.
- La possibilité pour les clients de faire le suivi de leurs demandes de service dans le portail.
Pour en savoir plus sur Maximo et sur le projet, consultez l’annonce à son sujet.
Des questions? Écrivez à maximo.fmas [at] mcgill.ca.