De FAMIS à Maximo : état des lieux

Tout au long de l'automne, nous avons travaillé au développement de Maximo, le nouveau système de gestion des actifs qui remplacera FAMIS. Voici un état des lieux :

En juin, nous avons annoncé que la phase 1 de cette initiative se poursuivrait jusqu'à la mise en service de Maximo au printemps 2024. Nous avons dû repousser cette échéance au début de l'été 2024.

Que s'est-il passé depuis septembre ?

• L'équipe de projet (IT, JLL et GISA) en est aux dernières étapes de la conception de la plateforme pour s'assurer que la solution finale répond aux besoins exprimés.
• JLL a terminé la configuration de la plupart des fonctions énumérées dans la matrice des exigences du projet.
• Le développement des intégrations (applications utilisées pour transférer des informations vers et depuis d'autres systèmes) est presque terminé. Le travail de l'équipe de projet sur la connexion de Maximo avec Banner et McGill MarketPlace devrait se poursuivre jusqu'à la fin de l'hiver 2024.

Quelles sont les prochaines étapes ?

• JLL a commencé en décembre (et poursuivra en janvier) la démonstration à l'équipe de développement des processus de plateforme suivants :
  • Demandes de service
  • Bons de travail
  • Facturation
  • Gestion des actifs
  • Conception de l'interface utilisateur
• Développement et finalisation de nouveaux processus (décembre - janvier)
• Roadshow en janvier (nous venons vers vous... pour vous expliquer de quoi il s'agit)
• Séance de questions-réponses virtuelle en mars (plus d'informations en février)
• Tests d'acceptation par l'utilisateur (UAT) au printemps.

Tournée de présentations pour les équipes de l'Exploitation des installations de la GISA

Le personnel de l'Exploitation des installations de la GISA ("FMAS Operations") est invité à participer à l'une des séances d'information ci-dessous pour découvrir les changements et les avantages que Maximo apportera. Nous vous informerons des nouvelles méthodes de travail qui découleront de l'implantation du logiciel et présenterons certains des outils et des fonctions disponibles dans l'application.

Voici les dates, heures et lieux des séances d'information (consultez votre superviseur pour savoir à quelle présentation assister) :

Des sessions supplémentaires s’ajouteront dans les prochaines semaines pour certains groupes non mentionnés ci-dessus - vos superviseurs en seront informés. 

Formation :

• Des membres sélectionnés de la direction et du personnel recevront une formation préalable afin d'aider les autres utilisateurs pendant leur formation éventuelle et pendant la période qui suivra immédiatement la mise en service. Ils veilleront également à ce que le matériel de formation soit précis et facile à utiliser par les employés de la GISA. 
• Afin de vous préparer à utiliser Maximo dans le cadre de vos activités, des sessions de formation pour les équipes de l'Exploitation des installations de la GISA ("FMAS Operations") seront organisées à l'approche de la mise en service, à la fin du printemps 2024. Restez à l'écoute pour recevoir une invitation ! 

Comment cette solution nous aidera-t-elle à gérer les actifs de nos installations ?

Maximo offre les caractéristiques et avantages suivants :

• Un portail libre-service convivial disponible sur les plates-formes de bureau et mobiles.
• Accessibilité depuis n'importe quel endroit du campus pour les bons de travail et les cartes de temps.
• Réduction des processus papier et de la duplication inutile du travail.
• Automatisation des tâches du système, conduisant à une plus grande efficacité des opérations.
• Respect des normes industrielles et utilisation dans de nombreuses organisations similaires.
• Amélioration des rapports sur les opérations grâce à des tableaux de bord et à un ensemble varié de rapports.

Maximo permettra ce qui suit :

• L'accès à l'information en temps réel, afin de mieux éclairer la prise de décision.
• Une meilleure visibilité de tous les actifs.
• La possibilité pour les clients de suivre leurs demandes de service sur le portail.

Pour plus d'informations sur la solution Maximo et le plan du projet, veuillez consulter l’annonce du projet.

Questions? Envoyez-les à l’adresse suivante : maximo.fmas [at] mcgill.ca

Luc Roy, directeur, Gestion des bâtiments, GISA
(coresponsable du projet)
George Lazaris, directeur, Bâtiments et terrains, GISA
(coresponsable du projet)