Important Information: Procurement Directive 1.5.01/ Information importante: Directive d'approvisionnement 15.01

La version française suit

François Pouliot

Director, Procurement Services Directeur, Services de l’approvisionnement

Financial Services Services financiers TEL: (514) 398-2658

3465 Durocher Street, Room 107 3465, rue Durocher, bureau 107 FAX: (514) 398-1885

Montréal (Québec) Canada H2X 0A8 Montréal (Québec) Canada H2X 0A8 Email: francois.pouliot [at] mcgill.ca

Date: November 14, 2018

Object: Purchase Requisition “Description” Field

Revision Date: N/A

Effective Date: November 14, 2018

PART I – PURPOSE AND SCOPE

To ensure the quality of the information stored in our systems and records is sufficient to meet our reporting and record retention obligations, Procurement Services hereby issues this Directive, applicable to all purchase requests not originating from a MMP catalogue.

PART II - INSTRUCTIONS

1. 1. When submitting a purchase requisition in the McGill Market Place or in FAMIS, use the “Description” field (maximum of 50 characters) to provide a meaningful description of the good or service purchased (e.g. Super Computer, FR to EN Translation Services, Catering for homecoming, etc.).

1. 2. Do not use the quote reference number in the “Description” field. The quote reference number should be included in the “External Notes” field only, with the quote documents added as attachments, or uploaded to the contract management module of MMP (“CCT”) by the buyer responsible for your procurement needs.

1. 3. Since the contractor’s name will automatically appear on the purchase order, it must not be repeated in the “Description” field (the brand itself, if different from the contractor’s name, is a legitimate and useful piece of information to add to the “Description” field).

1. 4. When a purchase request pertains to another, already issued purchase order (whether past or current), please include this information in the Internal Notes of the purchase request (or if unavailable, as much information as possible to correlate the purchase orders).

 

François Pouliot

Director, Procurement Services Directeur, Services de l’approvisionnement

Financial Services Services financiers TEL: (514) 398-2658

3465 Durocher Street, Room 107 3465, rue Durocher, bureau 107 FAX: (514) 398-1885

Montréal (Québec) Canada H2X 0A8 Montréal (Québec) Canada H2X 0A8 Email: francois.pouliot [at] mcgill.ca

Date: November 14, 2018

Objet: Champ “Description” des Demandes d’achat

Date de Révision: S.o.

Date d’entrée en vigueur: 14 novembre 2018

SECTION I – OBJECTIF ET PORTÉE

Afin de s’assurer que la qualité des informations stockées dans nos systèmes et archives est satisfaisante pour respecter nos obligations en matière de reddition de comptes et de conservation des dossiers, les Services de l’approvisionnement achats transmet la présente directive, qui s'applique à toutes les demandes d'achat ne provenant pas d'un catalogue MMP.

SECTION II - INSTRUCTIONS

1. 1. Lorsque vous soumettez une demande d’achat sur le McGill Market Place ou dans FAMIS, utilisez le champ « Description » (50 caractères maximum) pour fournir une description représentative du bien ou du service acheté (par exemple, super calculateur, services de traduction FR à EN, services traiteurs pour les retrouvailles, etc.).

1. 2. N'utilisez pas le numéro de référence de la soumission dans le champ « Description ». Le numéro de référence de la soumission doit être inclus uniquement dans le champ «External Notes externes», avec les documents de soumission ajoutés en tant que pièces jointes, ou téléchargés vers le module de gestion des contrats de MMP (« CCT ») par l'acheteur responsable de vos besoins d'approvisionnement.

1. 3. Le nom du contractant apparaissant automatiquement sur le bon de commande, il ne doit pas être répété dans le champ "Description" (la marque elle-même, si différente du nom du contractant, est un élément légitime et utile à ajouter au champ "Description").

 

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