Avis de confidentialité

L’Avis s'applique lorsque vous nous communiquez des Renseignements personnels de quelconque manière, par exemple en soumettant un formulaire par courriel, par l'intermédiaire de nos sites web, de nos systèmes ou de nos portails, en personne ou par téléphone. L’Avis s'applique également lorsque nous recevons des Renseignements personnels vous concernant de la part de tiers autorisés à les partager avec nous : par exemple, lorsqu'un autre établissement d'enseignement fournit à McGill des renseignements en appui à une demande d'admission d'un étudiant.

Veuillez noter que l’Avis n'est pas exhaustif et ne décrit pas toutes les manières dont McGill peut utiliser vos Renseignements personnels. Avant d’utiliser des Renseignements personnels d'une façon ou à des fins non décrites dans l’Avis, nous vous fournirons un avis supplémentaire et/ou un formulaire de consentement concernant ce traitement.

En nous fournissant des Renseignements personnels après avoir eu la possibilité de consulter l’Avis (et son annexe A), vous consentez au traitement de vos Renseignements personnels conformément à cet Avis.

Nous traiterons rapidement les questions, les commentaires, les demandes et les plaintes concernant la mise en œuvre du présent Avis. Lorsque vous nous contactez, une preuve de votre identité vous sera demandée afin que nous puissions nous assurer que nous répondons à une personne autorisée.

Pour obtenir des informations sur la façon dont une unité en particulier traite vos Renseignements personnels, veuillez consulter la section 2.1 ci-dessous. Pour tout commentaire, question ou plainte d'ordre général concernant le traitement de vos Renseignements personnels par McGill, veuillez consulter la section 2.2. Pour les demandes d'accès ou de correction de vos Renseignements personnels en vertu de la Loi sur l'accès, veuillez consulter la section 2.3.

2.1. Demandes, questions et commentaires propres à une unité

Si vous avez des questions ou des commentaires sur les pratiques en matière de protection des Renseignements personnels spécifiques à une unité en particulier ou si vous souhaitez exercer vos droits individuels au sein d'une unité, veuillez d'abord communiquer avec l'unité de McGill concernée par le traitement de vos renseignements personnels. À titre d'exemple :

• Les futurs étudiants peuvent adresser leurs demandes à la privacy.es [at] mcgill.ca (Gestion de l’effectif étudiant) (https://www.mcgill.ca/es/fr).
• Les étudiants peuvent adresser leurs demandes à un certain nombre d'unités, en fonction de la nature de leur demande : la privacy.es [at] mcgill.ca (Gestion de l’effectif étudiant) ou aux Services aux étudiants (https://www.mcgill.ca/studentservices/fr) (qui comprennent les Bourses et aide financière (https://www.mcgill.ca/studentaid/fr/contacter), le Centre de bien-être des étudiants (https://www.mcgill.ca/wellness-hub/), et plusieurs autres unités). Les étudiants peuvent également adresser leurs demandes à leur département ou leur faculté d’attache. Les étudiants peuvent obtenir directement certains documents relatifs à leur inscription via Minerva (ou via Athena pour les étudiants suivant des cours et activités non crédités, tels que ceux offerts par l’École d’éducation permanente).
• Les candidats à un emploi, les employés potentiels, les employés (y compris les étudiants) et les anciens employés (y compris les retraités) peuvent adresser leurs demandes aux Ressources humaines (https://www.mcgill.ca/hr/fr/contact). Le personnel enseignant peut également contacter le Bureau du personnel enseignant (https://www.mcgill.ca/apo/fr).
• Les anciens élèves, les donateurs potentiels, les donateurs et les bénévoles peuvent adresser leurs demandes à Avancement universitaire (https://www.mcgill.ca/advancement/fr/nous-joindre).
• Les participants à la recherche peuvent adresser leurs demandes directement à l'équipe de recherche concernée (cette information vous a été communiquée lorsque vous avez accepté de participer à l'étude ou lors d’autres communications de McGill).
• Les participants aux sondages et aux enquêtes peuvent adresser leurs demandes aux organisateurs concernés (selon les informations contenues dans l’invitation ou autre communication reçue de McGill).
• Les participants aux webinaires et aux événements peuvent adresser leurs demandes aux organisateurs concernés (selon les informations contenues dans l’invitation ou autre communication reçue de McGill).

2.2. Demandes générales, questions et commentaires

Si vous n'avez pas trouvé de personne ressource pour votre unité (voir ci-dessus), veuillez communiquer avec le privacy.secretariat [at] mcgill.ca (Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée de McGill) si vous avez des questions ou des commentaires sur les pratiques de l'Université en matière de protection de la vie privée ou si vous souhaitez déposer une plainte. Voir la section 5.4 pour des informations sur les plaintes formelles.

Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée de McGill

par courriel : privacy.secretariat [at] mcgill.ca

par courrier :

Responsable de la protection de la vie privée
Bâtiment administratif James, salle 313
845, rue Sherbrooke Ouest
Montréal (Québec) H3A 0G4

par téléphone : 514 398-4719

2.3. Demandes d'accès ou de correction de vos Renseignements personnels

Vous avez le droit de demander l'accès à vos Renseignements personnels détenus par McGill. Vous pouvez également demander une correction de vos renseignements si ceux-ci sont incorrects, inexacts ou incomplets (voir la section 5 ci-dessous pour de plus amples informations sur vos droits). Ces demandes doivent être adressées au Secrétariat de McGill.

Secrétariat de McGill

par courriel : accesstodocuments.secretariat [at] mcgill.ca

par courrier :

Secrétaire général
Bâtiment administratif James, salle 313
845, rue Sherbrooke Ouest
Montréal (Québec) H3A 0G4

par téléphone : 514 398-1568

Afin de remplir ses diverses missions, McGill recueille plusieurs types de Renseignements personnels. Nous prenons des mesures pour nous assurer que les Renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet se limitent à ce qui est nécessaire pour atteindre un objectif défini, spécifique et limité.

Les Renseignements personnels que nous recueillons et utilisons dépendent du contexte de nos interactions avec vous (par exemple, si vous êtes un étudiant, un futur étudiant, un employé, etc.). Vous trouverez à l'Annexe A d'autres informations spécifiques sur la manière dont nous utilisons vos Renseignements personnels, notamment les catégories générales de Renseignements personnels que nous recueillons, un aperçu des fins auxquelles McGill traite ces renseignements et la manière dont nous partageons vos Renseignements personnels avec des tiers, s'il y a lieu.

Nous avons mis en place des procédures afin d'assurer la sécurité de l'accès aux dossiers physiques et électroniques contenant les Renseignements personnels qui sont sous notre contrôle. Par exemple, seuls les membres du personnel autorisés dans le cadre de leurs fonctions à consulter vos Renseignements personnels auront accès aux dossiers physiques et électroniques.

Vos Renseignements personnels seront conservés conformément à nos obligations légales et d’affaires; et seulement pendant la période raisonnablement nécessaire pour remplir ces obligations, sous réserve des délais fixés dans le Calendrier de conservation des dossiers de l'Université McGill.

Si vos Renseignements personnels doivent être traités ou hébergés en dehors du Québec, nos pratiques concernant vos Renseignements personnels demeurent régies par le présent Avis, l’Annexe A et les lois applicables en matière de protection de la vie privée. Veuillez noter que les lois sur la protection de la vie privée dans d'autres juridictions peuvent différer de celles en vigueur au Québec et peuvent ne pas offrir le même niveau de protection. En outre, lorsque des renseignements sont hébergés ou traités à l'extérieur du Québec, ils peuvent être soumis à d’autres lois et accessibles par les autorités légales de ces autres juridictions. Nous mettons en œuvre des clauses contractuelles imposant des obligations aux fournisseurs de services situés en dehors du Québec.

Conformément à la Loi sur l'accès, McGill est autorisée à divulguer vos Renseignements personnels à des tiers lorsque ces renseignements sont nécessaires à l'exécution d'un mandat ou au respect d'obligations contractuelles. Nous ne communiquerons vos Renseignements personnels à un tiers qu'en vertu d'un contrat obligeant le tiers à traiter les renseignements de façon sécuritaire et confidentielle.

McGill peut partager des Renseignements personnels pertinents avec des prestataires de services tiers qui fournissent des services en notre nom, tels que des prestataires de services informatiques, de services de marketing et de services d'hébergement de données.

McGill peut également divulguer vos Renseignements personnels aux tribunaux, aux autorités chargées de l'application de la loi ou aux autres organismes gouvernementaux afin de se conformer aux demandes légales et réglementaires, aux lois applicables ou aux obligations contractuelles, ou pour répondre à une ordonnance du tribunal ou à des procédures administratives ou judiciaires liées à McGill.

Lorsqu'elle communique des Renseignements personnels à un tiers, McGill ne divulgue que les Renseignements personnels nécessaires à la réalisation de l'objectif visé par cette divulgation. Veuillez consulter l'Annexe A pour obtenir des informations spécifiques sur la communication à des tiers.

Pour les catégories de Renseignements personnels qui ne sont pas traitées dans le cadre de l’Avis ou de son Annexe A, nous pourrons utiliser des avis supplémentaires pour vous informer et obtenir votre consentement.

Vous disposez de plusieurs droits en ce qui concerne vos Renseignements personnels, comme indiqué ci-dessous. Veuillez consulter la section 2 pour savoir comment nous contacter pour exercer ces droits.

5.1. Accès

Sous réserve de certaines exceptions prévues par la Loi sur l'accès, nous vous donnerons accès aux Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet.

Les étudiants peuvent accéder à certains Renseignements personnels via Minerva (ou via Athena pour les cours et activités non crédités). Les étudiants peuvent également accéder à certains Renseignements personnels relatifs aux services informatiques qui leur sont proposés à l’adresse suivante: https://www.mcgill.ca/it/students. Les étudiants qui souhaitent accéder au contenu de leur dossier peuvent s'adresser à la Gestion de l’effectif étudiant et/ou à leur département ou faculté d’attache.

Les membres du personnel peuvent accéder à leurs Renseignements personnels via la plate-forme Workday. Les membres du personnel qui souhaitent obtenir le contenu de leur dossier personnel peuvent contacter le service des Ressources Humaines. Les membres du personnel enseignant peuvent également contacter le Bureau du personnel enseignant.

Enfin, toute personne peut déposer une demande formelle d’accès aux documents personnels en vertu de la Loi sur l’accès auprès du Secrétariat de l'Université.

5.2. Rectification

Vous avez le droit de nous demander de corriger tout Renseignement personnel vous concernant que vous estimez incorrect, inexact ou incomplet.

• Les étudiants peuvent obtenir des informations sur la manière de mettre à jour ou de modifier leurs Renseignements personnels détenus par McGill à l’adresse suivante : https://www.mcgill.ca/student-records/fr/infos-personnelles.
• Les membres du personnel peuvent accéder à Workday pour mettre à jour ou corriger certains éléments de leurs Renseignements personnels en suivant les instructions à l’adresse suivante : https://deptkb.mcgill.ca/display/HRAPOKB/Managing+your+Personal+and+Work+Information.

Enfin, vous pouvez soumettre au Secrétariat de l’Université une demande formelle de rectification de vos Renseignements personnels en vertu de la Loi sur l'accès.

5.3. Refus ou retrait du consentement

Vous pouvez refuser de fournir certains Renseignements personnels ou de consentir au traitement de vos Renseignements personnels en indiquant clairement votre refus au moment de la collecte. Selon le contexte, votre refus peut être communiqué par omission (par exemple, en refusant de remplir ou de signer un formulaire) ou de manière affirmative (par exemple, en refusant verbalement de donner votre consentement ou en sélectionnant certaines options limitant l'utilisation de vos renseignements personnels lors de la collecte).

Vous pouvez également retirer votre consentement au traitement ou à la divulgation de vos Renseignements personnels en contactant l'unité appropriée, comme indiqué à la section 2 ci-dessus, ou par d'autres processus qui peuvent être identifiés lors de la collecte (par exemple, les étudiants peuvent remplir et soumettre un Formulaire d’opposition disponible à travers les Dossiers des étudiants). Une preuve de votre identité sera exigée pour retirer votre consentement.

Dans certains cas, le refus de fournir des Renseignements personnels ou de consentir à ce que nous traitions vos Renseignements personnels peut signifier que nous ne serons pas en mesure de vous fournir des services et peut entraîner une réduction de la qualité de certains services offerts (par exemple, certains Renseignements personnels sont nécessaires pour déterminer si un étudiant peut recevoir ou postuler à des prix ou à des bourses). Nous vous aiderons à identifier les conséquences ou les limitations pouvant résulter du refus ou du retrait de votre consentement, le cas échéant.

Nous sommes tenus de conserver des dossiers comprenant des éléments de vos Renseignements personnels à des fins de conformité réglementaire et d'administration (par exemple, des informations relatives à la paie, à la discipline ou à l'inscription).

5.4. Plainte

Vous avez le droit de poser des questions, de faire des commentaires et de déposer une plainte. La procédure de réception et de réponse aux plaintes ou aux demandes concernant le traitement de vos Renseignements personnels et notre respect de l’Avis et des lois applicables en matière de protection de la vie privée est décrite dans notre Politique sur la gouvernance des renseignements personnels.

Si vous ne parvenez pas à résoudre un problème, un commentaire ou une préoccupation en communiquant avec l'unité concernée par le traitement de vos Renseignements personnels, vous pouvez déposer une plainte officielle auprès du Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée de McGill en utilisant la procédure et le formulaire prévus à cet effet, ainsi que les coordonnées indiquées à la section 2. Toutes les plaintes seront examinées par le Bureau de l'accès et de la protection de la vie privée de McGill, qui déterminera si le traitement de vos Renseignements personnels est conforme à nos politiques, procédures et lignes directrices, ainsi qu'aux lois applicables. Le Bureau de l'accès et de la protection de la vie privée de McGill déploiera tous les efforts raisonnables pour résoudre votre plainte. Vous serez informé des progrès ou des résultats de l'enquête. Selon la nature de votre plainte, il pourra être nécessaire de vérifier votre identité.

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec en utilisant le formulaire approprié disponible ici sur le site suivant : https://plainte.cai.gouv.qc.ca/. Toutefois, nous vous invitons à communiquer d'abord avec le privacy.secretariat [at] mcgill.ca (Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée de McGill).

5.5. Comment exercer vos droits

Pour exercer l'un des droits susmentionnés, veuillez contacter le Bureau de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée de McGill , comme indiqué à la section 2 du présent Avis. McGill n'examinera que les demandes écrites. Votre demande doit être accompagnée d'une preuve de votre identité et fournir suffisamment de détails pour nous aider à valider votre demande.

Nous respectons les normes de sécurité de l’industrie pour protéger les Renseignements personnels que nous recueillons et recevons. En particulier, nous avons mis en place les mesures de protection physiques, techniques, informatiques et administratives appropriées pour protéger vos Renseignements personnels contre des incidents de confidentialité.

Malgré ces mesures, compte tenu des risques inhérents à l'utilisation des systèmes informatiques, nous ne pouvons pas assurer ou garantir la sécurité et la confidentialité des renseignements que vous nous transmettez ou que vous nous fournissez. Si vous avez des raisons de penser que des Renseignements personnels ont été compromis, veuillez nous contacter tel qu’indiqué à la section 2 de l’Avis.

Veuillez consulter notre Avis sur les témoins pour obtenir des informations détaillées sur les témoins et autres technologies de suivi utilisées par McGill, y compris les fins pour lesquelles McGill utilise des témoins et la façon dont vous pouvez gérer vos préférences en matière de témoins.

Nos sites Web, portails et autres moyens de communication avec vous peuvent contenir des liens vers des contenus, services, sites ou applications gérés par des tiers et sur lesquels McGill n’exerce pas de contrôle. Vous comprenez que nous ne sommes pas responsables des pratiques de ces tiers en matière de protection des renseignements personnels et que les pratiques de ces tiers en matière de traitement des Renseignements personnels ne sont pas couvertes par le présent Avis.

Nous pouvons, de temps à autre, modifier l’Avis afin de refléter les changements apportés à nos pratiques internes ou à la législation applicable.

Avant d'entrer en vigueur, les modifications envisagées seront publiées sur le site web de McGill, accompagnées d'un avis de modification à l’Avis.