Lorsqu’on aménage un lieu de travail partagé, il faut tenir compte de l’expérience utilisateur, du bien-être des employés et de l’efficacité du groupe qui s’y installera.
Pour s’adapter au nouveau modèle de travail, les concepteurs et les entreprises clientes ainsi que leurs dirigeants et gestionnaires devront sortir des sentiers battus et adopter de nouvelles façons de faire. Le cadre doit convenir à la nature du travail – notamment aux tâches individuelles exigeant une grande concentration – et aux préférences des employés, et comprendre des lieux de collaboration. Le nouveau modèle de travail doit offrir au personnel flexibilité et autonomie.
Vous trouverez ci-après les éléments à prendre en considération pour la planification ou l’amélioration d’un aménagement.
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Flexibilité
Milieu de travail partagé et souplesse : voilà deux incontournables en gestion de l’espace. Le cadre multimodal est idéal pour les groupes multidisciplinaires. On peut adapter l’espace en moins de deux, par exemple en déplaçant le mobilier. Car dans les espaces partagés, le mobilier doit être facile à déplacer. Ainsi, le mobilier autoportant du projet pilote peut être déplacé en fonction de la distance, de l’orientation ou du degré d’isolement souhaité.
Précisons que la flexibilité va au-delà de l’adaptabilité spatiale : elle infuse tous les aspects du lieu de travail de l’avenir. Ainsi, la souplesse s’invite dans la technologie, le ratio d’occupation, les horaires, le partage des ressources, etc. Bref, on recherche un écosystème qui, grâce à sa flexibilité et à sa polyvalence, saura répondre aux besoins divers des utilisateurs.
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Tranquillité et intimité
La tranquillité et l’intimité doivent absolument être prises en compte dans la planification.
Les aires ouvertes ainsi que la mobilité et la collaboration mettent la tranquillité et l’intimité à rude épreuve. Pourtant, ces dernières sont essentielles au bien-être et à l’efficacité des utilisateurs. Tous les employés et toutes les équipes ont besoin de tranquillité pour accomplir leur travail. Pour procurer aux équipes du projet pilote la tranquillité dont elles avaient besoin, nous avons aménagé des quartiers (voir le point 3).
Pour assurer aux employés tranquillité et intimité, on doit se préoccuper de l’acoustique, des distractions visuelles et du va-et-vient dans les zones partagées et les aires ouvertes.
Acoustique
En atténuant les bruits ambiants, les solutions acoustiques peuvent contribuer notablement au bien-être et à l’efficacité.
Testées au NMT
Absorption du bruit → Solutions physiques
- Panneaux insonorisants suspendus ✓
- Panneaux muraux
- Panneaux-écrans latéraux ✓
- Cloisons autoportantes ✓
Blocage du bruit → Solutions techniques
- Système de masquage sonore ✓
- Système de bruit blanc
- Casque antibruit
Distractions visuelles et va-et-vient des employés
La délimitation d’espaces offrant des degrés d’intimité divers et le recours à des composantes de nature à réduire au minimum les sources de distraction, notamment les distractions visuelles, peuvent transformer les aires ouvertes en lieux agréables où l’on peut travailler efficacement.
Voici des solutions fort efficaces pour procurer une certaine intimité aux employés :
Cabine téléphonique Cette cabine insonorisée autoportante qui fait écran au bruit se révèle également fort utile pour délimiter zones et quartiers. ✓
Cloisons Plusieurs modèles sont disponibles.
- Panneaux-écrans entre les postes de travail ✓
- Pour les aires de détente, les postes de travail à utilisation temporaire et les fauteuils de type lounge ✓
- Panneaux acoustiques autoportants ou fixes ✓
Cloisons de verre Faciles à installer, ces cloisons permettent de créer des locaux tranquilles multifonctionnels, individuels ou partagés, favorisant la concentration, le repos, la collaboration ou toute autre activité, selon le mobilier choisi. ✓
Cloisons amovibles Dans un lieu de travail flexible, les cloisons amovibles procurent une intimité provisoire aux employés et aux équipes en créant une séparation physique. ✓
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Quartiers
Même si les postes de travail ne sont pas attribués en propre aux employés, il est essentiel, tant pour la collaboration que pour le sentiment d’appartenance, que les membres d’une même équipe soient assis à proximité les uns des autres.
Ainsi, on peut subdiviser les lieux de travail en quartiers où les utilisateurs retrouveront rapidement leurs coéquipiers ainsi que le matériel ou les documents qu’ils utilisent dans l’exercice de leurs fonctions. Le quartier est dès lors une sorte de havre où les coéquipiers se sentent à l’aise et en confiance.
On aura recours à diverses stratégies spatiales, techniques et organisationnelles pour :
- protéger les utilisateurs des stimuli visuels;
- créer des sous-zones délimitées par des cloisons nouveau genre;
- permettre aux employés de travailler à proximité de leurs coéquipiers;
- structurer le plan d’implantation;
- stimuler le sentiment d’appartenance et la motivation.
La flexibilité du cadre de travail n’empêche pas les équipes d’aspirer à une certaine prévisibilité. La création de quartiers permet de réunir les équipes. Les employés peuvent bien sûr circuler ailleurs dans l’espace de travail, mais ils savent toujours où trouver leurs collaborateurs de tous les jours : ils ont leur port d’attache.
Idéalement, les quartiers adaptés aux besoins de chaque équipe devraient communiquer les uns avec les autres, dans une suite logique. Ils peuvent abriter :
- des places individuelles partagées, ou attribuées en propre aux membres de l’équipe;
- des lieux de collaboration en présentiel ou à distance répondant aux besoins divers des utilisateurs;
- des lieux tranquilles pour se concentrer, s’isoler ou se ressourcer;
- des aires communes pour les réunions, la socialisation et l’apprentissage.
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Design biophilique
Le design biophilique (du terme biophilie, soit la connexion entre l’Homme et la nature), c’est l’intégration de la nature aux intérieurs dans une optique de bien-être. On pense d’emblée à l’ajout de plantes, mais les textures et les palettes de couleurs naturelles, les vues extérieures et un éclairage naturel suffisant sont tous des éléments importants du design biophilique. En plus de favoriser l’efficacité, le calme, la concentration et la créativité, le design biophilique est énergisant.
L’aménagement est également un aspect important du design biophilique. Ainsi, une configuration biophile peut isoler en procurant de l’intimité, nourrir la curiosité et provoquer la découverte, tout en faisant naître chez son utilisateur un sentiment de confiance. Un cadre peut être propice tant à l’exploration qu’à la tranquillité. L’orientation de certaines zones participe aussi au caractère biophile d’un lieu. Ainsi, les aires communes et informelles du projet pilote ont été aménagées à dessein là où elles s’imposaient naturellement.
À cet égard, la zone multifonctionnelle Three Bares :
- met à la portée de tous la plus belle vue extérieure du bureau (le pavillon de musique et le mont Royal);
- est baignée de la lumière naturelle qui entre à flots par les immenses fenêtres;
- offre une aire de détente nichée dans une alcôve;
- comprend une aire de présentation délimitée par une cloison transparente.