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Preuve d'inscription

Preuve d’inscription

Une preuve d’inscription est une lettre officielle du registraire de l’Université énumérant les trimestres universitaires auxquels l’étudiant a été inscrit. Elle peut être téléchargée en format PDF depuis Minerva pour être enregistrée et imprimée.

Les organismes suivants acceptent une preuve d’inscription:

- autorités de transport local (STM, AMT, etc.),
- autorités sanitaires provinciales,
- administrateur de REEE,
- programme Explore,
- SWAP vacances travail,
- et plusieurs autres.

Remarque: Pour le transport en commun de la STM à prix reduit, les étudiants peuvent également commander leur carte OPUS via Minerva.

Un formulaire de confirmation d’inscription est un formulaire provenant d’un tiers demandant la confirmation de l’inscription d’un étudiant à McGill. L’étudiant le fournit au Point de service pour qu’il y soit rempli. 

Types de formulaires de confirmation d’inscription remplis par le Point de service:

- gouvernements (par exemple, résidence permanente),
- ambassades ou consulats,
- gouvernements étrangers,
- déclaration de sinistre/retraite/anciens combattants,
- confirmation d’inscription pour les étudiants en échange seulement.

Imprimer une preuve d’inscription

Les étudiants ayant besoin de confirmer leur statut à McGill peuvent obtenir une lettre signée confirmant leurs modalités d’inscription à l’Université en allant sur Minerva.

  1. Ouvrez une session dans Minerva
  2. Cliquez sur Menu des Étudiants
  3. Choisissez Menu Dossiers des étudiants
  4. Cliquez ensuite sur Preuve d'inscription ** en anglais seulement
  5. Choisissez les caractéristiques appropriées et le type de lettre
  6. Cliquez sur Submit/Print
  7. La lettre s’affichera en format PDF; vous pourrez ensuite la sauvegarder ou l’imprimer

Formulaires

Autorités d’immigration canadiennes et étrangères

Les étudiants peuvent devoir présenter une preuve d’inscription pour demander ou renouveler un permis d’immigration, pour demander le statut de citoyen canadien ou pour d’autres motifs associés à la citoyenneté ou à la résidence.

En règle générale, les étudiants étrangers souhaitant renouveler leur permis d’études ou leur CAQ doivent fournir un document indiquant le nombre d’unités complétées à ce jour. L’étudiant peut produire ce document depuis son compte Minerva en sélectionnant « Unités complétées à ce jour » dans la section « Type de lettre ».

Prenez note qu’un tel document n’est pas accessible à tous les étudiants. En raison de la nature des programmes des cycles supérieurs (thèse, projet de recherche, etc.), les étudiants inscrits à ces programmes (GR) ne peuvent accéder au document indiquant le nombre d’unités complétées à ce jour. Ces étudiants doivent demander la preuve d’inscription normale; ils ne doivent pas cocher l’option « Unités complétées à ce jour ». Les étudiants du premier cycle (UG) qui ont changé de programme ou qui sont inscrits à un programme double devraient communiquer avec le Point de service.

Les étudiants (UG ou GR) qui terminent leurs études et qui souhaitent faire une demande de permis de travail postdiplôme (PTPD) devraient consulter le site Web des Services aux étudiants étrangers (SEE).

Les étudiants en relation avec des autorités d’immigration étrangères et ayant besoin d’une preuve d’inscription à McGill doivent utiliser la procédure normale. Dans l’éventualité d’un refus ou d’une contestation de ce document par ces autorités, veuillez communiquer avec le Point de service.

Pour obtenir de l’information relativement aux permis exigés selon le niveau et la durée des études, veuillez consulter le site Web des Documents juridiques. Lorsque vous devez demander ou renouveler un permis, veuillez toujours consulter les SEE pour obtenir la confirmation des documents exigés en fonction des raisons précises de votre venue au Canada.

Convention de stage/internship confirmation form

Si vous effectuez un stage qui sera pris en compte dans le calcul des unités de cours requises par votre programme d’études, communiquez avec le Bureau des stages de votre faculté d’attache. Veuillez noter que ni le CAPS et ni le Point de service ne sont en mesure de signer des formulaires qui soutiennent des étudiants effectuant des stages par eux-mêmes ou qui confirment la validité de ces stages.

Formulaire d’aide gouvernementale

Les formulaires exigeant la saisie de notre « code d’établissement » de même que tout formulaire comportant l’expression « nom de l’autorité gouvernementale » devraient être remplis par le Service des bourses et d’aide financière aux étudiants. Exemples:

  • AFE - Québec - Confirmation des renseignements scolaires/Remise de dette
  • Prêts d’études canadiens - Confirmation d’inscription (Annexe 2)
  • RAFEO – Continuation de l’exemption d’intérêts/Confirmation d’inscription (Annexe 2)
  • Sallie Mae - In-School Deferment Request (Demande d’ajournement de paiement lors d’un retour aux études)
  • Etc.

Formulaires pour un centre de demande d’admission

Si vous avez besoin d’un formulaire à être rempli pour un centre de demande d’admission (par exemple, Common Application Transfer College Report, AMCAS, LSAC, SOPHAS, WES), vous devez demander un relevé de notes officiel sur Minerva. Vous devrez alors suivre le lien et les instructions qui s’affichent une fois que vous avez soumis votre demande de relevé de notes. Pour obtenir des précisions, consultez notre page Dossiers des étudiants.

Organisations internationales non gouvernementales

L'étudiant dont un parent travaille pour une organisation internationale non gouvernementale, telle que les Nations Unies, la Banque mondiale ou le Fonds monétaire international, peut faire remplir par McGill un formulaire confirmant son inscription et le paiement des droits de scolarité et des autres frais.

L'étudiant peut soumettre sa demande au Point de service en accédant ce formulaire électronique.

NOTE: L'Université n'est pas en mesure de confirmer les dates d'inscription de l'étudiant avant la fin du semestre incluant les examens. Ces formulaires seront complétés une fois par année, soit au mois de mai pour les étudiants inscrit aux semestres d'automne et d'hiver.

Régimes d'assurance-santé provinciaux et territoriaux

Les régimes d'assurance-santé des provinces et territoires canadiens exigent normalement une preuve d'inscription à temps plein dans un établissement d'enseignement reconnu. Si vous êtes un étudiant hors province inscrit à McGill et résidant temporairement au Québec pour la durée de vos études, il se peut que vous deviez fournir à votre régime (OHIP, BC CareCard, etc) une confirmation de votre inscription et la durée de votre programme d'études.

Quoi soumettre?

1. Imprimez une Preuve d'inscription sur Minervasélectionnez l'option Unités complétées à ce jour ("Credits completed to date").

2. Faites parvenir cette preuve d'inscription directement au régime de votre province.

Régime enregistré d’épargne-études (REÉÉ)

En règle générale, les fournisseurs de REÉÉ exigent une attestation du statut d'étudiant à temps plein, ainsi que le nombre d'unités obtenues à un établissement d'enseignement.

Les étudiants doivent habituellement obtenir un formulaire de confirmation de l'inscription qui sera rempli par McGill. Cependant, la plupart des étudiants peuvent maintenant envoyer leur preuve d'inscription directement à leur fournisseur de REÉÉ.

Cela comprend (en date du 6 mai 2011) les fournisseurs de REÉÉ suivants:

La Première financière du savoir (anciennement USC): premierefinancieredusavoir.ca
CST: www.cst.org
Fonds d'éducation Héritage: www.heritageresp.com
Fonds d'études pour les enfants: www.cefi.ca

Étudiants pouvant envoyer directement leur preuve d'inscription:

  • Étudiants de premier cycle en renouvellement d'inscription aux facultés suivantes:
    -> Arts
    -> Sciences de l'agriculture et de l'environnement
    -> Sciences de l'éducation (U0 à U4)
    -> Génie (U0 à U4)
    -> Gestion
    -> Musique (programmes de baccalauréat)
    -> Sciences (BSc and BA&Sc)
  • Étudiants n'ayant pas changé de faculté au cours de leur programme d'études (p. ex., de B.Sc. à B.A.)
  • Étudiants inscrits à une seule faculté ou à un seul programme menant à un grade

Quel document devez-vous envoyer?

1. Imprimez une Preuve d'inscription dans Minerva – choisissez l'option « Credits Completed to Date »

2. Indiquez dans la lettre le numéro de votre entente, régime ou contrat (ce numéro figure habituellement sur le formulaire remis par le fournisseur)

3. Faites parvenir votre lettre directement à votre fournisseur de REÉÉ (qui a besoin normalement de votre lettre indiquant votre statut pour toute l'année universitaire)

Remarque: En ce qui concerne USC, C.S.T., le Fonds d'études pour les enfants et le Fonds d'éducation Héritage, la date limite du 1er août s'applique. Vous pourriez toutefois envoyer deux fois votre preuve d'inscription: une avant la date limite (indiquant que vous êtes inscrit[e], mais peut-être pas à temps plein) et une autre lorsque vous êtes effectivement inscrit(e) à temps plein.

Si vous avez des questions telles que celles-ci: quelles sont les lettres que je dois fournir (et quelles sont les dates limites), à quel moment et de quelle façon les fonds seront versés, ou pour toute autre question concernant votre REÉÉ, veuillez communiquer directement avec votre fournisseur de REÉÉ. (Les adresses des sites Web figurent ci-dessus.)

Vous ne figurez pas dans la liste relative aux étudiants?

Contactez le Point de service pour de plus amples renseignements.

Étudiants inscrits à un programme d'échange ou d'études à l'étranger (incluant CREPUQ)?

Si vous faites partie d'un programme d'échange ou d'études à l'étranger ou que vous complétez des cours dans une autre université québécoise dans le cadre du programme d'échange d'étudiants de la CREPUQ, la preuve d'inscription indiquera que vous êtes inscrit à titre d'étudiant « non résident ». Dans une telle éventualité, veuillez communiquer avec, ou vous rendre au Point de service pour obtenir de l'assistance. Nous vous remettrons une preuve d'inscription.

Étudiants nouvellement admis

Plusieurs fournisseurs de REÉÉ exigent que vous leur fassiez parvenir une attestation de votre statut d'étudiant à temps plein avant le 1er août. Toutefois, comme les étudiants nouvellement admis ne peuvent s'inscrire à leurs cours qu'à juin, vous devez:

  1. Envoyer une copie de votre lettre d'acceptation directement à votre fournisseur de REÉÉ pour lui permettre de commencer le traitement de votre demande;
  2. Suivre les étapes ci-dessus, une fois que vous vous êtes inscrit(e) à temps plein

FAQ

La société qui administre mon REÉÉ a refusé cette preuve d'inscription; que dois-je faire?

Dans de nombreux cas, la preuve d'inscription n'est pas acceptée parce que vous n'avez pas fourni le document « Preuve des unités complétées à ce jour ». Vous DEVEZ sélectionner cette option lorsque vous produisez la preuve d'inscription sur Minerva.

Il est recommandé de fournir aussi le document qui indique que vous êtes inscrit à temps plein aux trimestres d'automne et d'hiver. À la case « Term(s) », déroulez le menu et choisissez « Fall&Winter 20xx/20xx (Full-Time) ».

Il se peut aussi que la société qui administre votre REÉÉ rejette votre preuve d'inscription si vous n'avez pas complété suffisamment d'unités pour changer d'année. Lorsque la société exige des informations supplémentaires à propos de votre dossier universitaire, nous vous recommandons de lui fournir votre relevé de notes, ou de communiquer avec le Point de service pour obtenir de l'assistance.

La société qui administre mon REÉÉ exige une preuve d'inscription originale ou une preuve envoyée directement par McGill; que dois-je faire?

La preuve d'inscription produite par Minerva est considérée comme un document original. Elle est imprimée sur papier à en-tête de McGill et elle contient des données directement extraites de votre dossier universitaire; il s'agit donc d'un document officiel.

FAQ

La lettre de Minerva est-elle officielle?

Oui, la lettre d’attestation d’inscription de Minerva contient l’en-tête de McGill et des renseignements tirés directement de votre dossier d’étudiant. Elle constitue une preuve officielle auprès des organismes ci-dessous:

  • Citoyenneté et Immigration Canada (CIC)
  • Immigration et Communautés culturelles Québec - pour le CAQ seulement
  • Sociétés de transport locales (STM, AMT, etc.)
  • Régime d'assurance santé provinciaux
  • Banques
  • Fournisseur de REEE
  • Etc.

L’organisme requiert un cachet humide, un filigrane ou une signature manuscrite. Que dois-je faire?

La preuve d’inscription produite par Minerva est considérée comme un document original. Nous vous suggérons de fournir à l’organisme votre relevé de notes officiel électronique. Il s’agit d’un PDF certifié portant une signature numérique qui peut être transmis par voie électronique partout dans le monde moins de 15 minutes après votre commande de relevé de notes. Vous pouvez aussi faire parvenir votre relevé de notes officiel imprimé sur un papier sécurisé et filigrané aux couleurs de McGill et qui vous est remis dans une enveloppe cachetée. 

Vous rencontrez encore des difficultés ? La lettre est refusée ? 
Si l’organisme refuse la lettre que vous avez fournie, veuillez communiquer par courriel avec le Point de service (cliquez sur l’hyperlien pour obtenir le gabarit) en fournissant les renseignements ci-dessous. L’objet de votre courriel doit être, en n’omettant pas les crochets, [Lettres et formulaires spéciaux]:

  • nom de l’organisme,
  • personne-ressource (nom, courriel, téléphone),
  • motif du refus.

La lettre produite sur Minerva ne contient pas l’information recherchée. Que dois-je faire?

D’autres types de lettres sont offerts aux étudiants qui en font la demande au Point de service. Exemples:

  • Document financier spécial (estimation des droits, preuve de paiement, etc.) - cliquez ici
  • Demande de permis de travail
  • Demande de résidence permanente au Canada
  • Dépôt des thèses et des mémoires
  • Dates des trimestres
  • Langue d’enseignement de l’Université
  • Renseignements sur l’accréditation de McGill
  • Programme de premier cycle de trois ans (pour les étudiants des cégeps du Québec ayant réussi leurs études) 

Pour demander votre lettre, cliquez ici si vous êtes un étudiant du premier cycle ou cliquez ici si vous êtes un étudiant des cycles supérieurs. 

Remarque: si vous avez besoin d’un rapport disciplinaire, communiquez avec le doyen à la vie étudiante.

 


Besoin d’aide? Apportez votre formulaire au Point de service et nous déterminerons ce qui peut être fait, ou envoyez-nous un courriel (cliquez sur l’hyperlien pour obtenir le gabarit) et joignez-y votre formulaire en format PDF. L’objet de votre courriel doit être, en n’omettant pas les crochets, [Lettres et formulaires spéciaux]. 

Anciens étudiants qui ont été inscrits ou qui ont obtenu leur diplôme avant l’automne 2002:
Veuillez consulter la base de connaissances de la TI pour savoir de quelle façon votre numéro matricule McGill et votre NIP Minerva ont été modifiés. ** en anglais seulement