Transaction Services' Deadlines prior to December 22nd/Échéances pour les Services des transactions avant le 22 décembre

This message is sent on behalf of Peter Guertin, Interim Associate Director, Transaction Services

Please take note of the following Transaction Services’ deadlines prior to December 22^nd:

Expense Payment Services

1. Travel (advances and expense reports)

• Non-FST expense reports received by Expense Payment Services - Travel (traveldeskhelp.acct [at] mcgill.ca) by Friday, December 1^st no later than 5:00 p.m. will be processed by Thursday, December 21^st.

• FST expense reports received by Expense Payment Services - Travel (traveldeskhelp.acct [at] mcgill.ca) by Friday, December 8^th no later than 5:00 p.m. will be processed by Thursday, December 21^st with a focus on expense reports with a “Request Date” greater than 30 days.
   

2. Accounts Payable (Invoices on PO’s)

Invoices on POs are being processed daily with a focus on the invoices greater than 30 days.
 

3. Payment Requests

Payment Requests received by Thursday, November 23^rd with a due date of Monday, December 18^th and prior will be processed no later than Monday, December 18^th.

 

Need HELP?

• Please submit a ticket via the FIS Service Desk Portal or call us at 514-398-3463.

 

Banking Services (deposits)

• Departments who send their cheques to Financial Services for processing, must ensure that their cheques are received via internal/external mail by their Fund Administrator by 5:00 p.m. Friday, December 15^th.

Contacts:

• General questions can be sent to Banking Services or banking [at] mcgill.ca
• Michael McKnight, Supervisor, Banking Services, via MS Teams or email mike.mcknight [at] mcgill.ca

 

Finance Accounts Receivable

• Departments who have on-line access to Banner Finance Accounts Receivable must complete their sessions by 10:00 a.m. Friday, December 22^nd.
• Finance Accounts Receivable will finalize and close all sessions after that time to ensure transactions are reflected on the finance ledgers that night.
• Departments submitting the "Request for Invoice" form must do so by 5:00 p.m. Wednesday, December 20^th.       

• Departments who submit feeds to Finance Accounts Receivable must submit them by 12:00 p.m. Wednesday, December 20^th to ensure processing by Friday, December 22^nd.

Contacts:

• General questions can be sent to Finance Accounts Receivable or arforms.finserv [at] mcgill.ca
• Maria Anania, Supervisor, Finance Accounts Receivable – via MS Teams or email maria.anania [at] mcgill.ca

 

Ce message est envoyé au nom de Peter Guertin, directeur associé par intérim des Services des transactions

Veuillez prendre note des échéances suivantes des Service des transactions avant le 22 décembre :

Les Services de dépenses et de paiements

1. Avances et notes de frais de déplacements

• Les avances et notes de frais de déplacements non FST reçues par les Services de dépenses et de paiements – voyages (traveldeskhelp.acct [at] mcgill.ca) le vendredi 1er décembre au plus tard à 17h00 seront traitées au plus tard le jeudi 21 décembre.
• Les avances et notes de frais de déplacements FST reçues par les Services de dépenses et de paiements – voyages (traveldeskhelp.acct [at] mcgill.ca) au plus tard le vendredi 8 décembre à 17h00 seront traitées au plus tard le jeudi 21 décembre, l'accent étant mis sur les notes de frais dont la "date de demande" est supérieure à 30 jours.
   

2. Comptes payables (factures sur les bons de commande)

Les factures sur les bons de commande sont traitées quotidiennement en mettant l'accent sur les factures de plus de 30 jours.
 

3. Demandes de paiement

Les demandes de paiement reçues au plus tard le jeudi 23 novembre et dont la date d'échéance est le lundi 18 décembre seront traitées au plus tard le lundi 18 décembre.

 

Besoin d'aide ?

• Veuillez soumettre un ticket via le portail du Service Desk de la SIF ou appelez-nous au 514-398-3463.

 

Les Services bancaires (dépôts)

• Les départements qui envoient leurs chèques aux Services financiers pour traitement doivent s'assurer que leurs chèques sont reçus par courrier interne/externe par leur administrateur de fonds avant 17h00 le vendredi 15 décembre.

Contacts :

• Les questions d'ordre général peuvent être adressées aux Services bancaires ou à banking [at] mcgill.ca
• Michael McKnight, superviseur, Services bancaires, via MS Teams ou par courriel mike.mcknight [at] mcgill.ca
   

Comptes débiteurs

• Les départements qui ont un accès en ligne à Banner Finance Accounts Receivable doivent terminer leurs sessions avant 10h00 le vendredi 22 décembre.
• La comptabilité financière finalisera et clôturera toutes les sessions après cette heure afin de s'assurer que les transactions sont reflétées dans les grands livres financiers cette nuit-là.
• Les départements qui soumettent le formulaire « Request for Invoice » (en anglais seulement) doivent le faire avant 17h00 le mercredi 20 décembre.       
• Les départements qui soumettent des flux aux comptes débiteurs des finances doivent le faire avant 12h00 le mercredi 20 décembre afin d'assurer un traitement avant le vendredi 22 décembre.

Contacts :

• Les questions d'ordre général peuvent être envoyées aux comptes débiteurs des finances ou arforms.finserv [at] mcgill.ca
• Maria Anania, superviseur, Finances, comptabilité débiteurs - via MS Teams ou par courriel maria.anania [at] mcgill.ca

 

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