Membres contractuels du personnel enseignant avec rang universitaire

Équité en matière d’emploi

L’Université McGill s’engage à maintenir un milieu favorable à l’équité et à la diversité dans le cadre de la réalisation de sa mission. Elle déploie des efforts pour attirer dans ses rangs des personnes qualifiées appartenant aux groupes désignés, qui sont décrits dans les lois fédérales et provinciales et dans sa propre politique d’équité en matière d’emploi, soit les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées, les minorités ethniques, les personnes racisées et les minorités visibles, et les personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité de genre minoritaires (LGBTT2SQ*).

Toutes les unités doivent observer les lignes directrices de recrutement équitable pour l’embauche de personnel enseignant avec rang universitaire (postes menant à la permanence et postes contractuels). Les responsables du recrutement doivent prendre des mesures pour attirer les candidatures de membres des groupes désignés ayant les qualifications requises.

Pour obtenir des renseignements supplémentaires ou du soutien concernant le recrutement équitable, communiquer avec Tynan Jarrett, directeur, Équité, diversité et inclusion.

Affichage

Pour les postes contractuels avec rang universitaire, l’offre doit inclure tous les renseignements ci-dessous:

L’offre doit également comprendre l’énoncé sur l’adhésion aux principes d’équité et de diversité et l’immigration::

Les offres doivent être publiées sur le site Workday des carrières de McGill, et diffusées par les canaux suivants:

1. une annonce dans le magazine Affaires universitaires ou dans le Bulletin de l’Association canadienne des professeures et professeurs d’université;
2. une lettre adressée aux responsables d’au moins dix départements de disciplines similaires au Canada, si possible;
3. une annonce dans le site Web d’une revue ou d’une association professionnelles canadiennes, si possible.

*Remarques: Toute offre d’emploi doit être affichée sur le site des carrières de McGill plus longtemps que dans les sites externes, en raison des délais administratifs.

Les annonces publiées dans le magazine Affaires universitaires ou dans le Bulletin de l’Association canadienne des professeures et professeurs d’université, ainsi que les lettres adressées aux responsables de départements d’autres universités doivent être rédigées dans les deux langues officielles. On peut faire appel au Service de traduction de McGill, moyennant des coûts. Le département doit soumettre les offres d’emploi au Bureau du personnel enseignant (BPE). Il est important de conserver les preuves de paiement des annonces, indiquant clairement la durée de l’affichage. La date de publication et l’URL doivent figurer sur les offres diffusées en ligne en format PDF. L’énoncé sur l’équité et l’immigration s’ajoute automatiquement aux offres publiées dans le site Workday des carrières de McGill, mais il ne faut pas oublier de l’insérer dans les offres publiées à l’externe. Pour obtenir de l’aide afin de trouver d’autres canaux de diffusion et d’attirer un bassin diversifié de candidates et candidats, communiquer avec le conseiller en équité en matière d’emploi.

Sélection et nomination

Dans les unités qui recrutent du personnel enseignant avec rang universitaire, la formation sur les pratiques de recrutement équitable est obligatoire pour tous les membres du comité de sélection..

Le comité de sélection a accès aux renseignements relatifs à l’équité pour tous les dossiers de candidature dans Workday.

Les renseignements fournis dans le sondage sur l’équité en matière d’emploi sont confidentiels. Seuls les membres du comité de sélection peuvent les consulter pour vérifier la conformité du processus à la politique d’équité en matière d’emploi de l’Université. Plus précisément, la présidente ou le président du comité de sélection est autorisé à utiliser ces renseignements aux fins suivantes:

• Évaluer la diversité du bassin de candidatures; s’il est trop homogène, le département peut prolonger la période de candidature ou recommencer la recherche; si l’unité recruteuse n’est pas satisfaite du taux de réponse au sondage, elle peut envoyer un rappel aux candidates et candidats.
• Sélectionner la personne retenue pour le poste; entre deux ou plusieurs candidatures d’égale valeur, le comité de sélection doit choisir la personne appartenant au groupe le plus sous-représenté dans le domaine en question. À l’étape de la sélection, la présidente ou le président du comité peut communiquer à ses membres les renseignements relatifs à l’équité pour chaque personne présélectionnée, afin d’assurer le respect des directives.

Procédure

Après la sélection de la candidate ou du candidat retenu, le département constitue un dossier de recrutement, qu’il soumet dans Workday au Bureau du personnel enseignant (BPE).

1. Le département ou la faculté prépare un dossier complet renfermant tous les documents ci-dessous.

   Nom du document	Gabarit ou description
   Affichage du poste	Les règles d’affichage des postes contractuels sont, à quelques différences près, les mêmes que les règles d’affichage des postes menant à la permanence. En cas de doute, communiquer avec le BPE. Il n’est pas nécessaire d’afficher les postes portant la description « clinicien » ou « clinicienne » ni les postes de même nature portant la description « professionnel » ou « professionnelle ».
   Curriculum vitæ (CV)	Le curriculum vitæ à jour de la candidate ou du candidat.
   Lettre d’offre et d’acceptation	La lettre d’offre générée dans Workday et approuvée par la direction et/ou le décanat.
   Lettre d’acceptation	S’il y a lieu, tous les documents liés à l’immigration.
   Documents d’immigration (IMM-WP ou IMM-PR)	S’il y a lieu, tous les documents liés à l’immigration.

2. Le BPE examine le dossier soumis dans Workday et prépare la lettre de nomination officielle, aussi appelée lettre du Conseil des gouverneurs, qu’il soumet à l’approbation de le vice-provost par intérim, politiques académiques et aux affaires professorales.
3. Dès que le provost et vice-recteur principal aux études a signé cette lettre, elle est automatiquement envoyée à la personne retenue par Workday. La direction, le décanat et les Affaires universitaires du département peuvent consulter la lettre dans le système.
4. Le département lance les processus d’embauche et d’intégration dans Workday.

Embauche de professeures et professeurs titulaires contractuels

C’est au Comité de l’Université sur la permanence aux fins de recrutement (CUPR) qu’il incombe d’évaluer les dossiers de candidature aux postes de professeures et professeurs titulaires contractuels.

Le recrutement à ces postes doit respecter les règles relatives au CUPR et aux cas exceptionnels énoncées dans le Règlement relatif à l’emploi des membres du personnel enseignant candidats à la permanence ou permanents. Dans les cas jugés exceptionnels, les articles 7.32.5 et 7.32.6 du Règlement s’appliquent.

La procédure d’embauche à un poste permanent est identique à la procédure normale de recrutement, à la différence que deux documents supplémentaires sont requis aux fins de l’examen du CUPR. Ces documents doivent être versés dans Workday dans le cadre de la procédure normale.

Les dossiers complets sont soumis par Workday au BPE.

Procédure

La personne retenue retourne la lettre d’acceptation signée dans Workday.

Lorsque la personne retenue a retourné la lettre d’acceptation signée, le dossier est soumis à l’examen et au vote électronique du CUPR. La période de vote commence environ deux semaines avant la prochaine réunion prévue du Conseil des gouverneurs.

Le provost et vice-recteur principal aux études préside le CUPR et recommande la nomination de la personne retenue au poste permanent à le recteur et vice-chancelier, qui à son tour recommande la nomination au Conseil des gouverneurs.

1. Le département ou la faculté prépare un dossier complet renfermant tous les documents requis dans la procédure normale, ainsi que les documents additionnels ci-dessous.

   Documents additionnels pour le recrutement à un poste permanent 

   Nom du document	Gabarit et/ou description
   Lettre de recrutement du décanat	Cette lettre peut être identique à la lettre de recrutement du décanat dans la procédure normale, en omettant les renseignements financiers.
   Présentation sommaire des auteures et auteurs de lettres de recommandation	Une brève présentation, en une ou deux phrases, de chaque personne ayant signé une lettre de recommandation, indiquant ses titres et sa relation avec la candidate ou le candidat.

2. Une fois que le Vice-provost par intérim, politiques académiques et aux affaires professorales a approuvé la lettre d’offre, celle-ci est envoyée directement par Workday à la personne dont la candidature a été retenue, dans les 48 heures suivant la réception d’un dossier de recrutement complet de la faculté. Si cette personne n’a pas la citoyenneté ni la résidence permanente canadiennes, l’offre doit être conditionnelle à l’obtention d’un permis de travail et aux formalités d’immigration. Sauf exception avec l’accord de le Vice-provost par intérim, politiques académiques et aux affaires professorales, l’entrée en fonction a lieu le 1^er août ou le 1^er janvier.

3. Le BPE prépare la lettre de nomination officielle, aussi appelée lettre du Conseil des gouverneurs. Dès que le provost et vice-recteur principal aux études a signé cette lettre, elle est automatiquement envoyée à la personne retenue par Workday. La direction, le décanat et les Affaires universitaires du département peuvent consulter la lettre dans le système.

4. Vote électronique du CUPR aux fins de recrutement et recommandation au recteur et vice-chancelier

   Lorsque la personne retenue a retourné la lettre d’acceptation signée, le dossier est soumis à l’examen et au vote électronique du CUPR. La période de vote commence environ deux semaines avant la prochaine réunion prévue du Conseil des gouverneurs et dure une semaine entière (sept (7) jours).

   Le provost et vice-recteur principal aux études aux études préside le CUPR et recommande la nomination de la personne retenue au poste permanent au recteur et vice-chancelier, qui à son tour recommande la nomination au Conseil des gouverneurs.

   La période de vote est fixée en fonction de la date de réception de la lettre d’acceptation au BPE. Les dates limites pour l’année universitaire en cours sont indiquées ci-dessous.

5. Le BPE prépare la lettre de nomination officielle, aussi appelée lettre du Conseil des gouverneurs. Dès que le provost et vice-recteur principal aux études a signé cette lettre, elle est automatiquement envoyée à la personne retenue par Workday. La direction, le décanat et les Affaires universitaires du département peuvent consulter la lettre dans le système.
6. Le département lance les processus d’embauche et d’intégration dans Workday.

Dates limites de remise des documents d’un dossier pour le CUPR dans Workday

Le tableau ci-dessous sera mis à jour chaque année universitaire, dès que les dates des réunions du Conseil des gouverneurs seront connues. Rappelons que le CUPR examine et recommande le dossier après la réception de la lettre d’acceptation dans Workday.

Réception des documents dans Workday	Votre électronique du CUPR	Réunions du CUPR*	Réunions du Conseil des gouverneurs et de son Comité exécutif
31 août 2023	14 - 22 sept 2023	19 sept 2023	5 oct 2023
3 oct  2023	17 -27 oct 2023	24 oct 2023	8 nov 2023
9 nov 2023	23 nov - 1 déc 2023	28 nov 2023	14 déc 2023
20 dec 2023	11 - 19 jan 2024	16 jan 2024	26 jan 2024
8 jan 2024	27 jan - 2 fév 2024	24 jan 2024	8 févr 2024
22 fév 2024	7 - 15 mars 2024	12 mars 2024	21 mars 2024
21 mars 2024	4 - 12 avril 2024	9 avril 2024	25 avril 2024
11 avr 2024	25 avril - 3 mai 2024	30 avril 2024	16 mai 2024
9 mai 2024	23 - 31 mai 2024	28 mai 2024	12 juin 2024
13 juin 2024	27 juin - 5 juil 2024	3 juil 2024	16 juil 2024
25 juil 2024	8 - 16 août 2024	13 août 2024	27 août 2024

*Le CUPR se réunit seulement au besoin.

La liste à jour de ses membres est fournie à la page du Comité de l’Université sur la permanence aux fins de recrutement, dans le site Web du Sénat.

Modification du statut d’un membre contractuel du personnel enseignant avec rang universitaire

Toute modification du statut d’un membre contractuel du personnel enseignant avec rang universitaire passe par le processus de changement d’emploi dans Workday. Les modifications ci-dessous exigent l’approbation du BPE.

Salaire ou traitement

• Si le montant du salaire ou du traitement est augmenté ou diminué d’au moins 5 %.

• Si le statut passe de non salarié à salarié ou vice-versa.
• Si l’établissement d’attache passe d’un hôpital ou d’un établissement affilié au campus ou vice-versa.

Procédure

1. La faculté verse les documents à faire approuver dans Workday.

   Nom du document	Gabarit ou description
   Note justificative	Note de la direction du département expliquant les raisons du changement de statut. L’approbation du décanat est requise.

2. Le Vice-provost par intérim, politiques académiques et aux affaires professorales approuve la demande.

Passage à un poste ETP

Procédure

1. La faculté verse les documents à faire approuver dans Workday.

   Nom du document	Gabarit ou description
   Lettre d’offre signée indiquant la modification du nombre d’heures par période de paie	La direction du département produit une lettre d’offre décrivant la modification de statut. L’approbation du décanat est requise.

2. Le Vice-provost par intérim, politiques académiques et aux affaires professorales approuve la demande.
3. Une nouvelle lettre du Conseil des gouverneurs est produite si le statut passe de temps plein à temps partiel ou vice-versa.

Reconduction et promotion

Le dossier de reconduction d’un membre contractuel du personnel enseignant avec rang universitaire est examiné à trois niveaux:

• un comité départemental présidé par la directrice ou le directeur du département, ou une personne déléguée (les unités sont libres de déterminer la composition du comité, à condition que tous les membres aient reçu la formation sur les pratiques de recrutement équitable);
• la doyenne ou le doyen, qui peut consulter un comité facultaire;
• le vice-président exécutif et vice-principal aux études.

Dans le cas d’un membre contractuel du personnel enseignant ayant une affectation multiple, les départements concernés doivent constituer des comités d’égale représentation. Pour une reconduction interfacultaire, tous les décanats concernés doivent participer au processus décisionnel.

Si le comité départemental, le décanat ou le provost et vice-recteur principal aux études tend vers une recommandation défavorable, le membre contractuel du personnel enseignant doit être informé des motifs et avoir l’occasion de répondre aux préoccupations, accompagné d’une conseillère ou d’un conseiller.

 

Reconduction

Le dossier de reconduction des membres contractuels du personnel enseignant avec rang universitaire nommés pour trois ans est examiné au cours de la troisième année. Dans le cas des nominations inférieures à trois ans, l’examen a lieu au cours de la dernière année.

Critères

Chaque faculté établit par écrit des critères de reconduction et de promotion, que le décanat soumet à l’approbation du provost et vice-recteur principal aux études ou à une personne qui le représente. Ces critères comprennent:

• les fonctions universitaires incombant aux chargées et chargés d’enseignement et aux professeures et professeurs adjoints ou agrégés;
• le degré de rendement attendu pour chaque rang universitaire, selon une terminologie commune à toutes les unités (p. ex., « supérieur », « raisonnable » ou « insatisfaisant »);
• des indicateurs de rendement.

Les unités peuvent se servir des critères établis pour les postes menant à la permanence, en y apportant les modifications nécessaires.

Fonctions universitaires

Il est recommandé de communiquer les critères aux membres contractuels du personnel enseignant dans les deux mois suivant leur première nomination, selon la procédure établie pour les membres du personnel enseignant candidats à la permanence.

Les recommandations de reconduction s’appuient sur l’évaluation des fonctions universitaires exercées. Les mêmes catégories s’appliquent aux membres contractuels du personnel enseignant et aux membres du personnel enseignant candidats à la permanence:

• enseignement, évaluation et supervision au premier cycle et aux cycles supérieurs, évaluation des travaux et attribution des notes, et supervision de programmes particuliers au premier cycle et aux cycles supérieurs;
• recherche, autres travaux savants originaux et activités professionnelles;
• autres contributions à l’Université et aux communautés savantes externes.

Pour obtenir leur reconduction, les membres contractuels du personnel enseignant doivent obtenir des résultats jugés supérieurs dans au moins deux de ces trois catégories. Par exemple, les chargées et chargés d’enseignement, ainsi que les chargées et chargés d’enseignement supérieur, ont l’enseignement pour principale tâche. Pour les membres contractuels du personnel enseignant avec rang universitaire, la description accolée à leur titre correspond à leur principale fonction.

Moment de l’examen aux fins de reconduction

CAS shall be considered for reappointment in the final year of their initial appointment and again in the 6th year. CAS who have been continuously employed in the same Faculty for six years shall be appointed for an indefinite term, after which reappointment consideration does not apply. The reappointment process, including the communication of the Provost’s decision to the CAS member must be completed at least 37 weeks prior to the end date of the appointment. Consequently, Department Chairs should initiate the reappointment process approximately one year in advance of the appointment end date.

Dossier

Le membre contractuel du personnel enseignant doit remettre les documents à l’appui de sa reconduction à la direction de son département dans un délai suffisant avant la fin de sa nomination. Le dossier doit comprendre au moins un CV à jour et un bilan des réalisations liées aux fonctions universitaires. Chaque département ou faculté peut définir des exigences supplémentaires.

Nomination pour une durée indéterminée

Le membre contractuel du personnel enseignant ayant occupé un emploi auprès de la même faculté durant six années consécutives est nommé pour une durée indéterminée. La nomination est traitée selon le processus de changement d’emploi dans Workday, mais aucune date de fin d’emploi n’est inscrite. Consulter l’aide-mémoire Reconduction du personnel enseignant et des bibliothèques (en anglais). Cependant, pour les membres du personnel non canadiens qui détiennent un permis de travail, la loi oblige l’Université à inscrire une date de fin correspondant à la date d’échéance du permis.

Financement non récurrent pour les postes à durée indéterminée

La procédure ci-dessous s’applique dans le cas d’une nomination à un poste financé, en tout ou en partie, à même des fonds non récurrents.

• Dans le processus d’affectation des coûts dans Workday, inscrire la date de fin des fonds récurrents, qui doit correspondre au jour précédant la date de fin de la subvention ou des fonds non récurrents.
• Affecter un nouveau fonds départemental valide dont la date de début correspond au jour suivant l’expiration de la subvention ou des fonds non récurrents.
• Choisir l’une des options suivantes:
  • continuer de financer le poste à durée indéterminée à même le fonds du département;
  • si de nouveaux fonds non récurrents sont disponibles, modifier l’affectation des coûts et répéter les étapes ci-dessus;
  • mettre un terme à la nomination en respectant le délai de préavis réglementaire et financer le poste à durée indéterminée à même le fonds du département jusqu’à la date de fin de la nomination.

Procédure

1. La faculté exécute le processus de changement d’emploi (réembauche) dans Workday et soumet les documents exigés à l’approbation du BPE.

   Nom du document	Gabarit ou description
   Lettre de recommandation	Lettre de la direction du département précisant la durée de la nomination, le montant et la source du salaire, ainsi que les critères de promotion. L’approbation du décanat est requise.
   Rapport du comité de reconduction	Selon les critères de l’unité.
   Lettre d’acceptation	Lettre d’offre signée.
   Curriculum vitæ	Curriculum vitæ à jour.

2. Après l’examen des documents, le BPE rédige une lettre du Conseil des gouverneurs préliminaire, qu’il soumet à l’approbation de le Vice-provost par intérim, politiques académiques et aux affaires professorales

3. Une fois le dossier approuvé et la lettre du Conseil des gouverneurs signée, le BPE envoie la lettre au membre du personnel par Workday.

Promotion

Les présentes lignes directrices portent sur les promotions aux rangs suivants:

• du rang de chargée ou chargé d’enseignement à celui de chargée ou chargé d’enseignement supérieur;
• du rang de professeure ou professeur adjoint à celui de professeure ou professeur agrégé;
• du rang de professeure ou professeur associé à celui de professeure ou professeur titulaire.

Moment de l’examen aux fins de promotion

Rang	Nouveau rang	Années de service
Chargée ou chargé d’enseignement*	Chargée ou chargé d’enseignement supérieur*	Au moins six années consécutives à ce poste au sein de la même faculté; sur la recommandation de la direction du département, la promotion peut être octroyée avant ce délai.
Professeure ou professeur contractuel adjoint	Professeure ou professeur contractuel associé	Au moins six années consécutives à ce poste au sein de la même faculté; sur la recommandation de la direction du département, la promotion peut être octroyée avant ce délai.
Professeure ou professeur contractuel associé	Professeure ou professeur contractuel titulaire	Au moins dix années consécutives à ce poste au sein de la même faculté; sur la recommandation de la direction du département, la promotion peut être octroyée avant ce délai.

* Exceptionnellement, les chargées ou chargés d’enseignement et les chargées ou chargés d’enseignement supérieur peuvent être promus au rang de professeure ou professeur adjoint, selon les lignes directrices établies par la faculté.

À tout moment, la direction du département peut recommander la promotion d’un membre contractuel du personnel enseignant, avec son accord, en reconnaissance de son rendement exceptionnel.

Critères

Les départements doivent établir des critères énonçant les exigences et les attentes relatives à l’octroi d’une promotion.

En ce qui concerne les promotions aux postes de chargée ou chargé d’enseignement supérieur et de professeure ou professeur associé, les unités doivent clairement définir:

• le degré de rendement attendu pour chaque rang universitaire. Un rendement supérieur (ou l’équivalent) est exigé pour au moins une des deux fonctions universitaires;
• des indicateurs de rendement.

Les critères de promotion du rang de professeure ou professeur contractuel associé à celui de professeure ou professeur titulaire sont semblables aux critères s’appliquant aux professeures et professeurs candidats à la permanence. La promotion est conditionnelle à un excellent rendement dans les trois fonctions universitaires. La professeure ou le professeur doit constituer :

• un dossier faisant état de réalisations remarquables dans un ou plusieurs des domaines suivants :
  • recherche et/ou autres travaux savants originaux reconnus internationalement par des pairs;
  • innovation professionnelle et/ou clinique influant sur l’exercice de la profession, et qui est publiée, médiatisée ou reconnue d’une autre façon, de sorte à rendre possible son évaluation par des pairs externes;
  • activité créative soutenue reconnue par des pairs externes et le public, des distinctions et des prix, des prestations sur invitation, de même que des présentations et des démonstrations;
  • enseignement de qualité supérieure;
  • rendement supérieur en matière de contributions aux communautés universitaires et savantes.

Les unités peuvent se servir des critères établis pour les postes menant à la permanence, en y apportant les modifications nécessaires.

Dossier

Le membre contractuel du personnel enseignant doit remettre à la direction du département tous les documents nécessaires à l’appui de sa promotion. Le dossier doit comprendre au moins un CV à jour et un bilan des réalisations liées aux fonctions universitaires. Chaque faculté peut définir des exigences supplémentaires. Les personnes candidates à une promotion à un rang de professeure ou professeur doivent également produire une déclaration personnelle exposant leurs contributions et réalisations dans les trois fonctions universitaires.

Procédure

1. La faculté exécute le processus de changement d'emploi dans Workday et soumet les documents exigés à l'approbation du BPE.

   Documents exigés	Gabarit ou description
   Lettre de recommandation	Lettre de la direction du département précisant la durée de la nomination, le montant et la source du salaire, ainsi que les critères de promotion. L’approbation ou l’appui du décanat est requis.
   Rapport du comité de promotion	Rapport du comité de reconduction ou de promotion, ou tout autre document exigé en vertu du Règlement relatif à l’emploi de membres contractuels du personnel enseignant.
   Curriculum vitæ	Curriculum vitæ à jour.

2. Après l’examen des documents, le BPE rédige une lettre du Conseil des gouverneurs préliminaire, qu’il soumet à l’approbation de le Vice-provost par intérim, politiques académiques et aux affaires professorales

3. Une fois le dossier approuvé et la lettre du Conseil des gouverneurs signée, le BPE envoie la lettre au membre du personnel par Workday.