Soutien aux activités spéciales

Nos responsabilités

L’équipe de Soutien aux activités spéciales est responsable de l’organisation physique de toutes les grandes réunions tenues sur le campus, comme la collation des grades, la réception Town & Gown, la Cérémonie de l’anneau de fer, les examens et les journées Portes ouvertes. Notre équipe est aussi responsable du soutien à l’organisation des cérémonies de reconnaissance et de grands rassemblements à l’échelle de l’Université, ainsi que des manifestations annuelles du Bureau de la principale et d’autres unités. La direction du Service des bâtiments et les préposés du Soutien aux activités spéciales, collaborent étroitement avec de nombreuses autres unités sur le campus dont le Service de réservation pour activités spéciales à McGill (www.mcgill.ca/eventsbookings) et les coordonnateurs de calendrier des diverses facultés.

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Ressources pour la planification d’activités spéciales

Activités à l’intérieur
Si votre activité spéciale doit se tenir dans les locaux de votre propre faculté ou service, veuillez communiquer directement avec votre coordonnateur de calendrier. Suivez ce lien pour soumettre votre demande au Service de réservation des activités spéciales (« Events Booking ») à McGill. Les espaces dans les vestibules doivent être réservés auprès du directeur de l’immeuble en question. 

L’Université a mis en place des procédures, politiques et services pour la tenue d’activités spéciales à McGill, qui peuvent avoir une incidence sur la planification et le budget de votre activité. Selon le type d’activité, l’endroit, le jour et l’heure, vous pourriez avoir à défrayer les services suivants :

• Sécurité
• Personnel d’entretien du Service des bâtiments
• Ventilation ou climatisation
• Électricien
• Soutien aux activités spéciales – organisation du local, location de matériel
• Location d’ameublement
• Équipement audio-visuel
• Stationnement
• Traiteur

Personnel d’entretien du Service des bâtiments
Voici une liste des procédures et directives concernant les activités spéciales dans les immeubles nettoyés par le personnel d’entretien du Service des bâtiments, pendant les heures régulières d’ouverture ou de fermeture des immeubles.
Les Services de conciergerie sont responsables de l’entretien des immeubles de l’Université McGill et du maintien d’un environnement sécuritaire, fonctionnel et plaisant. Notre équipe d’entretien accomplit les tâches de nettoyage, de verrouillage et déverrouillage des portes et répond à divers besoins de notre collectivité.

Notre équipe travaille 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 sur des quarts de travail de jour, d’après-midi, de nuit et de fin de semaine.
Notre vision est celle d’une équipe de haut calibre composée de professionnels de l’entretien compétents, qui vise l’excellence du service en appui aux efforts de l’Université McGill pour se maintenir au rang des meilleures universités au monde.
Pour mieux connaître les Services de conciergerie du Service des bâtiments, visitez le site https://www.mcgill.ca/facilities/maintenance-operations/buildings/services.

Lorsqu’une activité spéciale se tient pendant les heures régulières d’ouverture d’un l’immeuble, notre équipe d’entretien assume la responsabilité de la propreté et l’hygiène des locaux de McGill en effectuant les tâches régulières d’entretien quotidien. Lorsque l’activité spéciale doit se tenir au cours des heures régulières d’ouverture d’un immeuble, le Service des bâtiments ne s’engage pas à nettoyer le local ou l’espace en question avant l’activité spéciale à la satisfaction du client, car il y a de nombreuses activités de toutes sortes pendant les heures régulières d’ouverture de l’immeuble. Un employé d’entretien ne peut interrompre ses tâches habituelles pour s’occuper exclusivement des besoins de votre activité spéciale, mais intervient si nécessaire en cas de situation d’urgence concernant la sécurité ou l’hygiène. Lorsqu’une activité spéciale doit se tenir au cours des heures régulières d’ouverture, elle est approuvée sans encourir de frais d’entretien supplémentaires, si les conditions ci-dessous sont respectées.

Pour permettre un accès équitable à tous les utilisateurs, veuillez appliquer les directives suivantes.

• Les organisateurs doivent assurer un haut niveau d’ordre et de propreté.
• S’il y a des pauses entre les activités, les organisateurs et/ou le traiteur ont la responsabilité de s’assurer que tous les déchets et matières recyclables sont déposés dans les contenants appropriés situés dans le secteur, et de remettre en place tout ameublement qui a été déplacé.
• Tous les planchers doivent être nettoyés et laissés sans poussière ni débris, et ne doivent pas être collants.
• Toutes les surfaces utilisées (par ex. surfaces et rebords de bureaux, comptoirs, etc.) doivent être nettoyées convenablement.
• Toutes les toilettes doivent être laissées dans le même état qu’à l’arrivée.
• Des frais s’appliqueront si ces conditions ne sont pas respectées.

Le superviseur de district avisera la superviseure du Soutien aux activités spéciales de toute situation où le client a laissé un local, un espace ou un immeuble dans un état beaucoup plus sale ou désordonné que prévu. Cet avis sera donné le jour ouvrable suivant ou plus tôt, si possible. Le client devra assumer des frais de nettoyage supplémentaires à un tarif de 63,00 $/heure.

Procédures à suivre en dehors des heures d’ouverture
Lorsqu’une activité spéciale se tient en dehors des heures régulières d’ouverture d’un immeuble, un employé d’entretien du Service des bâtiments doit être sur place pour assumer les fonctions de portier/nettoyeur pendant toute la durée de l’activité, ce qui ajoute des frais d’entretien établis en fonction de la superficie utilisée par l’activité et 30 minutes de plus {15 minutes avant et après l’activité} pour permettre au portier/nettoyeur de se rendre à l’endroit désigné et obtenir toutes les clés et le matériel requis pour l’activité.
Lorsqu’une activité spéciale requiert les services d’un portier/nettoyeur, le Service des bâtiments doit facturer un minimum de 4 heures pour appeler un employé en surtemps. Notre tarif est de 63.00 $/heure. Dans ce cas, le portier/nettoyeur est préposé exclusivement au service de l’activité spéciale et répond à un numéro de téléavertisseur où on peut le joindre en tout temps.

Le Service des bâtiments ne peut utiliser son personnel régulier de fin de semaine pour l’ouverture des portes lors d’activités spéciales qui se tiennent sur le campus. Un portier/nettoyeur doit être affecté à la tâche d’ouvrir les portes de l’immeuble et agir en tant que préposé. Les employés réguliers de fin de semaine sont cependant disponibles pour les situations d’urgence relatives à la sécurité ou l’hygiène.  Toutes les demandes doivent être envoyées par courriel à special.events [at] mcgill.ca.  Le courriel doit contenir les renseignements suivants :

• titre et type de l’activité spéciale, par ex. vin et fromage et/ou raison de la demande d’ouvrir un immeuble;
• les heures exactes de début et de fin de l’activité;
• le numéro du local, de l’amphithéâtre, des espaces ou autres secteurs visés;
• nombre de personnes qui prendront part à l’activité.

Remarque : Une estimation des coûts peut être fournie sur demande.  Nous vous invitons à lire les procédures concernant les activités tenues pendant les heures de fermeture dans les Règlements des immeubles du site Procédures administratives : https://www.mcgill.ca/adminhandbook/

Suivi après la tenue de l’activité spéciale
Lorsqu’un client paie pour des services supplémentaires de nettoyage ou de gardiennage pendant les heures de fermeture, ou pour tout autre service fourni par le Service des bâtiments, le superviseur de district s’assure que le nettoyage est effectué immédiatement après la fin de l’activité. En cas de circonstances imprévues, le superviseur de district informe le plus tôt possible la superviseure du Soutien aux activités spéciales de tout changement à la planification. Si vous n’êtes pas satisfait d’un service pour quelque motif que ce soit avant, pendant ou après la tenue de votre activité spéciale, veuillez soumettre vos commentaires sans délai à Nakita Darveau, superviseure du Soutien aux activités spéciales (nakita.darveau [at] mcgill.ca), car vos opinions et commentaires sont importants pour nous.

Fournitures pour activités spéciales
Matériel – Location – Barbecues
Le matériel est disponible selon le principe du premier arrivé, premier servi. Nous vous recommandons de réserver l’article dès que vous savez que vous en aurez besoin. Toutes les demandes de location doivent être faites par écrit. Il est préférable d’envoyer votre demande par courriel à special.events [at] mcgill.ca. Pour toute question ou commentaire au sujet d’une location, veuillez téléphoner au 514-398-3776. La demande par courriel doit contenir les renseignements ci-dessous.

• Quand avez-vous besoin de l’article?
• Où voulez-vous utiliser l’article?
• À quoi doit servir l’article?
• Pendant combien de temps voulez-vous louer l’article?
• Quelle quantité d’articles désirez-vous?

Paiement
Les clients peuvent payer en utilisant leur numéro FOAPAL, veuillez fournir votre numéro complet (33 chiffres) ou votre numéro d’identification de client externe (9 chiffres). 

Activités spéciales à l’extérieur

Information générale
Pour la tenue de toute activité spéciale à l’extérieur sur le campus, il faut remplir un formulaire de demande et le soumettre au Bureau de la planification des campus et des espaces, au moins une semaine avant la date de l’activité.  Le formulaire de demande ainsi que les directives concernant les activités spéciales à l’extérieur sont disponibles à : www.mcgill.ca/campusplanning.

L’approbation finale pour l’utilisation d’espaces extérieurs est donnée par le directeur, Bureau de la planification des campus et des espaces, une fois que toutes les unités concernées (Prévention des incendies, Service de sécurité, Service des bâtiments, et Gestion des risques) ont donné leur approbation en ce qui concerne leurs responsabilités. 

Barbecues ou autres réceptions où des aliments sont servis 

• Du lundi au vendredi de 7 h 30 à 15 h 45, le Service des terrains fournit au groupe organisateur les contenants pour recyclage et pour déchets, qui sont livrés avant le début de l’activité et enlevés après la fin de celle-ci. Le nombre de contenants requis est déterminé par la taille et le type de réception ainsi que le nombre de participants.

• Les organisateurs de barbecues ou autres réceptions où des aliments et  breuvages sont servis en dehors des heures régulières de travail du Service des terrains (8 h à 16 h) devront défrayer les coûts du nettoyage incluant l’entretien et la surveillance des lieux pendant l’activité et le nettoyage des lieux après la fin de celle-ci, afin de remettre les lieux en état.  Des frais s’appliquent.

• Un appareil à barbecue peut être fourni par le groupe qui organise l’activité extérieure, ou loué de l’unité Soutien aux activités spéciales à special.events [at] mcgill.ca. Des frais s’appliquent.

Autres coûts

• Les groupes organisateurs sont responsables du NETTOYAGE COMPLET DU SITE et auront la possibilité de le faire eux-mêmes et de laisser les lieux dans le même état qu’à leur arrivée. Selon la nature de l’activité spéciale, un dépôt de 220,00 $ peut être demandé aux organisateurs pour couvrir les coûts éventuels pour dommages, travaux de nettoyage ou autres. Le dépôt leur sera remboursé après la fin de l’activité spéciale si les lieux ont été remis à leur état initial. Autrement, des frais supplémentaires seront facturés si le Service des terrains doit effectuer des travaux supplémentaires en raison de l’activité. Toute activité spéciale tenue à l’extérieur sur les terrains de l’Université  après 16 h du lundi au vendredi, à toute heure au cours d’un samedi, d’un dimanche ou d’un congé férié, peut nécessiter l’appui du Service des terrains pour garder le campus propre pendant et après l’activité. Des frais peuvent s’appliquer. Pour toute information ou une estimation des coûts, veuillez contacter Nakita Darveau, superviseure, Soutien aux activités spéciales, au 514-398-7266 ou par courriel à special.events [at] mcgill.ca. 

• Réparations sur les lieux de tout type d’activité spéciale, par ex. pour aider au replacage de gazon ou à la réparation de surfaces endommagées. Des frais s’appliquent.

• Clôtures – Certaines activités spéciales peuvent nécessiter l’installation et l’enlèvement de clôtures et poteaux. Des frais s’appliquent.

• L’accès à l’eau courante ou à un tuyau d’arrosage peut être fourni sur demande. Contacter les superviseurs du Service des terrains : Luca Mascetti, par courriel à luca.mascetti [at] mcgill.ca  ou par téléphone au 514-398-4603; ou Éric Champagne, par courriel à eric.champagne [at] mcgill.ca ou par téléphone au 514-398-5895. Des frais peuvent s’appliquer ou un dépôt peut être exigé.

• Les organisateurs de l’activité spéciale sont responsables de tout dommage matériel résultant de l’activité. Les dommages seront évalués et le coût des réparations sera facturé à la personne ou au groupe qui a organisé l’activité.

• L’accès à l’électricité peut être fourni sur demande envoyée par courriel à fcc.downtown [at] mcgill.ca pour ouvrir un ordre de travail MAXIMO. Les coûts seront facturés au groupe ou service utilisateur.

• Pour les besoins matériels et la location de tables, chaises, scène, etc., demandez la liste détaillée par courriel à special.events [at] mcgill.ca.

Entreposage

• L’utilisation du tunnel d’accès réservé dans le secteur des « Three Bares » pour entreposage, est possible uniquement la nuit précédant l’activité spéciale. Une demande doit être soumise par courriel à special.events [at] mcgill.ca  pour obtenir la permission.  Il est interdit d’y entreposer des réservoirs de propane ou d’essence en tout temps.

Tentes

• Installation de tentes – Il faut obtenir la permission de Nakita Darveau, superviseure du Soutien aux activités spéciales en collaboration avec le Bureau de prévention des incendies.
• Lorsque l’installation ou l’enlèvement de tentes sur le campus se fait en dehors des heures régulières du Service des terrains (du lundi au vendredi de 8 h à 16 h), le personnel du Service des terrains peut être requis sur place pour toute la durée des travaux d’installation ou d’enlèvement. Des frais peuvent s’appliquer.
• Les planchers de tente (s’il y en a) doivent être installés à un minimum de 50 mm (2 po) au-dessus du sol.
• Si une tente est laissée en place pour la nuit sur le campus de McGill, des mesures de sécurité doivent être convenues avec le Service de sécurité. 
• Les tentes doivent être faites de matériel ignifugé, l’attestation du fournisseur est exigée.
• Chaque tente doit être munie d’au moins deux sorties ou plus selon la taille et l’occupation.
• Il est interdit de fumer dans les tentes et à moins de 9 m de leurs entrées/sorties.
• Les flammes nues (cuisson, torche, etc.) ne seront pas tolérées à l’intérieur des tentes.
• Un plan détaillé indiquant l’emplacement des tentes et la distance par rapport aux structures environnantes, doit être fourni pour assurer un espace de séparation suffisant.
• La capacité d’une tente (superficie et nombre de personnes) a une incidence sur les exigences de sécurité en cas d’évacuation.
• Les exigences concernant les sorties incluent l’éclairage d’urgence, des enseignes de sortie et un système d’alarme incendie dans certains cas. 
• Selon le type d’activité spéciale et l’appréciation de la superviseure du Soutien aux activités spéciales, des employés d’entretien peuvent être requis pour effectuer le nettoyage à l’intérieur d’une tente. Des frais s’appliquent.

Terrain du côté ouest du campus
L’accès au terrain ouest est restreint à certaines périodes de l’année. L’approbation du Service des bâtiments et terrains et du Soutien aux activités spéciales est donnée au cas par cas pour l’utilisation de cet espace. 
Le port de crampons en métal est interdit en tout temps sur le terrain.
*Pluie abondante : Le Service des bâtiments et terrains et le Soutien aux activités spéciales prennent la décision de fermer le terrain en cas de mauvaises conditions climatiques. Cette  décision sera communiquée à la EUS, au Service des sports ou autres organisations utilisatrices. Un avis approprié sera affiché par le Service des bâtiments et terrains et le Soutien aux activités spéciales. Le Service de sécurité patrouille le secteur pendant la période de fermeture en raison des conditions climatiques. Tous les participants aux activités sportives devront quitter le terrain jusqu’à ce qu’il soit déclaré ouvert.
*Annulation de votre activité spéciale : L’avis d’annulation d’une activité spéciale qui se tient un jour de semaine est requis au moins un (1) jour ouvrable avant l’activité. L’avis d’annulation d’une activité spéciale qui se tient pendant la fin de semaine est requis au moins deux (2) jours ouvrables avant l’activité.