Offre d'emploi: Coordinateur/trice administratif/ve, Recherche en organisation des services sur l'Alzheimer (ROSA)

DESCRIPTION DU POSTE

Titre: Coordinateur/trice administratif/ve
Nombre d’heure par semaine: (temps plein) 28-35h par semaine, selon les disponibilités de l’appliquant
Échelle de salaire : 21,85$ - 24,59$

RESPONSABILITÉS

• Soutient la chercheure principale (PI) et la coordonnatrice de recherche sur le plan administratif. Agit en tant que personne-ressource initiale par rapport aux politiques et aux procédures de l’équipe de recherche.
• Contribue à assurer le bon fonctionnement de l’équipe.
• Coordonne les rencontres, notamment la prise de rendez-vous, la préparation de l’agenda, la prise et la distribution des minutes, et fait le suivi des décisions prises durant les rencontres. Agis en tant que secrétaire de séance lorsqu’approprié.
• Coordonne, prépare les brouillons et relis les rapports annuels, la correspondance et d’autres documents, en anglais et en français.
• Formatte des documents, tels que les résumés de recherche, les graphiques et les posters.
• Administre et maintient les fonds de recherche (canadiens et internationaux) : réconcilie les fonds tous les mois, gère les factures et les demandes de remboursement. Enquête sur les écarts observés et s’assure que les problèmes soient réglés. Maintient les rapports financiers à jour. S’assure que les comptes soient maintenus conformément aux standards des auditeurs. Si et quand un auditeur demande de l’information, s’assure qu’elle lui soit donnée promptement.
• Communique avec le Service de comptabilité, les Ressources humaines (RH) et le Bureau de la paie à l’Institut Lady Davis (LDI) de l’Hôpital général juif (HGJ).
• Aide à initier les démarches reliées à la finance et aux RH (ex. formulaires d’embauche, rapports de dépense, exigences de la paie et des RH pour les étudiants et les employés de recherche, allocations pour les étudiants MSc/PhD/postdoctoraux, etc.). Assiste aux réunions d’information du LDI quand nécessaire.
• Est responsable de la gestion de l’agenda du PI. Prends des rendez-vous et agit de sa propre initiative pour s’assurer que le matériel nécessaire soit donné au PI avant la rencontre.
• Gère toute la logistique touchant aux voyages du PI. À son retour, s’occupe des rapports de dépenses et fait le suivi nécessaire.
• Se tient à jour par rapport aux nouveaux logiciels, particulièrement en ce qui concerne de nouvelles procédures financières et de comptabilité. Assiste aux sessions de formation et aux ateliers, au besoin.
• Est responsable de la commande et du contrôle des fournitures de l’équipe de recherche (rafraîchissements pour les rencontres, ordinateurs portables, etc.). Prend les dispositions nécessaires pour la maintenance des équipements.
• Organise l'archivage des dossiers au besoin (ex. Dropbox, serveur du LDI, formulaires de consentements)
• Trie les courriels. S'assure que les pièces justificatives soient jointes avant de les transmettre au PI. Répond aux courriels du PI, quand indiqué. Assure le suivi des demandes de renseignements qui lui sont adressées.
• Participe au développement et à la maintenance du site internet en collaboration avec la directrice du transfert de connaissances, en s’assurant que l’information présente est exacte et à jour.
• Met à jour le CV du PI régulièrement en utilisant UniWeb et le CV commun canadien
• Prépare les applications pour les comités d’éthique de recherche.
• Contribue à la qualité de la recherche (ex. prépare les collectes de données, contrôle de qualité).

ÉDUCATION & EXPÉRIENCE

• Maîtrise de l'anglais et connaissance pratique du français, à l'oral comme à l'écrit.
• Habilité démontrée de travailler avec Adobe et la suite Office.
• Capacité à travailler de façon autonome et en équipe.
• Haut niveau de professionnalisme et de discrétion démontré.
• Expérience démontrée auprès d'une variété de clients externes et internes de haut profil et capacité à établir des relations constructives et efficaces.
• Expérience dans la gestion d’agendas complexes.
• Capacité à prioriser plusieurs requêtes, c’est-à-dire la capacité à conduire une évaluation compréhensive des enjeux, à déterminer les priorités et à respecter les échéanciers.
• Attention aux détails.
• Capacité de résolution de problèmes.
• Très organisé et possédant d’excellentes capacités de communication; capacité à composer, relire et éditer de la correspondance et des rapports en utilisant une orthographe, une grammaire et une ponctuation appropriées.
• Flexibilité permettant de s’adapter à des changements et à des demandes fréquentes.
• Expérience en planification d’évènements.

COMMENT APPLIQUER

Envoyez votre application à Dr. Isabelle Vedel par Isabelle.vedel [at] mcgill.ca (courriel) avec comme sujet : « Application : Coordinateur/trice Administratif/ve ».
Lors de votre application, assurez-vous que votre lettre de présentation, votre CV, ainsi que le nom et les coordonnées de deux références soit sauvegardé dans UN seul document Word ou PDF.