Constitution et règlements

(amendements adoptés - juin 2023)

Constitution

Article 1 : Nom

1. Le nom de l’association est l’Association des retraité(e)s de l’Université McGill (ARUM/MURA) ci-après dénommé comme l’Association.
2. Définitions: Dans cette Constitution et dans ses règlements, la définition des termes est la suivante, sauf si le contexte de l'Association l’exige autrement;

1. Règlement: ce terme fait référence à tout règlement en vigueur au sein de l'Association.
2. Conseil et Exécutif : ils font référence aux Conseil et à l’Exécutif de l'Association.

Article 2: Objectif

1. Encourager et promouvoir un esprit de communauté parmi tous les membres de l'Association. Fournir à tous les membres retraités un lien permanent avec l’Université McGill grâce à leur participation aux activités de l’Association;
2. Représenter les intérêts et les préoccupations des membres dans les discussions avec l'Université McGill dans des domaines tels que les avantages sociaux ou dans d’autres domaines pertinents.
3. Offrir de l'aide et des conseils à l'Université McGill concernant les activités et les initiatives conformes aux objectifs de l'Association.

Article 3: Adhésion

1. Membre régulier. L'adhésion à l'Association est ouverte à tous les retraités de l'Université McGill.
2. Membre associé. Toute personne qui est le conjoint ou le partenaire d'un membre régulier est admissible à devenir membre associé. Les membres associés n’ont pas le droit de vote sur les questions liées aux affaires de l'Association.
3. Membre affilié : Des employés retraités d’autres universités, des employés retraités des hôpitaux, organisations ou entités reliés à McGill ainsi que les employés de McGill près de la retraite peuvent demander l’adhésion à titre de « membre affilié » de l’Association. L’approbation sera considérée au cas par cas par le Conseil.
4. L'accès à la liste des membres doit être limité aux membres de l'Exécutif et aux membres du Conseil tel que requis par les responsabilités du Conseil. Toute autre utilisation de la liste doit être approuvée par l'Exécutif.

Article 4: Administration

1. L’Association sera administrée par le Comité Exécutif et le Conseil.
2. L’administration comprendra cinq membres de l'Exécutif. Son Conseil sera composé de onze à treize membres réguliers maximum, représentant les quatre principaux groupes d’employés de l’Université McGill (MAUT, MUNASA, MUNACA et SEU).
3. Dans la dernière année normale du mandat du Président, une position de Président-élu sera créée. Si le Président-élu provient de l’extérieur du Conseil d’administration (CA) existant, le CA sera agrandi à un minimum de 12 et à un maximum de 14 membres afin d’inclure l’addition du Président-élu pour l’année en question. Si le Président-élu provient de l’extérieur du Comité Exécutif (CE), le CE sera agrandi à six membres afin d’inclure le Président-élu.
4. L’Exécutif se composera:
   1. Un (une) Président exécutif et Président du Conseil
   2. Un (une) Vice-Président (interne)
   3. Un (une) Vice-Président (externe)
   4. Un (une) Trésorier
   5. Un (une) Président- sortant
   6. Un (une) Président-élu
5. Au-delà de remboursement pour des frais de voyage et de bureau, aucun membre de l’Exécutif ou du Conseil de l'Association ne recevra de rémunération pour son service. Tous les frais encourus devront être préalablement approuvés par le Conseil.

Article 5: Modifications apportées à la Constitution et aux Règlements

1. Un avis de motion pour des modifications (promulgations, abrogations ou amendements) à la Constitution ou aux Règlements peut être proposé soit par le Conseil soit par les membres réguliers. Dans le cas des propositions venant des membres, celles-ci doivent être présentées par écrit ou par courriel au Vice-Président (interne) avec les signatures d'au moins 5 membres réguliers et en règle. Les modifications proposées, ainsi que les informations détaillant les raisons justificatives doivent être distribuées par le Vice-Président (externe) à tous les membres réguliers de l'Association.
2. Lorsque le vote a lieu à une assemblée générale, les modifications proposées doivent être envoyées aux membres réguliers, au moins 30 jours avant la réunion à laquelle ils seront considérés. Dans le cas d'un vote par scrutin, les bulletins de vote seront envoyés par courriel ou par courrier à tous les membres réguliers et devront inclure la mention suivante: seuls les bulletins de vote reçus par le Vice-Président (interne) avant une date déterminée seront comptés. Le dépouillement doit être effectué au moins 30 jours après l'envoi des bulletins de vote.
3. L'adoption d'un projet de modification de la Constitution nécessite l'accord d’au moins deux-tiers de tous les membres réguliers votants.
4. L'adoption d'une proposition de modification des Règlements de l’Association nécessite l’accord d'une majorité simple de tous les membres réguliers votants.

Article 6: Statut à but non lucratif

L'Association n’a pas comme objectif financier de distribuer des

profits à ses membres. Tout profit ou enrichissement de l'Association doit être utilisé pour la promotion des objectifs de l'Association. Dans le cas d’une dissolution de l'Association, tous ses actifs restants, après paiement des dettes, seront distribués à un fond à but non lucratif approuvé par le Conseil.

Traduction : Ginette Legault Révision : Jacques Rebuffot

(amendements adoptés - juin 2023)

RÈGLEMENTS

 

Règlement 1 : Responsabilités du Comité exécutif

Le Comité exécutif est quotidiennement responsable de l'administration.

a) Le président doit, plus précisément :

1. Présider toutes les réunions du Comité exécutif, du Conseil d’administration et des Assemblées générales ;
2. Préparer et distribuer un ordre du jour de chaque réunion ;
3. Attribuer des fonctions aux membres du Conseil d’administration ;
4. Demander l’aide des membres de l'Association dans le fonctionnement de l'Association ;
5. Exercer un contrôle général de toutes les affaires de l'Association et veiller à ce que les politiques et les mesures approuvées par le Conseil d'administration ou les membres soient mis en œuvre ;
6. Être un membre ex-officio de tous les comités.

b) Le vice-président (interne) doit :

1. Assumer, si nécessaire, les fonctions du président ;
2. Superviser, à la demande du président, le fonctionnement et les actions des comités et présider les comités;
3. Recevoir, de la part des membres, les demandes de modifications à la constitution et aux règlements ;
4. Accomplir toute autre tâche à la demande du président.

c) Le vice-président (externe) doit :

1. S’occuper de toute la correspondance de l'Association ;
2. Émettre les avis de réunions du Conseil d'administration, de l'Assemblée générale annuelle (AGA) et d'autres Assemblées générales ;
3. Émettre les avis de cotisations annuelles dues en septembre de chaque année pour l'année civile suivante ;
4. Rédiger les comptes rendus de toutes les réunions du Conseil d'administration et des Assemblées générales de l'Association ;
5. Assurer la garde de tous les dossiers et documents de l'Association ;
6. Maintenir la liste des membres ;
7. Maintenir au nom de l'Association, les communications avec les organismes externes pertinents, y compris la CURAC/ARUCC.

d) Le trésorier doit :

1. Tenir des registres de toutes les transactions financières dans une forme appropriée pour un audit officiel ;
2. Surveiller toutes les sorties d’argent et veiller à ce que ces sorties soient approuvées par les signatures de deux membres du Comité exécutif, à l'exception du président sortant et du président-élu, à la suite de quoi les transactions financières officielles pourront procéder avec l’unique signature d’un des quatre membres du Comité exécutif, à l’exception du président sortant et du président-élu;
3. S’assurer qu’un compte bancaire est ouvert dans une institution financière approuvée par le Conseil d’administration et que tous les revenus reçus par l'Association sont déposés dans ce compte ;
4. Présenter un budget à l'Assemblée générale annuelle pour l’exercice financier allant du 1er avril au 31 mars de l'année suivante;
5. Recommander au Conseil d'administration le nom d'une personne habilitée à faire une révision financière annuelle;
6. Soumettre à l'Assemblée générale annuelle un rapport financier indépendant pour l'année fiscale allant du 1er avril au 31 mars précédent ;
7. Soumettre des rapports financiers au Conseil d’administration, à la demande de celui-ci ;
8. Présenter chaque année une liste des agents de l'Association et toute autre information requise, conformément aux exigences du Registraire des entreprises, Québec.

e) Le président-sortant doit :

1. Conseiller le président et le Comité exécutif et remplir toute autre fonction que le président peut lui confier ;
2. Recevoir les candidatures aux postes du Comité exécutif et du Conseil d’administration et superviser le processus de sélection.

f) Le président-élu doit :

1. Assister le Président dans l’accomplissement de ses tâches;
2. Se familiariser avec les affaires courantes du Comité exécutif et du Conseil d’administration.

Règlement 2 : Responsabilités du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration est chargé de gouverner l'Association. Il doit soutenir et aider le Comité exécutif dans son travail afin de, en particulier:

1. Établir des politiques qui permettent à l'Association de remplir sa mission et d’atteindre ses objectifs par les moyens les plus efficaces dans le cadre de la constitution et des règlements administratifs ;
2. Confirmer que des états de comptes appropriés et suffisants sont maintenus pour les fonds, les recettes et les dépenses de l'Association ;
3. Proposer le niveau de la cotisation annuelle ;
4. Créer des comités, permanents ou ad hoc, tels que jugés nécessaires par le Conseil d’administration ;
5. Passer en revue la composition et les mandats de ces comités ;
6. Proposer et modifier les règlements ;
7. Nommer annuellement trois membres d'un Comité de mises en candidatures ; h) Superviser la production et la mise à jour des canaux de communication de l’Association, tels que les bulletins d'information, le site Web et les sites de médias sociaux ;
8. Dans le cas où un poste devient vacant avant la fin d'un mandat, nommer un membre du Conseil d’administration pour combler un poste au Comité exécutif, ou un membre régulier pour combler un poste au Conseil d’administration.

Règlement 3: Réunions du Comité Exécutif (ou Comité de direction)

1. Le comité exécutif se réunit aussi souvent que cela est jugé nécessaire. L'ordre du jour est normalement distribué au comité exécutif une semaine avant la réunion, mais cette exigence peut être levée par les membres présents.
2. Les procédures de vote sont les mêmes que pour le conseil. c) Deux membres ainsi que le président ou vice-président (interne) constituent le quorum de la réunion du comité exécutif.

Règlement 4: Réunions du Conseil

1. Le conseil se réunit au moins deux fois par an sur convocation du président ou à la demande de trois membres du conseil. L'ordre du jour est normalement diffusé au conseil deux semaines avant la réunion, mais cette exigence peut être levée par les membres présents.
2. Cinq membres du conseil ainsi que le président ou le vice-président (interne) constituent le quorum.
3. Un vote affirmatif de la majorité des membres présents est requis pour la résolution de toute question. En cas d'égalité des voix, la voix du président est prépondérante.

Règlement 5: Réunions de l'Association

1. Assemblée Générale Annuelle: L'assemblée générale se réunit chaque année entre les 15 mai et 20 juin à l'heure et à la date fixées par le conseil, et à un endroit sur le campus déterminé par le comité exécutif. L'objectif de la réunion est de permettre aux membres de l'exécutif présents d'exposer l'activité de l'Association, d'annoncer les membres nouvellement élus du comité exécutif et du conseil, de présenter les états financiers, et de traiter toute autre question pertinente.
2. Assemblée Générale Extraordinaire: Une assemblée générale extraordinaire des membres peut être convoquée à l'approbation du conseil, à condition que les deux tiers du conseil approuvent la tenue d'une telle assemblée, ou à la demande écrite de cinquante membres réguliers de l'Association au président du conseil. Cette demande doit énoncer les sujets à aborder lors de cette assemblée.
3. La convocation de l'assemblée générale annuelle ou de l'assemblée générale extraordinaire est envoyée aux membres au moins trente jours avant la date fixée. Cette convocation énonce la date, l'heure et le lieu de la réunion et, dans le cas d'une assemblée générale extraordinaire, les sujets à discuter lors de cette assemblée.
4. Tous les membres de l'Association ont le droit d'être présents et de se faire entendre à toute assemblée des membres. Toute autre personne peut être admise ou avoir le droit de prendre la parole sur l'invitation du président de l'Association.
5. Chaque membre régulier a droit à une voix.
6. À toute réunion, cinquante membres réguliers constituent le quorum. En l'absence d'un quorum, et si les décisions nécessitant l'approbation des membres sont en suspens, le président ordonne un vote des membres.
7. Le président ou, en son absence, le vice-président (interne) préside les réunions. h) Sauf modifications à la Constitution, à toute réunion des membres, chaque motion est adoptée à la majorité simple des voix. En cas d'égalité des voix, la voix du président est prépondérante.

Règlement 6: Élection du Comité Exécutif

1. Seuls les membres réguliers en règle peuvent être élus au comité exécutif.
2. Les membres du comité exécutif serviront pour un mandat de trois ans à partir de la fin de l’Assemblée Générale Annuelle dans laquelle ils ont étés élus jusqu'à la fin de l’Assemblée Générale Annuelle trois ans plus tard. Les membres du comité exécutif ne peuvent pas occuper le même poste pendant plus de deux mandats consécutifs. Le conseil d'administration peut accepter qu'un membre de l'exécutif, qui est sur le point de terminer ses mandats consécutifs, remplisse un autre nouveau mandat (au sein de l'exécutif et du conseil), dans le meilleur intérêt de l'Association. Dans ce cas, ledit membre peut se représenter à nouveau.
3. Chaque année, avant le 15 novembre, un Comité de Candidatures composé de trois membres réguliers seront choisis par le Conseil d'Administration. Ils prépareront une liste de candidats pour remplacer tout poste administratif expirant et en aviseront le Président sortant avant le 1er février. Il y aura au moins une candidature pour chaque poste vacant. Les candidats choisis doivent accepter de plein gré leur poste s'ils sont élus.
4. Le Comité de candidatures aura la responsabilité de rechercher un Président-élu prospectif pour servir dans la dernière année normale du mandat du Président.
5. Avant le 1er mars, le Vice-Président (Externe) enverra un avis à tous les membres réguliers de l’Association, contenant :

i.) Une liste des membres du Comité Exécutif actuel;

ii.) Une liste des candidats provenant du Comité de Candidatures;

iii.) Un avis que de nouvelles candidatures peuvent être soumises au Président sortant avec les signatures de cinq membres réguliers. La candidature doit mentionner l'éligibilité et le consentement de chaque candidat pour le poste désigné. Les candidatures écrites seront acceptées par le Président sortant jusqu'au 1er avril inclusivement.

f. Advenant qu’il n’y ait pas plus d’une candidature pour chaque poste, les candidats seront élus par acclamation à l’Assemblée Générale Annuelle.

g. Advenant qu’il y ait plus d’une candidature pour quelconque poste, les candidats seront élus par scrutin. Les bulletins de vote seront distribués à tous les membres par le Vice-Président (Externe) au moins 30 jours avant l’Assemblée Générale Annuelle.

h. Les bulletins de vote reçus une semaine avant l'Assemblée Générale Annuelle seront comptés par le Président sortant et par un scrutateur nommé par le Conseil d'Administration. Les élus seront déterminés par simple majorité. Les résultats du scrutin seront annoncés à l'Assemblée Générale Annuelle.

Règlement 7: Élection du Conseil d’Administration

a) Les membres du Conseil d’Administration exerceront un mandat de trois ans à partir de la fin de l’Assemblée Générale Annuelle dans laquelle ils furent élus, jusqu’à la fin de l’Assemblée Générale de la troisième année. Les membres du Conseil d’Administration peuvent exercer jusqu’à un maximum de deux mandats consécutifs à moins d’être subséquemment élus au Comité Exécutif de l’Association et, dans ce cas, le membre peut exercer ce nouveau rôle pour le mandat défini par le règlement pour les postes du Comité Exécutif. De plus, le conseil d'administration peut accepter qu'un membre de l'exécutif, qui est sur le point de terminer ses mandats consécutifs, remplisse un autre nouveau mandat (sur l'exécutif et le conseil), dans le meilleur intérêt de l'Association. Dans ce cas, ledit membre peut se représenter et être candidat à une réélection.

b) Chaque année, avant le 15 novembre, un Comité de Candidatures composé de trois membres réguliers sera nommé par le Conseil d’Administration. Il préparera une liste de candidats pour combler tout poste administratif expirant, incluant celui du Président-élu lorsque requis, et la soumettra au Président sortant avant le 1er février. Les candidats pour les postes administratifs vacants doivent accepter de plein gré de siéger au Conseil d’Administration s'ils sont élus.

c) Avant le 1er mars, le Vice-Président (Externe) enverra un avis à tous les membres réguliers de l’Association, contenant :

i.) Une liste des membres du Conseil d’Administration actuel;

ii.) Une liste des candidats provenant du Comité de Candidatures;

iii.) Un avis que de nouvelles candidatures peuvent être soumises au Président sortant avec les signatures de cinq membres réguliers. La candidature doit inclure un avis que le candidat est éligible pour le poste et qu'il consent à servir. Les candidatures écrites seront acceptées par le Président sortant jusqu'au 1er avril inclusivement.

d) Advenant qu’il y ait seulement une mise en candidature pour chaque poste vacant, les nouveaux candidats au Conseil d’Administration seront élus par acclamation à l’Assemblée Générale Annuelle.

e) Advenant qu’il y ait plus de candidats que de postes vacants, un vote par scrutin aura lieu, des bulletins de vote seront distribués à tous les membres par le Vice-Président (Externe) au moins 30 jours avant l’Assemblée Générale Annuelle.

f) Les bulletins de vote reçus une semaine avant l'Assemblée Générale Annuelle seront comptés par le Président sortant et par un scrutateur nommé par le Conseil d'Administration. Les candidats sélectionnés seront élus par simple majorité. Les résultats du scrutin seront annoncés à l'Assemblé Générale Annuelle.

Règlement 8: Cotisations des Membres

L’adhésion à l’Association est subordonnée au paiement d’une cotisation, le montant exact sera déterminé et approuvé chaque année à l’Assemblée Générale Annuelle pour l’année suivante, ou à une exemption de cotisation. Des exemptions de cotisation peuvent être accordées à d’anciens membres de groupes qui ont négocié des ententes d’exemptions de cotisation avec l’ARUM. Les cotisations seront payables annuellement avant le 1er septembre.

Règlement 9: Frais des Activités de l’Association

Les évènements et activités organisés par l’Association pour les membres, ou par l’entremise des membres, sont normalement autofinancés. L’Association ne sera pas tenu responsable de pertes financières de membres durant ces activités. Cependant, certains évènements (comme par exemple l’Assemblée Générale Annuelle, ou autres), peuvent être financés entièrement ou partiellement par l’Association.

Règlement 10: Assurances d’Indemnisation pour les Membres du Conseil

L’Association achètera annuellement une assurance protégeant les membres du Conseil d’Administration de toutes charges ou dépenses résultant de toutes actions, poursuites, ou procédures portées contre lui ou elle pour des actions reliées à ses fonctions au poste du conseil, sauf en cas de négligence ou de faute de sa part.

Règlement 11: Changement du nom de l'association

Le nom de l'association sera changé à compter du 14 juin 2023 pour corriger une erreur dans les lettres patentes originales. Le nouveau nom de l'association sera -

Association des retraité(e)s de l'Université McGill (ARUM)

avec une version anglaise -

McGill University Retiree Association (MURA)

Annexe aux règlements

 

Avantages et limites des membres associés et affiliés

Membres associés et affiliés :

Reçoivent les Communiqués et le Bulletin s'ils en font la demande.

Paient les frais de membre régulier pour assister aux fonctions de l’ARUM/MURA.

Ne sont pas éligibles aux tarifs réduits dans les installations d'athlétisme de l’Université McGill.

N'ont pas le droit de voter ou de siéger au conseil d'administration de l’ARUM/MURA.

Traduction : Jacques Derome, Claude Guérin, Janine Vasseur

Révision : Jacques Rebuffot