This message is sent on behalf of Chris Buddle, Associate Provost (Teaching and Academic Programs), and Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning), on behalf of the Recovery and Operations Resumption Committee (ROR).
La version française suivra lorsque disponible dans un courriel séparé.
Dear members of the McGill community,
We are writing to provide important updates on safety, the federal government’s new travel advisory and social gatherings.
Safety in the context of rising cases
We understand that rising cases in Quebec and the Omicron variant are provoking anxiety. The news of course concerns us too, as we work to keep people safe while continuing our core academic activities, including final exams and teaching and research activities. In Quebec, the government continues to prioritize education as an essential activity during the pandemic, and other universities in the province are currently continuing with in-person activities until the holiday break.
We are monitoring the situation very closely, and we will act immediately if there is a need to amend our safety protocols as the epidemiological situation changes.
We are in constant contact with McGill’s Case Management Group. The case managers confirmed that they have the capacity to handle the contact tracing quickly. They immediately flag any potential instances of on-campus transmission of COVID-19 to us so that we can alert the McGill community and take any necessary actions. We want to thank the members of the CMG for their incredible dedication and relentless work to keep us all safe.
As we have communicated in previous emails, McGill has had two clusters of linked cases (outbreaks) in the past 10 days. The Case Management Group’s investigation concluded that shared social activities (off-campus) and/or athletic team practices where people were exercising unmasked were the drivers behind these cases. However, we have seen no evidence of transmission at McGill in classrooms or exam rooms where people are masked.
Masking is more important than ever. On December 13, McGill introduced stricter mask guidelines. If you have not read them, please do so now.
Please remember that you should NOT come to campus if you have symptoms of COVID-19.
Staff working at the rapid-testing site on the downtown campus report that people with COVID-19 symptoms are coming to get tested.
- If you have symptoms, please go to a testing facility in the public health system to get tested, and self-isolate until you get results.
- Accommodations are available for staff and students who need them due to COVID symptoms or a positive test. Students can find the academic considerations form in the personal menu of Minerva.
- Please complete the self-evaluation form before coming to campus. It will provide guidance to tell you when you should not come to campus and any necessary steps to take.
Federal advisory against non-essential travel
The federal government announced yesterday that they are putting in place a temporary advisory to avoid non-essential travel. The advisory will be in place for four weeks and then re-assessed.
We wanted to outline the impact on University-sponsored international travel for the Winter 2022 term.
- Student Exchanges, Independent Study Away and International Internships: After assessing the potential risks to our students of cancelling University-sponsored travel at this late date -- including some not having viable accommodation alternatives for the Winter Semester -- we have decided not to cancel at this time. Students are allowed to proceed, but are urged to fully evaluate the potential safety, financial and academic risks involved. These could include being stranded in another country, quarantine expenses, etc. More information will be communicated to participating students in the coming days concerning cancellation options.
- International Field Semesters: The departments in charge will make decisions on whether or not to go ahead with the programs.
- International field courses: Instructors in charge of these courses must create a safety plan, in line with McGill’s current guidelines for travel during the ongoing COVID-19 pandemic. The plan must be sent to safetyabroad [at] mcgill.ca for central approval.
- International field research: Approval mechanisms in place will continue to be followed for international field research.
- Necessary business (non-academic) travel: The head of the unit (at the executive/AVP/Dean level) must approve that the travel is necessary.
- International conferences, workshops and professional development activities (including academic conferences and workshops) for students, academic staff and administrative and support staff: These are suspended and will be re-evaluated in four weeks when the Government of Canada re-evaluates its travel advisory. If you have such an activity planned in the next 4 weeks, it should be cancelled.
Note that safety guidelines in place before the pandemic still apply, including suspension of student travel to any location that is under a travel advisory, not related to COVID, to avoid non-essential travel.
If you are planning personal travel over the holiday break, we urge you to consider that the situation is fluid and that you may face challenges coming back to Canada.
Social activities
All McGill-related in-person social activities such as holiday gatherings, are cancelled effective immediately. We would have liked a taste of normality and to celebrate together, but the virus is not cooperating. Chrystia Freeland, the Deputy Prime Minister of Canada, said yesterday, “We are all tired of COVID” – a sentiment that certainly resonated with us. So, we ask you to pull together yet again as we face the latest hurdle.
Winter 2022 Term
We will provide an update on the Winter term before the holiday break. Please watch your email and the Coronavirus website for more information.
Stay strong and stay safe.
Chris Buddle
Associate Provost (Teaching and Academic Programs)
Fabrice Labeau
Deputy Provost (Student Life and Learning)
Le présent message est envoyé au nom de Chris Buddle, vice-principal exécutif adjoint (Enseignement et programmes d’études) et de Fabrice Labeau, premier vice-principal exécutif adjoint (Études et vie étudiante), au nom du Comité de la reprise des activités et du retour (RAR).
Chers membres de la communauté mcgilloise,
Voici quelques renseignements importants sur les mesures sanitaires, le nouvel avertissement du gouvernement fédéral au sujet des voyages et les rassemblements.
Augmentation des cas : la prudence est de mise
L’augmentation des cas au Québec et l’arrivée du variant Omicron provoquent de l’inquiétude dans la population. Évidemment, la situation est compliquée pour nous aussi puisque nous nous efforçons de protéger les gens tout en poursuivant nos principales activités universitaires, notamment les examens de fin de session et les activités d’enseignement et de recherche. Le gouvernement du Québec considère encore l’éducation comme une activité essentielle en temps de pandémie, et d’autres universités de la province ont décidé de maintenir des activités en présentiel d’ici la période des fêtes.
Nous surveillons étroitement la situation et sommes prêts à modifier promptement nos protocoles de sécurité en fonction du contexte épidémiologique.
Par ailleurs, nous maintenons une communication constante avec le Groupe de gestion des cas de McGill, qui affirme être en mesure d’effectuer une recherche des contacts rapidement. Le Groupe nous signale immédiatement tout cas potentiel de transmission de COVID-19 sur les campus afin que nous puissions prévenir la communauté mcgilloise et prendre les mesures nécessaires. Merci aux membres du Groupe de gestion des cas pour leur grand dévouement et leur travail acharné.
Comme vous le savez, McGill a connu deux éclosions au cours des 10 derniers jours. L’enquête du Groupe de gestion des cas a révélé que ces éclosions trouvaient leur source dans des activités sociales hors campus et des entraînements pendant lesquels des membres d’équipes sportives ne portaient pas de masque. Toutefois, dans les classes ou les salles d’examen de l’Université, où tout le monde porte un masque, aucune transmission n’a été signalée.
Le port du masque est plus important que jamais. Le 14 décembre, l’Université a instauré des consignes plus rigoureuses concernant le port du masque. Veuillez en prendre connaissance, si ce n’est pas déjà fait.
N’oubliez pas que vous NE DEVEZ PAS vous présenter sur le campus si vous avez des symptômes de COVID-19.
Le personnel du centre de dépistage rapide sur le campus du centre-ville nous indique que des personnes viennent passer un test de dépistage même si elles ont des symptômes de COVID-19.
- Si vous avez des symptômes, rendez-vous dans un centre de dépistage du réseau public de soins de santé et isolez-vous dans l’attente des résultats.
- Les membres du personnel et les étudiants qui présentent des symptômes de la COVID-19 ou qui obtiennent un résultat positif peuvent demander des accommodements. Les étudiants trouveront le formulaire de demande d’accommodements dans le menu Renseignements personnels de Minerva.
- Veuillez remplir le formulaire d’autoévaluation avant de vous présenter sur le campus. Ainsi, vous saurez si vous devez éviter de vous rendre sur le campus et obtiendrez des consignes s’il y a lieu.
Avertissement du gouvernement fédéral concernant les voyages non essentiels
Hier, le gouvernement fédéral a émis un avertissement temporaire pour appeler la population à éviter tout voyage non essentiel. L’avertissement sera en vigueur pendant quatre semaines, puis sera réévalué.
Voici les répercussions de cet avertissement sur les déplacements à l’étranger pour le compte de l’Université pendant la session d’hiver 2022.
- Échanges étudiants, études indépendantes à l’étranger et stages à l’étranger : Après avoir évalué les répercussions que pourrait avoir une annulation si tardive de ce type de voyage – en tenant compte notamment du fait que certains étudiants pourraient ne pas avoir de solution de rechange pour la session d’hiver – nous avons décidé de ne pas annuler ces déplacements pour l’instant. Nous autorisons les étudiants à maintenir leurs projets, mais leur recommandons de bien évaluer les risques pour leur sécurité, leurs finances et leurs études, ce qui comprend le risque d’être retenu à l’étranger et les dépenses occasionnées par une quarantaine. Au cours des prochains jours, les étudiants visés recevront d’autres renseignements au sujet des options d’annulation.
- Sessions d’études sur le terrain à l’étranger : La décision de maintenir ou non ces programmes revient aux départements visés.
- Cours des programmes d’études sur le terrain à l’étranger : Le personnel enseignant responsable de ces cours doit élaborer un plan de sécurité, conformément aux directives de McGill concernant les voyages pendant la pandémie de COVID-19. Le plan doit être envoyé à safetyabroad [at] mcgill.ca pour approbation.
- Recherche sur le terrain à l’étranger : Les mécanismes d’approbation existants sont toujours en vigueur pour la recherche sur le terrain à l’étranger.
- Voyages d’affaires nécessaires (hors activités universitaires) : La direction de l’unité (niveau haute direction, vice-principal adjoint ou doyen) doit attester que les déplacements sont nécessaires.
- Congrès, ateliers et activités de perfectionnement professionnel (y compris les conférences et ateliers universitaires) à l’étranger pour les étudiants, le personnel enseignant et le personnel administratif et de soutien : Ces déplacements sont suspendus et seront réévalués dans quatre semaines, lorsque le gouvernement du Canada réévaluera son avertissement à l’intention des voyageurs. Les activités prévues pour les quatre prochaines semaines doivent être annulées.
Veuillez noter que les directives de sécurité qui étaient en place avant la pandémie sont toujours en vigueur. Pensons notamment à la suspension des déplacements d’étudiants vers des endroits où les voyages non essentiels sont déconseillés pour des raisons autres que la COVID-19.
Si vous prévoyez un voyage à des fins personnelles pendant les fêtes, n’oubliez pas que la situation pourrait changer à tout moment et compliquer votre retour au Canada.
Activités sociales
Toutes les activités sociales en présentiel ayant un lien avec McGill, comme les rassemblements pour les fêtes de fin d’année, sont annulées. Nous aurions aimé pouvoir profiter d’une certaine normalité et célébrer tous ensemble, mais le virus ne nous donne pas de répit. Hier, Chrystia Freeland, vice‑première ministre du Canada, a bien exprimé notre sentiment à tous en disant que nous en avions assez de la COVID-19. Encore une fois, nous devons nous serrer les coudes.
Session d’hiver 2022
Nous ferons le point sur la session d’hiver avant la pause des fêtes. Consultez vos courriels et le site Web sur le coronavirus pour obtenir de plus amples renseignements.
Portez-vous bien et soyez prudents.
Chris Buddle
Vice-principal exécutif adjoint (Enseignement et programmes d’études)
Fabrice Labeau
Premier vice-principal exécutif adjoint (Études et vie étudiante)
