Sent on behalf of Christopher Manfredi, Provost and Vice-Principal (Academic), and Yves Beauchamp, Vice-Principal (Administration and Finance).
Ce message est envoyé au nom de Christopher Manfredi, vice-principal exécutif et vice-principal aux études, et d’Yves Beauchamp, vice-principal (Administration et finances).
La version française suit.
Dear members of the McGill community,
Since January 2020, McGill’s Emergency Operations Centre (EOC) has been activated to coordinate the University’s COVID-19 response. Throughout the pandemic, the EOC has overseen the implementation of all measures and guidelines to help keep our community healthy and safe during rapidly changing and uncertain times.
The EOC was designed to coordinate the McGill response to emergencies, usually over a period of days or weeks. EOC adapted to meet the challenges of the pandemic – a long-term emergency. Starting today, November 1, McGill’s current status of emergency response activation led by EOC will draw to a close, transitioning to COVID-related issues and initiatives being led by the Recovery and Operations Resumption Committee – or ROR.
A number of factors have led to the decision, including:
- The announcement that Quebec will lift its state of emergency in early 2022
- A more stable epidemiological situation in Quebec in general
- Low case counts on campus despite a high volume of students and staff on campus
- High vaccination rates of our students and staff
- The successful return of 85% of academic activities back to in-person this Fall
Although this announcement represents a step towards a post-pandemic environment, this does not mean that McGill is “returning to normal.” We are still living with this pandemic and we are planning for the future. But we are not out of the pandemic. The COVID-19 situation can change very quickly, and our continued vigilance is critical to ensuring the stability of the situation across our campuses.
Our current health and safety guidelines – including directives on masking and distancing – will remain for the foreseeable future. We do, however, feel confident that we have reached a point where we can shift our focus from emergency response to recovery planning.
The new ROR committee, co-chaired by the Deputy Provost (Student Life and Learning) and the Associate Provost (Teaching and Academic Programs), will oversee decentralized functional groups. These groups, with leads assigned based on their regular roles within the University, will be responsible for specific areas of expertise to help make decisions to move our campus activities forward.
Within the current structure, the EOC reports directly to Policy Group, a subset of the senior leadership of the University. With the new ROR structure, the co-chairs will report jointly to us, the Provost and Vice-Principal (Academic) and the Vice-Principal (Administration and Finance), who report to the Principal and Vice-Chancellor.
This new structure was chosen to better align with the University’s day-to-day governance structure and allow for a smoother transition to regular governance processes as the pandemic continues to evolve in the coming months. Regular EOC communication with our community, including regular MRO emails and updates to the Coronavirus website, will continue under the ROR.
In the event of a drastic shift in the COVID-19 situation on our campuses, the emergency response led by the EOC may be reactivated.
On behalf of our entire University, we would like to thank the EOC and all members of the McGill community who have been involved in emergency management under EOC’s leadership, for their tireless efforts to keep our community safe. We have the utmost confidence that this transition will best move McGill safely into the future.
Sincerely,
Christopher Manfredi
Provost and Vice-Principal (Academic)
Yves Beauchamp
Vice-Principal (Administration and Finance)
À tous les membres de la communauté mcgilloise,
En janvier 2020, le Centre des opérations d’urgence (COU) de McGill s’est mis en branle afin de coordonner les mesures prises par l’Université pour faire face à la situation liée à la COVID-19. Tout au long de la pandémie, le COU a supervisé la mise en œuvre des mesures et l’adoption des directives afin de veiller au bien-être de notre communauté durant une période d’incertitude où tout changeait très rapidement.
Le COU a été mis sur pied pour coordonner l’intervention de l’Université lors d’urgences qui durent habituellement quelques jours ou semaines. Le COU s’est adapté afin de relever les défis que posait la pandémie, une urgence à long terme. À compter d’aujourd’hui, le 1er novembre, la gestion de l’état d’urgence, responsabilité du Centre des opérations d’urgence à McGill, prendra fin. Les questions et les projets liés à la COVID seront désormais gérés par le Comité de la reprise des activités et du retour, ou le RAR.
Plusieurs facteurs ont mené à cette décision, notamment :
- L’annonce du gouvernement du Québec concernant la levée de l’état d’urgence au début de l’année 2022
- Une situation épidémiologique plus stable au Québec en général
- Le faible nombre de cas sur le campus malgré le nombre élevé d’étudiants et de membres du personnel qui s’y rendent
- Le taux élevé de vaccination chez nos étudiants et notre personnel
- La réussite de la reprise de 85 % des activités d’enseignement en présentiel cet automne
Bien que cette annonce constitue un pas vers le monde post-pandémie, elle ne signifie pas que l’Université « revient à la normale ». Nous sommes encore en pandémie et nous préparons l’avenir, mais nous ne sommes pas encore sortis de l’auberge. La situation entourant la COVID‑19 peut changer très rapidement, et il est essentiel que nous demeurions vigilants pour que la situation reste stable sur nos campus.
Nos directives de santé et sécurité actuelles – y compris les consignes concernant le port du masque et la distanciation – demeureront en vigueur pour un certain temps. Toutefois, nous estimons que nous en sommes arrivés à un point où nous pouvons passer de l’intervention d’urgence à la planification de la reprise.
Le nouveau Comité RAR, présidé par le premier vice-principal exécutif adjoint (Études et vie étudiante) et le vice-principal exécutif adjoint (Enseignement et programmes d’études), chapeautera des groupes fonctionnels décentralisés. Ces derniers seront dirigés par des superviseurs choisis en fonction de leur poste normal à l’Université et seront responsables de domaines d’expertise particuliers. Ils aideront ainsi l’Université à prendre des décisions pour faire progresser la reprise des activités sur le campus.
Dans la structure actuelle, le COU relève directement du groupe des politiques, qui est lui-même un sous-groupe de la haute direction de l’Université. Dans la nouvelle structure du Comité RAR, les coprésidents relèveront de nous, le vice-principal exécutif et vice-principal aux études, et le vice-principal (Administration et finances), qui relevons de la principale et vice-chancelière.
Cette nouvelle structure a été choisie parce qu’elle concorde mieux avec la structure de gouvernance au quotidien de l’Université, et parce qu’elle permettra une transition plus en douceur vers les processus de gouvernance normaux tout au long de l’évolution de la pandémie au cours des prochains mois. Les communications habituelles du COU avec notre communauté, dont les courriels envoyés à tous et les mises à jour du site Web sur le coronavirus, se poursuivront sous la direction du Comité RAR.
Si la situation entourant la COVID-19 sur nos campus devait changer de façon importante, le COU pourrait reprendre du service pour diriger les mesures d’urgence.
Au nom de l’ensemble de l’Université, nous aimerions remercier le COU et tous les McGillois qui ont participé à la gestion de l’urgence sous sa direction. Merci d’avoir travaillé sans relâche pour veiller à la sécurité de notre communauté. Nous sommes convaincus que cette transition est la meilleure voie à suivre pour que l’Université s’élance vers l’avenir en toute sécurité.
Cordiales salutations,
Christopher Manfredi
Vice-principal exécutif et vice-principal aux études
Yves Beauchamp
Vice-principal (Administration et finances)
