This message is sent on behalf of Fabrice Labeau, Deputy Provost (Student Life and Learning), on behalf of the Emergency Operations Centre.
Le présent message est envoyé au nom de Fabrice Labeau, premier vice-principal exécutif adjoint (Études et vie étudiante), au nom du Centre des opérations d’urgence (COU).
La version française suit.
Dear members of the McGill community,
With the March Study Break coming up next week, here are a few updates and reminders:
- Accommodations for parents during March break
- Events remain cancelled
- Mask ordering process for units
- Mask distribution on campus
- Travel restrictions
- New student flex-spaces
1. Accommodations for parents during March break
Employees with young children may have some difficulty managing their work during this period. Supervisors should provide staff in these circumstances with flexibility in working hours, where possible, to allow for childcare. We ask you to be supportive and to carefully review and consider your employee(s) requests. Be open to solutions that you may not have previously experienced and consult with your HR Advisor if need be.
2. Events remain cancelled
Please remember that, following government directives, all events on our campuses remain cancelled until further notice.
3. Mask ordering process for units
Procedural masks must be worn in all shared, indoor spaces on McGill campuses, including but not limited to Teaching and Study Hubs, shared offices, labs, classrooms, hallways, elevators, and bathrooms. This measure also applies to residences and rental buildings. As the next step in the development of the University’s long-term plan for local mask distribution, units may order supplies of ASTM-1-equivalent procedural masks from the McGill Marketplace beginning Monday, March 1. To order masks for your unit, follow these steps:
- Login to MMP through Minerva
- Click on the “ASTM-1 on-campus activities” logo
- Enter the keyword “mask.” There will only be one result.
- Update the quantity needed and Add to Cart
- Click on View Cart and proceed with your order as usual
When ordering, try not to overestimate your amounts, to help ensure adequate supplies for all community members. Orders will be delivered to the current delivery hubs.
Please note that these orders are only for procedural masks to be worn by people circulating within buildings. Any PPE required for specific work environments, such as a laboratory, is to be ordered separately, as you have been doing.
4. Mask distribution on campus
The University will continue to provide procedural masks to any staff, Faculty, or students coming to our campuses. Individuals who prefer to bring their own procedural masks will be permitted to do so. The University has expanded its mask distribution locations. An updated distribution list is available here.
5. Travel restrictions
Please remember that there is still a Federal restriction on all non-essential international travel. In addition, the Quebec government is strongly discouraging non-essential travel within Quebec. University-sponsored travel is also still prohibited at this time.
Anyone who chooses to travel should note that there are important new testing requirements for entering Canada by land and air. Travelers should also be aware of the latest accommodation and quarantine measures.
6. New student flex-spaces
Beginning Monday, March 1, SSMU will open three flex-spaces on the second floor of the University Centre (3480 McTavish St.):
- Quiet study space (40 people maximum)
- Eating/relaxing space (20 people). Microwaves will be available.
- Multimedia meeting space (4 people)
Current McGill students may use these spaces on a first-come-first-served basis between their scheduled on-campus learning activities.
The flex-spaces will be open from 9:00 a.m. to 5 p.m., Monday to Friday. Students wishing to use these spaces are asked to present themselves at the main doors of the University Centre. Please bring your McGill I.D.
Although access to the second floor is by the main stairs, students with mobility issues may ask the on-site security agent for elevator access.
The spaces will be cleaned at regular intervals throughout the day. A daily deep clean will take place after closing.
Thank you for your continued efforts in maintaining our community’s health. I wish all you a healthy and enjoyable Study Break week.
Sincerely,
Fabrice Labeau
Deputy Provost, Student Life and Learning
Chers membres de la communauté mcgilloise,
Comme la relâche de mars aura lieu la semaine prochaine, voici quelques nouvelles et rappels :
- Mesures d’accommodement pour les parents durant la semaine de relâche
- Maintien de l’annulation des activités
- Processus de commande de masques pour les unités
- Distribution des masques sur le campus
- Restrictions de voyage
- Nouveaux espaces polyvalents pour les étudiants
1. Mesures d’accommodement pour les parents durant la semaine de relâche
Au cours de cette période, les employés ayant de jeunes enfants pourraient avoir de la difficulté à accomplir leur travail. Dans la mesure du possible, les supérieurs doivent faire preuve de souplesse en leur permettant d’adopter un horaire de travail adapté à la situation. Nous comptons sur vous pour épauler vos employés et pour étudier leurs demandes au cas par cas, en étant disposés à recourir à des solutions inédites. Au besoin, n’hésitez pas à consulter votre conseiller en ressources humaines.
2. Maintien de l’annulation des activités
Nous vous rappelons que, conformément aux directives du gouvernement, toutes les activités prévues sur nos campus sont annulées jusqu’à nouvel ordre.
3. Processus de commande de masques pour les unités
Le port du masque de procédure est obligatoire dans les espaces communs intérieurs des campus mcgillois, notamment dans les bulles d’étude et d’enseignement, les bureaux partagés, les laboratoires, les salles de classe, les couloirs, les ascenseurs et les toilettes. Cette mesure s’applique également dans les résidences et les immeubles en location. Le plan à long terme de l’Université pour la distribution de masques a franchi une autre étape, si bien qu’à compter du lundi 1er mars, les unités pourront commander des masques de procédure offrant une protection équivalente à la norme ASTM niveau 1 dans McGill Marketplace (MMP). Pour commander des masques pour votre unité, suivez les étapes ci-après :
- Ouvrez une session dans MMP par l’entremise de Minerva.
- Cliquez sur le logo « ASTM-1 on-campus activities ».
- Entrez le mot-clé « mask ». Un seul résultat apparaîtra.
- Indiquez la quantité dont vous avez besoin et ajoutez-la au panier.
- Cliquez sur « View Cart » et passez votre commande comme d’habitude.
Lorsque vous passez une commande, évitez de surestimer les quantités dont vous avez besoin afin que l’approvisionnement soit adéquat pour l’ensemble de la communauté. Les commandes seront acheminées aux points de livraison centralisés.
Veuillez noter que ces commandes concernent uniquement les masques de procédure qui seront portés par des personnes circulant dans les immeubles. Vous devez commander séparément l’équipement de protection individuelle nécessaire dans certains lieux de travail, comme les laboratoires.
4. Distribution des masques sur le campus
L’Université continuera de fournir des masques de procédure aux employés, aux enseignants et aux étudiants qui se présenteront sur ses campus. Les personnes qui préfèrent apporter leur propre masque de procédure pourront le faire. L’Université a ajouté des points de distribution. Pour consulter la liste à jour, cliquez ici.
5. Restrictions de voyage
Nous vous rappelons que tous les voyages à l’étranger non essentiels font encore l’objet d’une restriction du gouvernement fédéral. En outre, le gouvernement du Québec décourage fortement les déplacements non essentiels à l’intérieur de la province. Quant aux voyages universitaires, ils sont toujours suspendus pour l’instant.
Si vous décidez de voyager, prenez bonne note des nouvelles exigences importantes en matière de dépistage qui s’appliqueront à l’arrivée au Canada par voie terrestre ou aérienne. Les voyageurs doivent également prendre connaissance des nouvelles modalités d’hébergement et de quarantaine.
6. Nouveaux espaces polyvalents pour les étudiants
Le lundi 1er mars, l’Association étudiante de l’Université McGill ouvrira trois espaces polyvalents au deuxième étage du Centre universitaire (3480, rue McTavish) :
- Espace d’étude tranquille (maximum de 40 personnes)
- Espace de repas et de détente (20 personnes) (doté de fours à micro-ondes)
- Espace de rencontre multimédia (4 personnes)
Les étudiants mcgillois pourront utiliser ces espaces (premier arrivé, premier servi) entre leurs activités d’apprentissage prévues sur le campus.
Les espaces polyvalents seront ouverts de 9 h à 17 h, du lundi au vendredi. Nous demandons aux étudiants qui souhaitent utiliser ces espaces de se présenter à l’entrée principale du Centre universitaire et d’avoir leur carte d’identité de McGill en main.
L’accès au deuxième étage se fait par l’escalier principal; toutefois, les étudiants à mobilité réduite peuvent demander à l’agent de sécurité sur place d’utiliser les ascenseurs.
Les espaces seront nettoyés périodiquement tout au long de la journée. Un nettoyage en profondeur sera effectué tous les jours après la fermeture.
Je vous remercie des efforts que vous faites pour garder notre communauté en santé. Je vous souhaite une semaine de relâche agréable.
Cordiales salutations,
Fabrice Labeau
Premier vice-principal exécutif adjoint (Études et vie étudiante)
