Introduction
Cette vue d’ensemble de l’assurance des biens de l’Université a pour but d’aider les administrateurs de l’Université à déterminer les besoins de leur unité en ce qui a trait aux assurances; et décrit la marche à suivre. Nous espérons que vous diffuserez cette information auprès des membres de votre unité et conserverez une copie papier pour référence future.
Ce qui est assuré
Le contenu général, y compris le matériel, l’ameublement, les bibliothèques installées en permanence dans les immeubles loués ou appartenant à l’Université, est automatiquement assuré contre les dommages causés par le feu et l’eau, s’il est considéré comme la propriété de McGill. On définit la propriété comme ce qui a été donné à l’Université, ou ce qui a été acheté par le Service des achats de l’Université au moyen d’un compte de fonctionnement ou de recherche.
L’Université est auto-assurée contre les pertes de matériel dues au vol si celui-ci se produit sur les lieux de l’Université. Le matériel volé sera remplacé par le Bureau de la planification et de l’analyse institutionnelle selon ses lignes directrices. Veuillez communiquer avec le Bureau de la planification de l’Université pour de plus amples renseignements. Cela ne concerne que le matériel appartenant à l’Université, excluant toute propriété personnelle quelle qu’elle soit.
Ce qui requiert une attention spéciale
- Les biens n’appartenant pas à l’Université mais qui sont soit prêtés, loués ou empruntés, et qui sont sous la responsabilité de l’Université. Cela inclut les biens personnels du personnel utilisés dans l’enseignement ou la recherche, lorsqu’ils se trouvent sur les lieux de l’Université. L’utilisation de ces biens personnels doit être approuvée par le chef de l’unité.
- Les biens appartenant à l’Université utilisés à l’extérieur en permanence ou à l’occasion.
- Les biens spéciaux exigeant une couverture particulière, comme par exemple les biens donnés à l’Université et assortis d’exigences concernant les assurances.
Les actions à prendre
Le formulaire de demande d’assurance de biens divers pour l’assurance tous risques doit être envoyé à supportrisk.insurance [at] mcgill.ca (Gestion des risques et assurances) (514-398-6251), et contenir l’information suivante.
- La marque, le modèle et le numéro de série du matériel
- Les valeurs de remplacement
- L’adresse où les biens se trouvent, s’ils ne sont pas à l’Université
- La personne responsable du matériel lorsqu’il est hors de l’Université
- Les dates de début et de fin de la couverture
- Le numéro de compte à débiter, puisque cette couverture d’assurance est un coût direct imputé à l’unité.
Les risques assurés
Il s’agit d’une police d’assurance tous risques, incluant le feu, l’eau, les dommages volontaires et le vol (excluant l’usure normale). Le règlement d’un sinistre se fonde sur la valeur indiquée au moment de l’établissement de l’assurance. Il est donc important de préciser la valeur de remplacement dès le début et de la mettre à jour chaque année par la suite.
Quel est le coût
Une prime minimale de 100 $ s’applique et la franchise par sinistre est de 1000 $.
Une couverture temporaire peut être fixée. La prime minimale s’applique toujours.
Que faire en cas de sinistre
Sur la propriété de l’Université
- Appelez le Service de sécurité du campus.
- Le Service de sécurité appellera la police de la CUM, si nécessaire.
- Si l’article est assuré, signalez immédiatement l’incident à Gestion des risques et assurances pour organiser le remplacement.
- Le matériel volé appartenant à l’Université ne peut être remplacé qu’avec l’approbation du Bureau de la planification de l’Université.
À l’extérieur de l’Université
- S’il y a une assurance, contactez la police locale et obtenez le numéro du rapport de police.
- Transmettez à Gestion des risques et assurances tous les renseignements pertinents, y compris le numéro du rapport de police.
Biens personnels
Normalement, l’Université n’assure pas les biens personnels des employés. Lorsque des membres du personnel utilisent leurs propres biens dans le cours de leurs activités à l’Université, ils doivent veiller à ce que leur police d’assurance habitation couvre les pertes hors de leur résidence. Il est possible d’obtenir facilement cette couverture à un coût raisonnable. Les courtiers en assurances ci-dessous offrent un escompte au personnel de McGill pour l’assurance habitation et l’assurance automobile.
ESSOR (auparavant Lewis Apedaile & Hanson)
1080, Côte du Beaver Hall, bureau 500
Montréal, Québec H2Z 1X9
Tél. : 514-878-9373
Telfer International inc.
511, Place d'Armes, bureau 601
Montréal, Québec H2Y 2W7
Tél. : 514-284-2002
TD Meloche Mennox
50, Place Crémazie, 12e étage
Montréal, QC H2P 1B6
Tél. : 514-384-1112
Dans certaines circonstances, l’Université McGill assure des biens qui ne lui appartiennent pas. Cette protection peut être obtenue moyennant un coût direct imputé à l’unité qui la demande, et doit être approuvée par le chef de l’unité. Les conditions suivantes s’appliquent :
- l’assurance n’est pas disponible autrement;
- l’article doit être utilisé uniquement aux fins de l’enseignement et/ou de la recherche.
Contrôle des pertes
Le contrôle des pertes se définit comme toute action consciente prise dans le but de réduire la fréquence, la gravité ou l’imprévisibilité des pertes accidentelles.
Comme les pertes entraînent des perturbations et des coûts, voici une courte liste de mesures à prendre pour en réduire les incidences.
Protection
- S’assurer que le matériel est gardé dans des pièces verrouillées lorsque c’est possible. On recommande de restreindre l’accès ou de tenir un registre d’entrée.
- Couvrir le matériel fragile et de grande valeur d’une housse de plastique pour le protéger des dégâts d’eau. Là où c’est possible, installer un plafond plateau.
- Ne jamais empiler les livres à même le plancher, les ranger plutôt dans des étagères. On obtient une meilleure protection en enlevant les documents de la surface des bureaux et en les rangeant dans les tiroirs de bureau ou les classeurs à la fin de la journée.
- Conserver hors des lieux une copie de sauvegarde des fichiers informatiques.
- Garder la petite caisse dans un coffret de sûreté intégré à un classeur, ce qui tend à décourager les tentatives de vol.
- Fixer solidement les tableaux aux murs comme précaution supplémentaire.
- Faire graver le matériel et autres objets de valeur, ce qui peut nuire à la revente des biens volés, et aider la police à identifier et rendre les biens volés à leur propriétaire.
- Signaler les individus et les faits suspects au Service de sécurité pour leur permettre d’enquêter.
Inventaires
Bien que nos assureurs n’exigent pas d’inventaire au moment de fixer la couverture, ils nous encouragent à en faire un. Non seulement l’inventaire peut-il servir à déterminer les valeurs totales à assurer, il est aussi très utile au moment de remplacer le matériel après un sinistre.
L’Université a le fardeau de prouver ses pertes lorsqu’un accident se produit, et nous devons, par conséquent, soumettre une liste détaillée du matériel et de l’ameublement aux assureurs après un sinistre. Le fait de conserver des listes à jour accélère le règlement des réclamations.
Toutes les listes d’inventaire doivent être envoyées à supportrisk.insurance [at] mcgill.ca (Gestion des risques et assurances) (514-398-6251) à titre documentaire. Elles doivent inclure une brève description de chaque article : marque, modèle, numéro de série, valeur de remplacement et endroit où il se trouve. Travaillons ensemble à protéger adéquatement les biens placés sous notre responsabilité.
Les demandes d’information doivent être envoyées à l'adresse suivante : supportrisk.insurance [at] mcgill.ca