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Relevés de notes officiels électroniques (eTranscripts)

Relevés de notes officiels électroniques (eTranscripts)

À compter du 7 décembre 2017, les étudiants de McGill ainsi que les anciens étudiants qui ont été inscrits ou qui ont obtenu un diplôme de McGill depuis 1972 pourront demander que des relevés de notes officiels électroniques en format PDF soient envoyés à des établissements d’enseignement, à des employeurs, à des organismes de financement, à des autorités d’immigration ou à d’autres tiers. 

Les relevés de notes officiels électroniques sont des documents PDF certifiés et signés numériquement en mesure d’être livrés par voie électronique partout dans le monde en aussi peu que 15 minutes après votre demande !

McGill a établi un partenariat avec le National Student Clearinghouse (NSC), une organisation sans but lucratif des États-Unis qui est un chef de file dans la prestation de services de validation et d’échanges de données éducatives fiables, pour permettre à notre établissement de transmettre des relevés de notes officiels par voie électronique en toute sécurité. 

Les avantages pour les étudiants, actuels ou anciens, comprennent :

  • demande de relevés de notes officiels électroniques et traitement de la demande en tout temps ;
  • envoi aux établissements d’enseignement, aux employeurs, aux organismes de financement, aux autorités d’immigration ou aux autres tiers ; 
  • possibilité de joindre des pièces justificatives sans frais supplémentaires ;
  • livraison par voie électronique le jour même, en aussi peu que 15 minutes, pourvu qu’aucune pièce justificative ne soit sujette à révision et que le dossier de l’étudiant ne comporte aucune remarque « en attente » ;
  • envoi immédiat et sécurisé partout dans le monde ;
  • notification automatique par courriel de l’état de la demande ;
  • suivi en ligne de la demande. 
     

Demandes de relevés de notes officiels électroniques


Les étudiants actuellement inscrits à McGill ainsi que les anciens étudiants qui ont été inscrits ou qui ont obtenu un diplôme de McGill depuis 1972 peuvent demander des relevés de notes officiels électroniques sur Minerva (système d’information pour les étudiants de McGill). Veuillez consulter la base de connaissances TI pour apprendre comment obtenir votre numéro matricule de McGill et votre NIP de Minerva 

Demander un relevé de notes officiel électronique:

  1. Ouvrez une session Minerva.
  2. Sélectionnez le menu Étudiant.
  3. Sélectionnez le menu Dossier de l’étudiant.
  4. Sélectionnez l’option Demander un relevé de notes officiel. 
  5. Sélectionnez l’option Demander un relevé de notes officiel électronique.
  6. Choisissez Je consens et cliquez sur Soumettre pour accepter le transfert vers la page de demande de relevés de notes du National Student Clearinghouse (NSC), une organisation sans but lucratif des États-Unis.
  7. Suivez la procédure associée à l’Université McGill sur la page de demande de relevé de notes du NSC.
     

Options d’envoi d’un relevé de notes officiel électronique


Options d’envoi:

1. ETX (Échange de relevés de notes électroniques) - L’étudiant sélectionne un établissement d’enseignement ou une organisation (par exemple, AMCAS, LSAC, etc.) dans la liste NSC des partenaires destinataires ETX inscrits et validés ; le service ETX étant relativement nouveau au Canada, le nombre d’universités et de collèges canadiens apparaissant sur la liste devrait croître avec le temps.

  • Les organisations et les établissements d’enseignement s’inscrivent à titre de partenaire ETX auprès du NSC pour être en mesure de télécharger des relevés de notes officiels en format PDF directement dans leur compte sécurisé de messagerie FTP (les relevés de notes en format PDF peuvent être téléchargés aussi souvent que nécessaire durant 90 jours).

​2. PDF certifié par courriel - Il incombe à l’étudiant de fournir une adresse courriel valide à chacun de ses destinataires et de s’assurer que ceux-ci acceptent les relevés de notes officiels électroniques.

  • Le NSC envoie deux courriels au destinataire désigné, l’un donnant un mot de passe et l’autre indiquant le lien pour extraire le relevé de notes officiel électronique du site sécurisé du NSC. Après 30 jours, le lien électronique disparaît et une nouvelle demande doit être effectuée, le cas échéant.

Pièces jointespour les deux options d’envoi, les étudiants peuvent joindre jusqu’à trois pièces justificatives en format PDF qui accompagneront leur relevé de notes officiel électronique (taille maximale de fichier de 5 Mo).
 

Frais de relevés de notes officiels électroniques


Le NSC étant un fournisseur de services des États-Unis, tous les frais sont facturés en dollars des États-Unis (USD). Le NSC accepte actuellement les paiements par cartes bancaires et de crédits VISA, MasterCard, American Express et Discover. Les frais ne sont facturés au requérant qu’après la production du relevé de notes officiel électronique.

1. Anciens étudiants qui ont été inscrits ou qui ont obtenu leur diplôme de l’Université McGill depuis 1972 :

Frais McGill de 5,00 USD plus frais d’envoi NSC non remboursables applicables (2,25 USD pour un envoi ETX ou 3,25 USD pour un envoi PDF certifié par courriel [voir les options d’envoi ci-dessus])

  • Coût d’un relevé de notes officiel électronique selon l’option d’envoi ETX : 7,25 USD
  • Coût d’un relevé de notes officiel électronique selon l’option d’envoi PDF certifié par courriel : 8,25 USD

​2. Étudiants actuellement inscrits: 

Aucun frais McGill ; frais d’envoi NSC non remboursables applicables (2,25 USD pour un envoi ETX ou 3,25 USD pour un envoi PDF certifié par courriel [voir les options d’envoi ci-dessus])

  • Coût d’un relevé de notes officiel électronique selon l’option d’envoi ETX : 2,25 USD
  • Coût d’un relevé de notes officiel électronique selon l’option d’envoi PDF certifié par courriel : 3,25 USD
  Envol ETX

Envoi PDF certifié par courriel

Anciens étudiants qui ont été inscrits ou qui ont obtenu leur diplôme de l’Université McGill depuis 1972

2,25 USD*
+
5,00 USD**

2,25 USD*
+
1,00 USD***
+
5,00 USD**

Étudiants actuellement inscrits à McGill

2,25 USD*

2,25 USD*
+
1,00 USD***

*Frais de traitement en ligne du NSC par relevé de notes officiel électronique 
**Frais de McGill pour les anciens étudiants par relevé de notes officiel électronique  
***Frais du PDF certifié par courriel du NSC par relevé de notes officiel électronique

ETX=partenaires destinataires inscrits et validés par le NSC pour l’échange de relevés de notes électroniques

Remarque : les frais de McGill et du NSC sont non remboursables.
 

Temps de traitement d’un relevé de notes officiel électronique


Temps de traitement des options ETX et PDF sans pièces jointes: varie entre quinze minutes et une heure, le jour même ; un délai de 24 heures peut s’ajouter si un changement de notes a été approuvé le jour de votre demande de relevés de notes.

Temps de traitement des options ETX et PDF avec pièces jointes: varie entre deux et trois jours, car un examen manuel des pièces jointes est requis.
 

Remarques et avertissements


Le destinataire d’un courriel a 30 jours pour afficher et télécharger un relevé de notes officiel électronique, après quoi le lien électronique disparaît et une nouvelle demande doit être effectuée, le cas échéant. Le requérant sera informé régulièrement des destinataires n’ayant pas consulté son relevé de notes.

  • Il incombe au requérant de s’assurer que le destinataire accepte les relevés de notes officiels par voie électronique et de fournir une adresse courriel valide.
  • Le requérant reçoit régulièrement par courriel l’état de sa demande de relevé de notes et il peut aussi effectuer un suivi en ligne.
  • Le NSC envoie un courriel de confirmation au requérant lorsque sa demande est reçue. Un autre courriel lui est envoyé lorsque le relevé de notes a été produit et transmis aux destinataires.
  • Un dernier courriel de confirmation est envoyé au requérant lorsque le destinataire télécharge le relevé de notes.
  • Avant d’effectuer votre demande, vérifiez votre relevé de notes non officiel sur Minerva (menu Étudiant>menu Dossier de l’étudiant>option Consulter votre relevé de notes non officiel) pour vous assurer que vos notes sont toutes publiées et, si vous êtes un nouveau diplômé, que votre diplôme l’est aussi.  
  • Les relevés de notes officiels électroniques ne peuvent être demandés par un tiers au nom d’un étudiant ; celui-ci doit en faire la demande lui-même.
     

FAQ

À propos du nouveau service

Qu’est-ce que le service «Demander un relevé de notes officiel électronique» de l’Université McGill?

Il s’agit d’un service en ligne de McGill qui permet tant aux étudiants actuels qu’aux anciens étudiants de demander que des relevés de notes officiels électroniques (eTranscripts), prenant la forme de documents PDF certifiés et signés numériquement, soient livrés n’importe où dans le monde dans les 15 minutes qui suivent la soumission d’une demande. Le service est disponible en tout temps; il est fort pratique, car il ne nécessite aucun déplacement au Point de service ou à un autre département pour faire une demande.

Qui peut demander un relevé de notes officiel électronique?

Les étudiants actuellement inscrits à McGill ainsi que les anciens étudiants qui ont été inscrits ou qui ont obtenu un diplôme de McGill depuis 1972 peuvent demander des relevés de notes officiels électroniques sur Minerva.

Quelle procédure dois-je suivre pour demander un relevé de notes officiel électronique?

  1. Ouvrez une session Minerva
  2. Sélectionnez le menu Étudiant
  3. Sélectionnez le menu Dossier de l’étudiant
  4. Sélectionnez l’option Demander un relevé de notes officiel
  5. Sélectionnez l’option Demander un relevé de notes officiel électronique
  6. Choisissez Je consens et cliquez sur Soumettre pour accepter le transfert vers la page de demande de relevés de notes du National Student Clearinghouse (NSC), une organisation sans but lucratif des États-Unis
  7. Suivez la procédure associée à l’Université McGill sur la page de demande de relevé de notes du NSC

Que signifie ETX?

Le service ETX (Échange de relevés de notes électroniques) est l’une des options d’envoi d’un relevé de notes officiel électronique qui permet à l’étudiant de sélectionner un établissement d’enseignement dans la liste NSC des partenaires destinataires ETX inscrits et validés. Les établissements d’enseignement inscrits à titre de partenaire ETX auprès du NSC peuvent télécharger des relevés de notes en format PDF directement de leur compte sécurisé de messagerie FTP pendant 180 jours (les relevés de notes en format PDF peuvent être téléchargés aussi souvent que nécessaire durant 90 jours). Le service ETX étant relativement nouveau au Canada, le nombre d’universités et de collèges canadiens apparaissant sur la liste NSC devrait croître avec le temps.

Comment mon relevé de notes officiel électronique sera-t-il livré au destinataire avec lequel je corresponds?

Cela dépend de votre choix de destinataire et d’option d’envoi du relevé. Si votre destinataire est un partenaire ETX auprès du NSC, votre relevé sera déposé dans son compte sécurisé de messagerie FTP. La plupart du temps, l’envoi s’effectuera au moyen d’un courriel (à l’adresse fournie par l’étudiant) qui contiendra un lien électronique d’accès aux relevés de notes. Il incombe à l’étudiant de fournir l’adresse courriel valide de chacun de ses destinataires et de s’assurer que ceux-ci acceptent les relevés de notes officiels électroniques. Le NSC envoie deux courriels au destinataire désigné, l’un donnant un mot de passe et l’autre indiquant le lien permettant d’extraire le relevé de notes officiel électronique à partir du site sécurisé du NSC. Après 30 jours, le lien électronique disparaît. Si l’étudiant choisit l’option de s’autoenvoyer un relevé de notes officiel électronique, le relevé sera aussi transmis à l’adresse courriel fournie.

Quel est le temps de traitement moyen de l’envoi d’un relevé de notes officiel électronique?

The average processing time is approximately 15 minutes-1 hour, mais un délai de 24 heures peut s’ajouter si un changement de notes a été approuvé le jour de votre demande de relevés de notes. Dans le cas des demandes contenant des pièces jointes, exigeant des informations supplémentaires, voire une analyse plus poussée, ou portant sur un dossier en attente de la soumission d’une note, le temps de traitement peut prendre deux ou trois jours ouvrables.

Est-ce que tous les étudiants peuvent demander un relevé de notes officiel électronique?

La plupart des étudiants peuvent demander un relevé de notes officiel électronique, sauf ceux qui:

  • ont un dossier antérieur à 1972;
  • ont un dossier qui comporte des remarques «en attente»;
  • sont nouvellement admis, n’ont aucun historique universitaire à McGill et ne se sont pas encore inscrits à des cours.

Puis-je aussi demander une preuve d’inscription par voie électronique?

Non. En ce qui concerne la preuve d’inscription, une autre fonctionnalité, qui ne fait pas partie de ce processus, existe.

Qu’est-ce que le NSC?

Pour pouvoir transmettre des relevés de notes officiels par voie électronique en toute sécurité, McGill a établi un partenariat avec le National Student Clearinghouse (NSC), une organisation sans but lucratif des États-Unis, qui est un chef de file dans la prestation de services de validation et d’échanges de données éducatives fiables.

Comment vais-je savoir que le relevé de notes officiel électronique que j’ai demandé a été livré?

Le requérant reçoit régulièrement par courriel l’état de sa demande de relevé de notes. Il peut aussi effectuer un suivi en ligne depuis le site Web du NSC à l’aide du numéro de demande apparaissant dans le courriel reçu immédiatement après avoir effectué sa demande.

J’ai besoin d’un relevé de notes papier. Ce service a-t-il été modifié?

Non. La procédure de demande d’un relevé de notes papier, ainsi que les frais afférents, n’ont subi aucun changement.

Le NSC conserve-t-il des copies des relevés de notes?

Non. Après le traitement des demandes, le NSC ne conserve aucun document produit par son système.

Jusqu’à quel point les services de production de relevés de notes du NSC sont-ils sécurisés?

Le NSC emploie de nombreux moyens opérationnels et techniques de protection, y compris des pratiques exemplaires en matière de sécurité de l’information et des normes de l’industrie comme les communications sécurisées à chiffrement de 128 bits. Toutes les données transférées utilisent des connexions SSL pour protéger les documents et les dossiers des étudiants. Le NSC a mis en œuvre d’autres mesures défensives qui réduisent les risques de perte ou de vol de données.

Un relevé de notes peut-il être extrait plus d’une fois? Qu’arrive-t-il si aucune extraction n’est effectuée?

Le destinataire peut télécharger un relevé de notes aussi souvent que nécessaire durant 90 jours et peut le supprimer en tout temps. Les fichiers sont supprimés de façon définitive après 90 jours, qu’ils aient été téléchargés ou non. En ce qui concerne les partenaires ETX, une copie de chaque fichier est conservée dans le dossier d’archive du destinataire; ce dernier peut la télécharger jusqu’à 180 jours avant sa suppression.

Comment puis-je annuler ou modifier ma demande?

Pour annuler votre demande:

  1. Allez à getmytranscript.com et sélectionnez votre établissement scolaire dans le menu déroulant.
  2. Entrez votre numéro de demande de relevé de notes et votre adresse courriel, puis cliquez sur le bouton fléché.
  3. À la page «Track Your Order» (Suivre votre demande), cliquez sur le bouton «Cancel Order» (Annuler la demande) vis-à-vis votre numéro de demande de relevé de notes.
  4. Après avoir annulé votre demande de relevé de notes, connectez-vous sur Minerva pour effectuer une nouvelle demande, le cas échéant.

Si l’option «Cancel» (Annuler) vis-à-vis votre numéro de demande de relevé de notes n’est pas affichée:

Si l’état de votre demande indique «Consent Form Received» (Formulaire de consentement reçu) ou «In Process» (En traitement), veuillez alors communiquer avec le Point de service pour obtenir des explications. Si l’état de votre demande indique «Sent» (Envoyé), la demande ne peut être annulée.

Pour modifier votre demande:

Pour l’instant, il est impossible de modifier une demande. Si le changement à effectuer est important, l’annulation de la demande peut s’avérer nécessaire.

J’ai demandé qu’un relevé de notes officiel électronique me soit envoyé. Comment puis-je y accéder?

Assurez-vous d’abord que la plus récente version d’Acrobat Reader d’Adobe est installée et configurée comme votre visionneuse PDF par défaut. Pour accéder au relevé de notes depuis le centre de téléchargement du NSC:

  1. Ouvrez les deux courriels reçus du NSC, soit «Transcript Link» (Lien du relevé de notes) et «Transcript Password» (Mot de passe du relevé de notes).
  2. Cliquez sur le lien électronique affiché dans le courriel Lien du relevé de notes pour accéder au «Download Centre» (Centre de téléchargement).
  3. Entrez l’adresse électronique à laquelle vous avez reçu les courriels de lien et de mot de passe du relevé de notes. Entrez ensuite le mot de passe que vous avez reçu.
    Remarque:le mot de passe est sensible à la casse.
  4. Sélectionnez «Submit» (Soumettre)
  5. Pour ouvrir ou télécharger le relevé de notes, sélectionnez «Download Transcript» (Télécharger le relevé de notes) au bas de la page «Transcript Details» (Détails du relevé de notes).
  6. Double-cliquez sur l’icône PDF pour afficher le relevé de notes.

Le PDF de mon relevé de notes officiel électronique est expiré et je ne peux pas l’ouvrir. Que puis-je faire?

Vous pouvez accéder à votre relevé de notes ou le télécharger pendant 30 jours. Le courriel contenant le lien électronique d’accès au centre de téléchargement des relevés de notes donne aussi les paramètres de sécurité propres à votre relevé de notes électronique en format PDF, comme sa date d’expiration, l’autorisation ou non de l’imprimer et le nombre d’accès maximal au relevé de notes. Si votre relevé de notes est expiré, vous devez procéder à nouveau à la demande d’un relevé de notes officiel électronique.

Comment puis-je voir l’état de ma demande?

  1. Rendez-vous sur le site Web du NSC
  2. Entrez votre numéro de demande de relevé de notes et votre adresse courriel, puis cliquez sur le bouton fléché pour que l’historique horodaté de votre demande et son état actuel s’affichent

Puis-je demander que mon relevé de notes soit signé et porte un cachet?

Seuls les relevés de notes papier sont envoyés dans une enveloppe cachetée. Le processus de demande de relevés de notes officiels électroniques utilise la certification Ruban bleu d’Adobe pour garantir la validité du relevé de notes.

Puis-je recevoir des mises à jour de l’état de ma demande par des alertes SMS?

Oui, mais pour l’instant, ce service n’est offert qu’aux étudiants utilisant les services de fournisseurs de téléphonie mobile des États-Unis.

Pourquoi est-il nécessaire de signer un formulaire de consentement?

Tous les étudiants doivent donner leur consentement aux établissements d’enseignement souhaitant accéder à des renseignements personnels avant que ceux-ci puissent être partagés. Votre formulaire de consentement signé et daté par voie électronique prouve que vous avez donné votre autorisation à la diffusion de votre relevé de notes.

J’ai reçu mon relevé de notes officiel électronique, mais il est incomplet. Que dois-je faire?

Vous devriez communiquer avec le Point de service ou demander un autre relevé de notes.

Ma transaction financière est-elle sécurisée?

Oui. Toutes les transactions se conforment aux normes actuelles de sécurité des données du secteur des cartes de paiement (PCI-DSS). De plus, l’information transitant par l’Internet et provenant du NSC est chiffrée en conformité avec les protocoles de sécurité TLS et SSL. Vous pouvez consulter l’état actuel de la conformité à la norme PCI en sélectionnant le sceau de site de confiance Thawte® sur la page «Transcript Ordering Centre» (Centre de demande de relevés de notes), c’est-à-dire la page où vous choisissez votre établissement d’enseignement.

J’ai demandé un relevé de notes officiel électronique il y a déjà plusieurs heures, mais son état indique que la demande est toujours en traitement. Que se passe-t-il?

Lorsqu’un changement de note s’effectue le jour même de la demande de relevé de notes, le temps de traitement peut se prolonger. La nouvelle information apparaîtra dans le relevé de notes seulement après la mise à jour de la base de données Banner et du recalcul de la moyenne pondérée (MP), ce qui se fait la nuit. La moyenne de 15 minutes de traitement ne peut alors être observée.

Le temps de traitement des demandes de relevés de notes comportant des pièces jointes varie entre deux et trois jours ouvrables, car un examen manuel des pièces jointes est requis.

Le temps de traitement de ma demande de relevé de notes officiel électronique est trop long. Avec qui dois-je communiquer?

Les étudiants peuvent communiquer directement avec le NSC pour vérifier l’éventualité d’erreurs. S’il s’agit d’une demande nécessitant un examen plus approfondi (par exemple, parce qu’elle comporte des pièces jointes), l’étudiant devrait patienter quelques jours au moins, car ces demandes requièrent un traitement plus long. Lorsqu’une note vient d’être soumise, le relevé de notes sera produit et envoyé après que la tâche quotidienne de mise à jour des relevés de notes aura été exécutée.

J’ai besoin rapidement d’un relevé de notes. Que puis-je faire?

Appliquez la procédure de demande d’un relevé de notes officiel électronique. Il sera envoyé à l’établissement d’enseignement ou au destinataire avec qui vous correspondez en moins de 15 minutes, sauf si votre demande contient des pièces jointes ou qu’un changement de note est en cours de traitement. Il s’agit de la méthode la plus rapide d’envoi d’un relevé de notes officiel électronique.

Sinon, si vous êtes actuellement inscrit à McGill, vous pouvez obtenir un relevé de notes officiel papier le même jour en vous présentant en personne au Point de service the same day
Remarque: des frais de 15 $ seront exigés. 

Je ne réussis pas à téléverser une pièce jointe. Que dois-je faire?

Vérifiez d’abord le format et la taille du fichier que vous tentez de téléverser. Le NSC ne permet le téléversement que des fichiers PDF de 5 Mo ou moins. Si le format et la taille satisfont ces exigences, le problème peut provenir de votre navigateur Internet. Recommencez alors la procédure et téléversez vos pièces jointes en changeant de navigateur Internet. Si le problème persiste, communiquez avec le centre d’aide du NSC.

Comment puis-je téléverser des pièces jointes si Internet Explorer affiche une erreur de Java?

Java a récemment effectué une mise à niveau de sécurité qui limite l’emploi du navigateur Internet Explorer (IE) sur certains sites sécurisés. Si vous utilisez IE pour téléverser des pièces jointes devant accompagner votre demande de relevé de notes, vous pourriez recevoir le message d’erreur «Application bloquée par la sécurité Java». Pour contourner la restriction de Java, procédez comme suit:

  1. Ouvrez le Panneau de configuration de Windows et entrez «Java» dans la zone de recherche située dans le coin supérieur droit de l’écran.
  2. Cliquez sur l’icône Java pour ouvrir le Panneau de configuration Java.
  3. Cliquez ensuite sur l’onglet Sécurité.
  4. Au bas de l’écran, cliquez sur Modifier la liste des sites avec exception.
  5. À l’écran Liste des sites avec exception, cliquez sur Ajouter.
  6. Ajoutez l’URL du site sécurisé de Clearinghouse (https://secure.studentclearinghouse.org) à la liste des sites avec exception, puis sélectionnez OK.
  7. Après avoir ajouté l’URL de Clearinghouse à la liste des sites avec exception, vous pouvez procéder à la création de votre demande de relevé de notes.
  8. Lors du téléversement de vos pièces jointes, Java affichera une fenêtre «Run» (Exécuter) pour appliquer l’exception Java qui vous permettra de téléverser les pièces jointes.

Le logiciel Adobe Reader est installé. Je reçois quand même un message d’erreur. Pourquoi?

L’accès au relevé de notes nécessite la bonne version du logiciel. Veuillez vous référer à notre page Configuration requise pour connaître la version d’Adobe Reader que vous devez exécuter. Si le logiciel (ou la bonne version) n’est pas installé sur votre ordinateur, vous pouvez télécharger la plus récente version gratuite depuis le site Web d’Adobe.

Coûts du nouveau service

Combien me coûteront mes relevés de notes officiels électroniques? Les coûts sont-ils identiques à ceux demandés pour les relevés de notes officiels en format papier?

Les frais associés à l’obtention de relevés de notes officiels électroniques sont moins élevés que ceux de leur équivalent papier. Les étudiants paient des frais de traitement en ligne minimaux de 2,25 USD par relevé de notes officiel électronique. Selon le profil de l’étudiant, d’autres frais peuvent s’ajouter:

1. Anciens étudiants:
​Frais McGill de 5,00 USD plus frais d’envoi NSC non remboursables applicables (2,25 USD pour un envoi ETX ou 3,25 USD pour un envoi PDF certifié par courriel [voir les options d’envoi])

  • ​​Coût d’un relevé de notes officiel électronique par destinataire selon l’option d’envoi ETX: 7,25 USD
  • Coût d’un relevé de notes officiel électronique par destinataire selon l’option d’envoi par courriel: 8,25 USD

2. Étudiants actuellement inscrits:
Aucun frais McGill; frais d’envoi NSC non remboursables applicables (2,25 USD pour un envoi ETX ou 3,25 USD pour un envoi PDF certifié par courriel [voir les options d’envoi])

  • Coût d’un relevé de notes officiel électronique par destinataire selon l’option d’envoi ETX: 2,25 USD
  • Coût d’un relevé de notes officiel électronique par destinataire selon l’option d’envoi par courriel: 3,25 USD

Quels modes de paiement permettent de demander l’envoi d’un relevé de notes officiel électronique?

Le NSC n’accepte actuellement que les paiements par cartes bancaires ou de crédit VISA, MasterCard, American Express et Discover. Veuillez noter que tous les frais sont facturés au requérant en dollars des États-Unis (USD) et qu’ils ne le sont qu’après la production du relevé de notes officiel électronique.

Pourquoi les frais sont-ils facturés en dollars des États-Unis (USD)?

Le NSC est une organisation sans but lucratif des États-Unis qui ne fait que commencer son expansion au Canada. Voilà pourquoi les frais sont en USD.

Que dois-je faire si je ne possède ni carte bancaire ni carte de crédit?

Si vous ne possédez ni carte bancaire ni carte de crédit, vous pouvez utiliser une carte prépayée Visa ou MasterCard pour effectuer votre demande de relevés de notes officiels électroniques. Pour que la transaction réussisse, assurez-vous que la somme enregistrée sur la carte prépayée est suffisante pour couvrir les coûts de votre demande de relevés de notes.

Est-il possible d’être remboursé?

Aucun remboursement n’est possible. Lorsqu’une demande de relevés de notes officiels électroniques est acheminée, elle est traitée et livrée au destinataire en quelques minutes. Si une demande contient une erreur, comme un mauvais destinataire, l’étudiant doit effectuer une nouvelle demande sans possibilité de remboursement.

J’ai fait une demande, mais elle n’a pas encore été facturée. Que se passe-t-il? Quand les frais seront-ils facturés?

Les frais sont facturés aux étudiants une fois leur demande traitée par le système. Lorsque vous recevez une confirmation par courriel que votre relevé de notes officiel électronique a été produit et envoyé au destinataire, vérifiez auprès du fournisseur de votre carte bancaire ou de votre carte de crédit si la transaction a été enregistrée.

 

Renseignements s’adressant aux destinataires tiers

L’Université McGill a établi un partenariat avec le National Student Clearinghouse (NSC) pour l’envoi de relevés de notes officiels électroniques en format PDF à compter du 7 décembre 2017. Ces relevés sont des documents officiels qui peuvent être validés, car ils portent la signature numérique de l’Université McGill et ils sont certifiés et livrés par le NSC. Les relevés de notes électroniques reçus par courriel ne sont officiels que s’ils sont directement envoyés par le NSC. . 

Les relevés de notes officiels électroniques ne peuvent être demandés par un tiers au nom d’un étudiant.
 

Procédure d’extraction par le destinataire d’un relevé de notes officiel électronique

 

  • À la réception d’un document PDF sécurisé du National Student Clearinghouse, la première étape consiste à ouvrir le courriel original et à cliquer sur le lien électronique d’extraction du relevé de notes.
  • Le mot de passe permettant d’accéder au relevé de notes vous parvient dans un courriel distinct. Saisissez votre adresse de courriel et le mot de passe dans les cases appropriées. Par la suite, téléchargez le relevé de notes électronique en format PDF signé numériquement. Les relevés de notes officiels électroniques doivent être téléchargés dans les trente (30) jours suivant leur réception, après quoi le lien électronique disparaît.​

Devenir un partenaire destinataire ETX


Dans le but d’offrir un meilleur service aux étudiants souhaitant transmettre de manière rapide et sécurisée leurs relevés de notes officiels, nous invitons les universités, collèges et organisations (par exemple, CaRMS) du Canada et nos partenaires d’échanges internationaux à s’inscrire en tant que partenaire ETX (Échange de relevés de notes électroniques) auprès du National Student Clearinghouse pour recevoir des relevés de notes officiels électroniques. La réception de documents électroniques provenant du National Student Clearinghouse est un service gratuit

Pour demander à devenir un partenaire destinataire ETX, complétez l'accord NSC et envoyez un courriel à :

Sue Ledwell
Director, Higher Education Development, Northeast
National Student Clearinghouse
ledwell [at] studentclearinghouse.org (subject: Request%20to%20Register%20as%20an%20ETX%20Receiving%20Partner)

Cliquez sur le lien suivant pour consulter le registre des partenaires ETX du NSC :

http://www.studentclearinghouse.org/etx_registry.php?col=1
 

Vérification de la validité d’un document contenant un relevé de notes

 

Tous les relevés de notes officiels électroniques de l’Université McGill sont signés numériquement et portent des caractéristiques spécifiques. Lorsqu’Adobe® Reader 9.0 (ou version supérieure) ou Adobe® Acrobat 9.0 (ou version supérieure) sont utilisés pour ouvrir le document, il apparaît clairement que ce dernier porte une signature électronique.

Le ruban bleu affiché en haut du document par ces deux logiciels d’Adobe® confirme son authenticité et sa validité. 

Note aux utilisateurs de Mac​: les relevés de notes officiels électroniques de McGill utilisent la technologie de sécurité et de certification PDF de la société Adobe ; ils ne peuvent donc être consultés qu’à l’aide d’Adobe® Reader (gratuit) ou d’Adobe® Acrobat. L’application Aperçu par défaut du Mac n’affichera pas le document correctement. 

Signature valide

La présence du ruban bleu garantit la validité du certificat numérique, l’authenticité du document et l’intégrité du relevé de notes. 

Signature invalide

Si aucune certification ni signature valides ne sont affichées, rejetez immédiatement le relevé de notes. L’affichage d’un certificat numérique invalide indique que la signature numérique n’est pas authentique ou que le document a été altéré. Outre qu’elle peut expirer, la signature numérique peut être révoquée pour différents motifs par le service responsable des relevés de notes. Un document qui affiche une signature numérique invalide devrait être rejeté. 

Auteur inconnu

Le message indiquant que l’auteur est inconnu peut signifier que le certificat est autosigné ou qu’il provient d’un émetteur de certificat inconnu ou non fiable. Le certificat a été jugé non fiable ou la vérification de sa révocation n’a pu être menée à terme. En cas de réception de ce message, vérifiez que la connexion Internet fonctionne adéquatement. Si c’est le cas et que la signature numérique ne peut être validée, rejetez le document. 

Remarque sur les fenêtres contextuelles

Pour activer les fenêtres contextuelles d’Adobe® Reader ou d’Adobe® Acrobat afin d’afficher l’état d’un document portant une signature numérique (voir ci-dessus), ouvrez l’application d’abord et le document ensuite. Certains navigateurs démarreront Adobe® Reader ou Adobe® Acrobat comme application de soutien sans toutefois activer toutes leurs fonctionnalités.

La version actuelle d’Adobe® Reader est gratuite et peut être immédiatement téléchargée depuis http://www.adobe.com/ca/

Pour plus d’informations

Pour toute autre question à propos de l’authenticité d’un relevé de notes officiel électronique de McGill, communiquez avec le Point de service de McGill.

Demander un relevé de notes officiel électronique