1. Portée
Cette politique vise tous les dossiers confidentiels du personnel conservés au service des ressources humaines (Services partagés).
2. Politique
Tous les dossiers du personnel conservés au service des ressources humaines sont privés et confidentiels. Personne n’a accès à ces dossiers à l’exception des personnes expressément mentionnées dans cette politique.
Seules les personnes suivantes peuvent avoir accès aux classeurs des dossiers du personnel :
- personnel du service des ressources humaines
- personnel du service de la paie
- personnel du service de gestion des retraites
- personnel désigné du bureau du budget
- principale
- vice-principaux
- secrétaire général
- directeur de la vérification interne
Le service des ressources humaines (services partagés) détermine les procédures que doivent suivre les personnes autorisées pour consulter un dossier.
3. Référence aux dossiers
Les dossiers du personnel sont disponibles aux personnes suivantes pour référence relativement à leur personnel seulement :
- doyens
- directeurs de département
- chefs de département
- conseillers/représentants des RH
Après avoir avisé le service des ressources humaines (Services partagés), toute personne salariée ou son représentant désigné, peut examiner tous les documents contenus dans son dossier personnel, en présence d’un représentant de l’Université, durant les heures d’affaires régulières et sur présentation de la carte d’identité de la personne salariée. Seul le personnel des services partagés est autorisé à ajouter ou retirer un document du dossier d’une personne salariée.
Une personne salariée peut demander une copie de tout document contenu dans son propre dossier personnel. Seul le personnel des services partagés est autorisé à fournir le document et ce, aux frais de la personne salariée.
Le personnel du service de vérification interne doit avoir libre accès à tous les dossiers du personnel.
Le personnel désigné d’autres unités administratives sera autorisé à consulter l’information contenue dans les dossiers individuels uniquement après l’enlèvement de toute information confidentielle des dossiers, qui n’est pas pertinente aux besoins de l’unité ou du département.
4. Dossiers informatisés
Toute l’information contenue dans les dossiers informatisés du personnel de l’Université est aussi considérée privée et confidentielle. L’accès à cette information est restreint conformément à cette politique.
Les personnes qui veulent obtenir des renseignements tirés des dossiers informatisés doivent faire une demande écrite au directeur, services partagés, qui examinera chaque demande pour assurer le respect de cette politique.
5. Listes et étiquettes d’adresse
Il est possible d’obtenir les étiquettes d’adresse et les listes d’employés pour les affaires officielles de l’Université, en faisant une demande écrite au directeur, services partagés. Chaque demande doit mentionner exactement la catégorie d’employés devant apparaître dans la liste et le numéro de compte à facturer pour la production des étiquettes.
La production de ces listes et étiquettes se fait au gré du gestionnaire, service des dossiers et systèmes et le motif de la demande doit donc être clairement mentionné.
Les syndicats accrédités, l’APBM et l’APNEUM, recevront uniquement les étiquettes d’adresse et la liste de leurs membres employés à l’Université.
Entrée en vigueur : 30 avril 2000
Révision : septembre 2009
