Objet
Pour assurer le recouvrement exact et en temps opportun de tout montant payé en trop aux personnes salariés par l’entremise du système de paie, qu’elles soient actives ou que leur emploi ait pris fin.
Portée
Cette procédure administrative s’applique à toutes les personnes salariées qui ont reçu ou reçoivent des paiements par l’entremise du système de paie pour lesquels un trop-payé a été traité par erreur ou omission. Cette procédure s’applique à tous les fonds, y compris les subventions de recherche.
Remarque : Les soldes impayés pour les avantages sociaux qui demeurent impayées après un congé seront traités de la même manière que s’il s’agissait d’un trop-payé.
Procédure
Si la personne salariée employée a été payée en trop par une unité ou un département en raison d’une erreur ou d’un retard de traitement, l’unité ou le département est tenu de demander un remboursement à la personne avec l’aide du service des ressources humaines. Si l’erreur est le résultat d’un traitement émanant du service des ressources humaines, ce dernier géra le recouvrement des fonds.
Les anciens employés qui ont reçu un paiement en trop au moment où ils ont quitté l’Université et qui n’ont pas encore remboursé l’Université ne doivent pas être réembauchés.
Les personnes salariées qui demeurent à l’emploi de l’Université verront des trop-payés recouvrés sur des paiements futurs, à moins qu’ils ne paient le montant en entier par d’autres moyens convenus avec le service de la paie de l’Université.
Procédures de recouvrement des trop-payés
Personne salariée active
- Une fois qu’un trop-payé est constaté, le service de la paie calculera le montant du trop-payé et avisera l’unité ou le département.
- Le service de la paie enverra une lettre informant la personne salaire de la cause du trop-payé et des montants bruts et nets dus. La personne-ressource de l’unité ou du département sera indiquée dans la lettre afin répondre aux questions de la personne salariée.
- La personne salariée aura le choix de fournir un chèque personnel pour le montant net total ou d’avoir des retenues sur la paie pour le montant brut de sa paie. Toutes les retenues sur la paie doivent être effectuées au cours de la même année d’imposition.
- Si le service des ressources humaines ne reçoit pas d’entente de remboursement ou de chèque personnel pour le montant dû dans les deux semaines suivant l’avis, les retenues sur la paie commenceront automatiquement.
Remarque : Les personne salariées nommées pour une période déterminée ou contractuelle qui feront l’objet d’un renouvellement ne seront pas nommées de nouveau sans qu’une entente de remboursement signée ne soit en place.
Personne salarié en congé
- Une fois qu’un trop-payé est constaté, le service de la paie calculera le montant du trop-payé et avisera l’unité ou le département.
- Les personnes salariées en congé sans solde recevront une demande de remboursement semblable à celle des personnes salariées licenciées.
- Le service de la paie enverra une lettre informant la personne salariée de la raison du trop-payé et des montants bruts et nets dus. La personne-ressource de l’unité ou du département sera indiquée dans la lettre afin répondre aux questions de la personne salariée.
- La personne salariée aura le choix de fournir un chèque personnel pour le montant net total ou d’avoir des retenues sur la paie pour le montant brut prélevé sur sa paie à son retour. Si la déclaration est dans l’année d’imposition suivante, un avis d’avantage imposable sera émis pour le montant brut dû et le solde restera dû jusqu’à ce qu’il soit remboursé.
- Si elle ne retourne pas à l’Université, le montant brut total sera déduit de toute paie de vacances ou d’autres paiements émis à la cessation d’emploi. S’il n’y a pas de paiement final ou s’il n’est pas suffisant de couvrir le montant dû, les procédures pour les employés licenciés seront adoptées.
- Les personnes salariées qui ont été payées en trop au début de leur congé de maternité verront les montants déduits automatiquement de leurs premières indemnités supplémentaires. Si un trop-payé survient pendant un congé de maternité lorsqu’il reçoit des paiements d’indemnités supplémentaires, les montants bruts et nets dus seront calculés et l’employée sera contactée par courriel ou par lettre à son adresse domiciliaire. La personne salariée aura le choix de fournir un chèque personnel pour le montant net total ou d’avoir des retenues sur la paie pour le montant brut de ses chèques de paye à son retour ou de faire déduire les montants dus de tout paiement de vacances en souffrance au moment de passer au congé parental prolongé. Si le trop-payé demeure impayé, elle recevra un avis d’avantage imposable pour le montant dû. Si elle ne revient pas, les procédures relatives aux employés licenciés seront adoptées.
Personne salarié licenciés
- Les personnes qui ont quitté l’Université et qui ont été payées en trop devront fournir à l’Université un chèque personnel ou une série de chèques personnels égal au montant du trop-payé. S’il n’est pas remboursé au cours de l’année d’imposition, ils recevront un avantage imposable égal au montant brut total dû.
- Le service de la paie enverra une lettre informant la personne salariée du trop-payé avec les montants bruts et nets dus.
- Si l’ancien employé ne répond pas ou ne tente pas de remboursement, un avis d’avantage imposable sera émis pour le montant total. Si aucun paiement n’est reçu dans les six semaines suivant le premier contact, un deuxième avis sera envoyé. S’il n’y a toujours pas de réponse dans un délai supplémentaire de quatre semaines, le dossier sera dirigé au service de recouvrement.
- Aucun ancien employé, y compris le personnel académique, ne peut être réembauché s’il y a des soldes impayés dus dans son dossier de paie. Ce n’est qu’une fois qu’un accord écrit de remboursement est reçu qu’ils peuvent être réembauchés. Les retenues sur la paie commenceront sur leur premier chèque. S’ils sont nommés sur un contrat à salaire nul, un chèque certifié remboursant l’Université en totalité sera requis avant qu’ils puissent être nommés de nouveau.
En vigueur à compter du 1er janvier 2015
