Services financiers du Neuro durant la période de ralentissement attribuable à la pandémie de COVID-19

Les Services financiers s’efforceront de fonctionner le plus normalement possible pendant cette période exceptionnelle. Quelques retards dans le traitement sont toutefois à prévoir, et nous sollicitons votre patience.

PERSONNES-RESSOURCES

Pour toute question relative au remboursement des dépenses, veuillez communiquer avec Billy Arnaoutelis, administrateur financier, vasilios.arnaoutelis [at] mcgill.ca

Pour toute autre question, veuillez communiquer avec Andrew Marcheschi, agent des finances, andrew.marcheschi [at] mcgil.ca

SIGNATURES NUMÉRIQUES ACCEPTÉES

Exceptionnellement, les Services financiers acceptent les signatures numériques OU les approbations par courriel pour les transactions suivantes :

• Notes de frais et avances
• Demandes de paiement
• Factures
• Virements bancaires
• Formulaires d’autorisation du Système d’information financière (FIS)

NOTES DE FRAIS

Les notes de frais à traiter peuvent être envoyées par courriel sous forme de fichiers PDF.

Temporairement, les exemplaires papier ne sont pas nécessaires pour le processus d’examen et d’approbation.

• Vous devez continuer à suivre les directives habituelles concernant les reçus originaux et à conserver les reçus papier. Veuillez conserver tous les documents papier originaux. À la reprise des activités normales, les Services financiers ferons parvenir les reçus papier aux Services de voyage

Processus d’examen et d’approbation

• Les signatures numériques et les approbations par courriel sont autorisées temporairement pour le demandeur et pour l’approbateur. (Vous trouverez ci-joint des modèles de courriel et de documents Word; veuillez bien faire la distinction entre les deux types de modèles.)

• Signatures numériques : Dans Adobe, une option permet le téléchargement d’une signature personnelle. Il suffit d’apposer sa signature sur une feuille blanche, de la numériser et de la télécharger. Les documents portant une signature numérique seront également acceptés.
• Approbations par courriel : Une personne qui présente une note de frais au nom d’un demandeur doit indiquer les renseignements nécessaires sur le modèle de courriel à l’intention du demandeur, puis envoyer le document au demandeur. Ce dernier n’a ensuite qu’à répondre au courriel en apposant la mention « approuvé ». Ce courriel doit être transmis à :
  • Billy Vasilios vasilios.arnaoutelis [at] mcgill.ca avec la note de frais.
  • La même consigne s’applique au modèle de courriel à l’intention de l’approbateur si l’approbateur est une personne autre que le Dr Rouleau ou John McCall.
  • Les approbations par courriel demandées par John McCall ou le Dr Rouleau seront traitées par l’équipe des Finances comme d’habitude, une fois par semaine. Aucune demande ne doit leur être envoyée directement.
• Les notes de frais en format PDF soumises dans Minerva, ainsi que les documents justificatifs et les modèles de courriel appropriés, devraient autant que possible être rassemblés dans un seul fichier PDF. Pour l’instant, et par souci d’accélération du traitement des notes de frais, les documents numérisés, les photos et les photocopies sont acceptées.

Les politiques relatives aux reçus originaux sont toujours en vigueur, et les reçus papier doivent être conservés jusqu’à ce qu’ils soient transmis aux Services de voyage.

• Si vous n’avez pas de numériseur à la maison, vous pouvez utiliser l’application « Notes » sur votre iPhone en créant une nouvelle note et en sélectionnant l’icône d’appareil photo. Les images doivent être claires et toutes les pages doivent être rassemblées dans un seul document. Voici quelques informations supplémentaires :
  • iPhone: Notes Scanner;
  • Android: Google Drive Scanner;
  • Autres applications gratuites : Scanner Pro (iOS) et Genius Scan (Android), disponibles dans les boutiques d’applications
• Envoyez une seule note de frais à la fois à Billy Vasilios (vasilios.arnaoutelis [at] mcgill.ca) en indiquant « EXR00XXXXXX » en objet.

Veuillez noter qu’en cas d’audit interne ou externe, le gestionnaire financier du fonds (FFM) assumera la responsabilité des transactions et documents approuvés par signature numérique ou par courriel.

Voyages annulés ou reportés

• Veuillez essayer d’obtenir un remboursement ou un crédit de vol pour les dépenses engagées.
• Les voyages organisés par Direct Travel / Vision Link, fournisseur des services de voyage de McGill, peuvent être modifiés ou annulés, et la date de demande d’une avance de fonds peut être repoussée d’un an. Tous les frais de déplacement non remboursables peuvent être déclarés dans une note de frais. Toutefois, vous devrez fournir une preuve indiquant que vous avez demandé un remboursement. Veuillez utiliser le code d’activité « COVID » en créant une note de frais pour des dépenses non remboursables.

SERVICES DE VOYAGE

Le service des renseignements du FIS répondra aux demandes par téléphone et par courriel durant les heures ouvrables habituelles. Toutefois, veuillez noter que l’accès à l’immeuble de la rue Durocher est réservé aux personnes munies d’une carte d’accès. (La boîte de dépôt située dans l’entrée n’est pas accessible non plus.)

Service des renseignements

• 514 398-3463
• FIS Help Acct: fishelp.acct [at] mcgill.ca

SÉCURITÉ DU FIS

La Sécurité du FIS acceptera les formulaires d’autorisation du FIS approuvés par courriel.

Bons de commande

Les factures associées à des bons de commande continueront d’être traitées et payées.

Veuillez faire preuve d’indulgence envers les membres du personnel administratif; ils travaillent de la maison et pourraient ne pas répondre aux demandes aussi rapidement que d’habitude.

DEMANDES DE PAIEMENT

Toutes les demandes de paiement nouvellement créées seront traitées et les paiements seront effectués. Ces demandes doivent être envoyées en format PDF à :

anita.recchilungo [at] mcgill.ca avec copie à kimberley.renaud [at] mcgill.ca

La demande de paiement doit être accompagnée d’une confirmation d’approbation numérique ou par courriel, ainsi que d’une version numérisée des documents justificatifs et des reçus. Pour les approbations par courriel, l’approbateur doit inclure le paragraphe suivant :

APPROBATEUR : J’atteste avoir examiné la demande de paiement ci-jointe et je confirme que toutes les dépenses sont admissibles, justifiées et raisonnables, qu’elles ont été engagées dans le cadre d’activités pour le compte de l’Université uniquement et conformément à la politique de l’Université, qu’elles ont été portées au(x) bon(s) compte(s) FOAPAL(s) et, s’il y a lieu, qu’elles respectent la réglementation de l’organisme subventionnaire et sont liées aux recherches pour lesquelles la subvention ou le contrat a été accordé.

PCard

Le bureau central continuera de télécharger régulièrement les transactions de la BMO dans MOPS. Les dates de rapprochement et d’approbation ne changeront pas, à moins d’instruction contraire.

Voici les dates relatives aux transactions de février :

Date de traitement : Fevrier 2020

Date limite pour le rapprochement : 20 mars 202​​​​​​​0
S’applique aussi aux détenteurs de carte (y compris les gestionnaires financiers de fonds (FFM) et les chercheurs principaux) qui n’ont pas désigné de personne chargée du rapprochement.

Date limite d’approbation no 1 : 25 mars 2020
Pour les subventions ou contrats de recherche (type 2F/2M) SEULEMENT
Date limite d’approbation pour un chercheur principal ou son représentant lorsque la personne chargée du rapprochement est un employé autre que le directeur de l’équipe des services financiers (FSTM)

Date limite d’approbation no 2 : 30 mars 2020
Pour les subventions ou contrats de recherche (type 2F/2MDate limite d’approbation pour un chercheur principal ou son représentant lorsque la personne chargée du rapprochement est le directeur de l’équipe des services financiers (FSTM)

Pour tous les autres types de fonds
Date limite d’approbation pour le gestionnaire financier de fonds (FFM), le chercheur principal ou le représentant

COMPTES CLIENTS et SERVICES BANCAIRES

Les activités se dérouleront comme d’habitude. Veuillez faire preuve d’indulgence envers les membres du personnel des Comptes clients; ils travaillent de la maison et pourraient ne pas répondre aux demandes aussi rapidement que d’habitude.