Les activités d’approvisionnement de l’Université McGill sont décentralisées : il appartient aux membres du corps enseignant et du personnel de déterminer leurs besoins et d’y répondre, avec l’aide du Service des approvisionnements.
Généralement, la signature d’un contrat d’approvisionnement fait suite à un appel d’offres, et ce, afin que le choix du fournisseur ne repose pas sur une préférence ou sur des affinités personnelles. Environ quatre-vingts pour cent (80 %) des sommes que l’Université McGill verse chaque année à des fournisseurs sont déboursées dans le cadre de contrats résultant d’un appel d’offres. Les balises prévoient aussi des cas bien définis dans lesquels l’Université peut conclure un contrat de gré à gré avec un fournisseur. Il incombe au Service des approvisionnements d’établir quelles exceptions, s’il y a lieu, peuvent s’appliquer à un contrat donné. Dix pour cent (10 %) des dépenses annuelles relèvent de contrats que le Service des approvisionnements a négociés, au titre de telles exceptions, pour le compte d’une partie prenante. Dans tous les cas, l’Université a l’obligation juridique et contractuelle d’effectuer ses acquisitions auprès des fournisseurs retenus dans le champ d’application des contrats d’approvisionnement.
En raison du caractère décentralisé des activités d’approvisionnement de l’Université, il appartient aux fournisseurs de promouvoir, auprès des parties prenantes du corps enseignant et du personnel de l’Université McGill, les produits et services ne faisant pas l’objet de contrats. Tout fournisseur peut répondre à un appel d’offres public; cependant, la participation aux appels d’offres sur invitation, la négociation d’un contrat et la demande de création d’un dossier de fournisseur dans le système d’approvisionnement de McGill pour la réception d’un bon de commande nécessitent un parrainage.