Les relevés de compte et toute autre correspondance sont envoyés directement aux étudiants. Vous êtes seul à décider quelles personnes peuvent avoir accès à votre dossier ou à votre compte. Les agents et les membres du personnel de l'Université peuvent néanmoins avoir accès aux sections pertinentes de votre dossier à des fins déterminées et légitimes. Vos parents ou vos commanditaires ne reçoivent aucun rapport d'évaluation ni aucun autre renseignement, à moins que vous n'en fassiez la demande expresse par écrit.

Les renseignements personnels sont protégés par la Loi sur l'accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (« Loi sur l'accès ») du Québec. La Loi sur l'accès prévoit que l'Université McGill ne peut divulguer des renseignements personnels inscrits à votre dossier qu'avec votre autorisation ou à moins d'y être expressément autorisée par la loi.

Aux fins de consentement et d'attestation au moment de la demande d'admission, les « renseignements personnels » comprennent, sans s'y limiter, le nom, l'adresse, le numéro de téléphone, l'adresse électronique, la date de naissance, la citoyenneté, le numéro matricule de McGill, le programme d'études, le statut d'étudiant et les renseignements relatifs au dossier universitaire.

Les étudiants inscrits peuvent s'opposer à la divulgation de renseignements les concernant en remplissant un formulaire d'opposition disponible à la Gestion de l'effectif étudiant ou au Bureau des affaires étudiantes (campus Macdonald).

Lorsque vous aurez pris connaissance de l'information concernant l'accès aux renseignements personnels au moment de la demande d'admission, vous serez invité à accepter que l'Université puisse recueillir, utiliser, divulguer et traiter vos renseignements personnels, de la manière décrite ci-dessous, au besoin et selon le cas.

Au moment de la demande d'admission, vous serez également invité à consentir à la divulgation des renseignements personnels figurant dans votre dossier d'admission ou dossier d'étudiant aux personnes ou organismes suivants, selon les besoins de chacun d'entre eux dans l'exercice de leur mission :

• les associations étudiantes reconnues par l'Université McGill qui représentent le groupe d'étudiants auquel vous faites partie (divulgation limitée à vos coordonnées et à votre programme d'études);
• les écoles ou collèges que vous avez fréquentés;
• un organisme ou un ordre professionnel, le cas échéant;
• le ministère de l'Immigration, de la Diversité et de l'Inclusion du Québec, la Régie de l'assurance maladie du Québec, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, le ministère de l'Éducation et de l'Enseignement supérieur et le ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport;
• Universités Canada, l'Association des registraires des universités et collèges du Canada et le BCI (Bureau de coopération interuniversitaire, antérieurement appelé le CREPUQ) ou les établissements membres de ces organismes, aux fins des admissions et de la compilation de statistiques;
• les bibliothèques d'autres universités du Québec avec lesquelles McGill a conclu un accord de prêt interbibliothèques;
• les instances compétentes concernées par le financement interne ou externe de vos droits de scolarité (votre dossier financier peut également être divulgué à ces instances);
• les étudiants actuels et anciens de l'Université qui se sont portés volontaires pour échanger avec les nouveaux étudiants afin de faciliter leur intégration à l'Université;
• d'autres universités et collèges, au gré de l'Université, si toute information associée à votre demande d'admission est jugée fausse ou trompeuse, dissimulée ou retenue, ou renferme des preuves de malhonnêteté scolaire ou de conduite inadéquate;
• les organismes de réglementation, les organismes d'application de la loi ou d'autres personnes, lorsque la loi l'exige ou l'autorise; et
• le Service de réseautique et de communication de McGill dans le but d'inscrire votre adresse électronique de McGill dans un répertoire des adresses électroniques en ligne.

Outre l'information susmentionnée, si vous êtes candidat à l'admission aux cycles supérieurs et aux études postdoctorales, vous serez invité à autoriser l'Université à demander, en votre nom, une lettre de recommandation aux répondants que vous avez identifiés à cette fin, tout en comprenant que chacun des répondants sera avisé de votre demande d'admission à l'Université McGill et que les renseignements qui leur seront fournis comprennent votre nom, le programme d'études de McGill pour lequel vous effectuez une demande, le trimestre du début souhaité de vos études à McGill et la description que vous avez faite de vos liens avec eux.

Outre l'information susmentionnée, si vous êtes candidat à l'admission à la Faculté de droit, vous serez invité à consentir à la divulgation de vos renseignements personnels au Committee for Law Admissions Statistics, Services and Innovations (CLASSI) et au Programme d'études de droit à l'intention des autochtones, du Native Law Centre de l'Université de la Saskatchewan.

Outre l'information susmentionnée, si vous êtes candidat à l'admission à la Faculté de médecine ou à la Faculté de médecine dentaire au premier, deuxième ou troisième cycle, vous serez invité à consentir à la divulgation de vos renseignements personnels à d'autres écoles de médecine, aux centres d'emploi du ministère d'Emploi et Développement social Canada et du ministère du Travail, de l'Emploi, et de la Solidarité sociale du Québec, à un professeur, chercheur ou étudiant des cycles supérieurs de McGill, et ce, strictement à des fins de recherche ou d'enseignement, et à un hôpital universitaire ou affilié à l'Université ou à un centre de soins de santé auxquels vous faites une demande de résidence ou de stages.

Outre l'information susmentionnée, si vous êtes candidat à l'admission à l'École de musique Schulich, vous serez invité à consentir à ce que votre nom et vos photos soient utilisés pour distribution dans différents médias et dans divers formats, à l'occasion d'événements publics soulignant la réussite universitaire, dans le cadre de l'enregistrement de concerts donnés par des ensembles musicaux formés d'étudiants, ainsi que dans la publicité connexe.

Au moment de la demande d'admission, vous serez invité à autoriser l'Université à :

• recueillir et tenir à jour vos renseignements personnels aux fins de gestion de vos dossiers d'admission et d'études à l'Université;
• obtenir une copie de vos relevés de notes du ministère de l'Éducation et de l'Enseignement supérieur, du ministère de l'Éducation, du Loisir et du Sport du Québec, du Centre de demande d'admission aux universités de l'Ontario et du ministère de l'Éducation de la Colombie-Britannique;
• vérifier et obtenir des renseignements personnels auprès du ministère de l'Immigration, de la Diversité et de l'Inclusion du Québec, du ministère d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada et de la Régie de l'assurance maladie du Québec pour confirmer la validité de votre statut d'immigration et d'assurance maladie;
• valider avec le ministère de l'Éducation et de l'Enseignement supérieur l'information concernant votre citoyenneté et les établissements scolaires fréquentés au préalable, si cela est nécessaire pour répondre aux exigences du processus d'admission et pour établir vos droits de scolarité;
• vérifier toute information ou déclaration fournies dans votre demande d'admission; et
• communiquer avec vous par l'intermédiaire de l'Association des anciens étudiants de McGill et différents services de l'Université qui entretiennent un contact avec les étudiants, les anciens étudiants et les amis de McGill afin de les informer des nouvelles de l'Université, des occasions d'appui direct à l'Université, dont la collecte de fonds, et des offres spéciales pouvant profiter à ces groupes.

Au moment de la demande d'admission, vous serez invité à reconnaître que :

• l'Université peut, à sa discrétion exclusive, annuler une admission obtenue sur la base de renseignements incomplets, inexacts ou faux figurant dans votre demande d'admission ou sur les pièces justificatives. L'Université se réserve le droit d'annuler une admission en tout temps;
• si vous êtes admis à l'Université, vous serez tenu de respecter les statuts, règles, règlements et politiques en vigueur à tout moment à l'Université McGill et aux facultés où vous serez inscrit, y compris les politiques figurant dans les annuaires de l'Université et les documents traitant des droits de scolarité. Vous vous engagerez à observer de tels statuts, règles, règlements et politiques. Vos obligations débuteront au moment de votre inscription et prendront fin de la manière prévue dans les statuts, règlements et politiques de l'Université McGill.