Le cadre politique
Le cadre politique de l’Université est constitué de la Politique sur l’élaboration et la révision des documents constitutifs et de la procédure connexe. Approuvé par le Conseil des gouverneurs en octobre 2017 et modifié en mai 2023, le cadre politique définit un processus précis et cohérent pour l’élaboration, l’approbation et la révision des politiques et des règlements qui relèvent des compétences du Sénat ou du Conseil des gouverneurs (« documents constitutifs »).
Qu’est-ce qu’un document constitutif?
Un document constitutif est une politique ou un règlement approuvé par le Sénat ou le Conseil des gouverneurs, habituellement sur la recommandation du comité permanent approprié. Contrairement aux documents applicables au sein d’une unité, les documents constitutifs ont trait à l’ensemble de l’Université ou à une proportion importante de son corps professoral, de son personnel de soutien ou de sa population étudiante. Le Secrétariat tient à jour le recueil officiel des documents constitutifs et des procédures connexes de l’Université, auquel on peut accéder ici. Le Secrétariat met aussi régulièrement à jour le Guide des politiques et des règlements de l’Université McGill, qui fournit des renseignements sur les différentes parties prenantes de l’Université assujetties à chaque politique et règlement, et dans lequel les documents constitutifs sont organisés en neuf catégories.
À qui incombent l’élaboration et la révision des documents constitutifs?
Le cadre politique précise l’identité des cadres responsables de l’élaboration et de la révision des documents constitutifs. Les membres de la communauté universitaire qui jugent nécessaire l’élaboration d’un nouveau document constitutif ou la révision d’un document existant doivent s’adresser au cadre responsable nommé, s’il s’agit d’un document existant, ou concerné s’il s’agit d’un document proposé. Le cadre responsable de l’approbation de l’élaboration ou de la révision d’un document constitutif remplira un formulaire Proposition de document constitutif, conformément au processus décrit dans la Procédure pour l’élaboration et la révision des documents constitutifs.
Les documents constitutifs doivent-ils respecter un cadre particulier?
Oui. Les documents constitutifs et les procédures doivent respecter le cadre standard décrit dans la Procédure pour l’élaboration et la révision des documents constitutifs. Pour en savoir plus au sujet des modèles officiels, veuillez communiquer avec le secretary.general [at] mcgill.ca (Secrétariat).
À quelle fréquence les documents constitutifs sont-ils révisés?
Les procédures et les documents constitutifs peuvent être révisés à tout moment, mais ils doivent faire l’objet d’un examen en profondeur au moins une fois tous les cinq ans. Le Secrétariat gère et coordonne un calendrier de révision des documents constitutifs et prévient les cadres responsables lorsqu’un document, arrivé à la fin de son cycle de cinq ans, doit être révisé. La liste des documents constitutifs en cours de révision est fournie ici.
En quoi consiste un document secondaire?
Un document secondaire est une procédure, une directive ou un ensemble de lignes directrices élaboré ou approuvé par un cadre responsable ou sa personne déléguée, et qui appuie un document constitutif. La procédure est le document secondaire dont le niveau d’importance est le plus élevé. Elle définit un processus ou fournit des consignes pour la mise en œuvre d’un document constitutif. La majorité des documents constitutifs nécessitent donc une procédure. Un document constitutif peut ne nécessiter aucune procédure s’il renferme déjà des mesures opérationnelles qui le rendent exécutoire. En revanche, certains documents constitutifs peuvent nécessiter, pour devenir exécutoires, plus d’une procédure, ou encore une combinaison de documents secondaires.
Le niveau d’importance des directives et des lignes directrices est moins élevé. Les directives ont habituellement un caractère impératif, puisqu’elles renferment des consignes précises, destinées à des unités ou à des groupes ciblés, sur la démarche à entreprendre pour mener une activité, souvent en lien avec un aspect particulier d’un document constitutif ou d’une procédure. Les lignes directrices ont presque toujours un caractère indicatif. Elles fournissent des avis, des conseils ou des explications qui appuient la mise en œuvre d’un document constitutif ou d’une procédure quand une certaine souplesse opérationnelle est nécessaire.
En quoi consiste un document applicable à l’ensemble d’une unité?
Un document applicable à l’ensemble d’une unité est une politique, une procédure ou un ensemble de lignes directrices, souvent de nature opérationnelle, mis en œuvre par une unité, une activité ou un service particulier de l’Université et ne s’appliquant qu’à cette unité, cette activité ou ce service. Bien que les documents applicables à l’ensemble d’une unité ne sont pas obligatoirement assujettis au processus défini par le cadre politique, ils doivent être conformes aux lois et aux règlements applicables, ainsi qu’aux documents constitutifs établis par le Sénat ou le Conseil des gouverneurs. En cas d’incohérence ou de contradiction entre un document constitutif et un document applicable à l’ensemble d’une unité, le document constitutif a préséance.
Pour accéder aux documents applicables à l’ensemble d’une unité, veuillez consulter les sites Web suivants :
- Bureau du personnel enseignant pour les procédures et les lignes directrices relatives au recrutement, aux nominations, à l’emploi, aux salaires, aux congés et au départ à la retraite du personnel enseignant.
- Ressources humaines pour les politiques et les procédures relatives aux salaires, aux avantages sociaux, au régime de retraite et au départ à la retraite du personnel, ainsi qu’aux relations de travail et aux relations avec les employés.
- Services financiers pour les politiques et les règlements financiers.
- Comptes étudiants pour l’information et les politiques relatives aux droits de scolarité.
- Gestion des installations et services auxiliaires pour les politiques relatives aux bâtiments.
- Services des technologies de l’information pour les politiques, les directives et les normes encadrant les TI.