L'Université McGill, comme les autres institutions publiques du Québec, est soumise à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (la « Loi »). La Loi permet à toute personne d'obtenir, sur demande, des documents détenus par un organisme public, sous réserve de certaines restrictions.
Qu'est-ce que « l'accès aux documents »?
La Loi établit un « droit d'accès » aux documents détenus par les organismes publics dans l'exercice de leurs fonctions. Un « document » réfère à l’information écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. Pour que le droit d'accès s'applique, le document doit exister au moment où la demande est faite. Comme le droit d'accès s'applique aux informations consignées dans un document, et uniquement aux documents qui existent à ce moment-là, l'Université n'est pas obligée de créer des documents ou d'effectuer des calculs pour répondre aux demandes de documents.
La Loi énumère plusieurs restrictions que l'organisme public peut invoquer à l'égard du droit d'accès.
La Commission d'accès à l'information (CAI) est l'agence gouvernementale responsable de la mise en œuvre et de la supervision de la Loi.
Divulgation proactive: Informations couramment demandées
Les liens suivants permettent d'accéder à des informations que McGill diffuse de manière proactive, sur une base régulière ou périodique. Pour accéder à ces informations, il n'est pas nécessaire de soumettre une demande formelle.
Rapports annuels: Le plus récent rapport annuel de McGill à l'Assemblée nationale, qui comprend des informations sur la rémunération de l'État de traitement. Les rapports précédents peuvent être consultés sur le site de l'Assemblée nationale en recherchant « McGill » dans les documents déposés des différentes sessions.
Profil des admissions: La Gestion de l’effectif étudiant donne un aperçu des admissions d'étudiants à McGill par année, y compris des informations sur le nombre d'étudiants admis, l'origine géographique des étudiants et les admissions par unité universitaire.
Rapports d'inscription: Vue d'ensemble détaillée des statistiques d'inscription et d'obtention de diplômes de la Gestion de l’effectif étudiant. Il comprend des informations sur les inscriptions par faculté, par département et sur les étudiants étrangers.
Livre budgétaire: Il reflète les informations financières telles qu'elles ont été approuvées dans le livre budgétaire par le Conseil des gouverneurs.
Échelles salariales: Vue d'ensemble des échelles salariales du personnel de McGill par les Ressources humaines.
Soumettre une demande d'accès aux documents
À McGill, la responsable de l'accès aux documents est la Secrétaire générale. Les demandes peuvent être soumises à la Secrétaire générale par courrier, par courriel (accesstodocuments.secretariat [at] mcgill.ca) ou par téléphone. Pour avoir le droit de faire appel de la réponse à votre demande devant la CAI, vous devez soumettre votre demande par écrit.
Par la poste:
Secrétaire générale, l’accès aux documents et la protection des renseignements personnels
Pavillon James Administration, Salle 313
845, rue Sherbrooke Ouest
Montréal (QC) H3A 0G4
Par téléphone:
514-398-1568 (Veuillez noter que les demandes des renseignements personnels ne sont recevables que par écrit)
La réception de documents à la suite d'une demande d'accès est généralement gratuite, mais certains frais peuvent être exigés. Veuillez consulter le Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels du Québec pour plus d'information.
Les pages web suivantes peuvent également être utiles:
Commission d'accès à l'information
Plan de classification de l'Université McGill
Structure administrative et académique de l'Université McGill
Pour toute question d'ordre général ou pour plus d'information sur l'accès aux documents détenus par McGill, veuillez consulter Lucy Brown, agente de réglementation, par courriel (accesstodocuments.secretariat [at] mcgill.ca) ou par téléphone (514-398-1568).
Demandes d'informations administratives
Les documents administratifs sont des documents qui contiennent des informations relatives au fonctionnement général de l'Université. Certains documents administratifs, tels que les projets et les notes préliminaires, sont exemptés du droit d'accès.
Les demandes de documents administratifs peuvent être faites par écrit ou par téléphone (mais seule une demande écrite permet de demander un réexamen de la décision à la CAI). Ces demandes doivent être suffisamment précises pour permettre à la responsable de localiser les documents demandés. Veuillez noter que vous ne recevrez une réponse écrite que si vous faites une demande par écrit.
Demandes de renseignements personnels
La Loi définit les renseignements personnels comme toute information concernant une personne physique et permettant de l'identifier. En principe, tout renseignement personnel est confidentiel et ne peut être divulgué sans le consentement de la personne concernée. Toutefois, chacun a le droit d'accéder aux documents qui contiennent ses propres renseignements personnels.
Les demandes des renseignements personnels doivent être faites par écrit. Une demande des renseignements personnels sans autre précision est une demande portant sur le contenu d'un dossier personnel détenu par McGill dans l'exercice de ses fonctions.
Les membres du personnel qui souhaitent obtenir le contenu de leur dossier personnel peuvent s'adresser au service des Ressources humaines. Les étudiants souhaitant obtenir le contenu de leur dossier peuvent s'adresser à la Gestion de l’effectif étudiant. Veuillez noter que seules les demandes des renseignements personnels soumises par l'intermédiaire du Secrétariat peuvent faire l'objet d'un appel conformément à l'article 135 de la Loi.
Que se passe-t-il après l'introduction d'une demande?
Après avoir soumis une demande, le Secrétariat enverra un courriel accusant réception de votre demande et vous informera si des clarifications sont nécessaires. Si des clarifications sont nécessaires, la demande sera considérée comme reçue le jour où les clarifications sont reçus.
La Loi stipule qu'une réponse doit vous être fournie dans un délai de 20 jours civils à compter de la date de réception. L'Université peut, moyennant un préavis écrit, invoquer une prolongation de 10 jours du délai de 20 jours. Veuillez noter que si des documents sont fournis par un tiers et qu'il est nécessaire de contacter ce dernier pour obtenir l'autorisation de les divulguer, vous serez informé des délais supplémentaires que cela implique. Si l'Université ne répond pas dans les délais impartis, elle est réputée, en vertu de la Loi, avoir refusé votre demande et vous avez le droit de demander à la CAI de réexaminer cette décision. Si l'Université refuse l'accès à un document ou à une information contenue dans un document, elle doit citer l'article de la Loi sur lequel le refus est fondé.