Lignes directrices concernant le Régime de travail flexible

Principes directeurs

1. Veiller à ce que la mission de McGill et ses services au corps étudiant, à l’enseignement et à la recherche demeurent au cœur des décisions concernant le travail hybride.

2. Maintenir une approche d’apprentissage continu afin de répondre efficacement aux besoins changeants de la communauté et de l’établissement au moyen de mesures judicieuses et d’approches participatives, de sorte que nous puissions façonner de saines pratiques de travail hybride, faire le suivi des progrès et apporter des ajustements, au besoin.

3. Promouvoir à McGill une communauté et un milieu de travail dynamiques qui permettent d’attirer et de maintenir en poste des talents diversifiés et qui favorisent la mobilisation du personnel et le bien-être en général.

4. Donner aux facultés et aux unités administratives l’autonomie de gérer l’application des saines pratiques de travail hybride dans leur milieu de travail conformément aux Principes directeurs et au Cadre de McGill, en confiant aux leaders, aux équipes et au personnel la responsabilité de fournir la qualité et les quantités de travail attendues, quel que soit le lieu de travail.

5. Examiner les rôles et les tâches, de même que les exigences de la faculté, du département et de l’unité, afin de préciser le niveau de flexibilité qu’il convient d’accorder et les milieux, les moments et les méthodes les plus propices à l’accomplissement du travail.

6. Favoriser l’équité et la flexibilité tout en respectant pleinement les différences entre les rôles, les responsabilités et les contextes locaux, y compris dans le cadre d’initiatives de réduction de l’espace de bureau.

7. Favoriser le succès des saines pratiques de travail hybride à l’échelle de l’établissement, de chaque lieu et de chaque individu en fournissant des politiques, de la formation, des communications et des outils évolutifs.

Rôles et responsabilités

Pour que les saines pratiques de travail hybride soient appliquées avec succès et répondent efficacement aux divers besoins au sein de l’Université McGill, il est important de définir avec clarté les rôles et les responsabilités de chacune des parties. Pour ce faire, il faut mettre en place un bon degré de responsabilisation et s’engager à porter attention aux changements dans l’environnement, notamment en ce qui concerne les priorités de l’Université et l’évolution du paysage des milieux de travail.

Haute Direction

Établir la vision d’un milieu sain de travail hybride en fonction de la mission et des priorités stratégiques de l’Université et du contexte en plein changement, ici comme à l’étranger.

Ressources humaines

• Veiller à l’élaboration, à la révision et à la diffusion des documents relatifs aux saines pratiques de travail hybride : les principes directeurs, les responsabilités, le cadre et les lignes directrices.

• Aider les facultés et les unités à appliquer ces documents.

• Fournir de la formation et des outils pour favoriser le perfectionnement des aptitudes et des compétences, afin que les gestionnaires et le personnel soient outillés pour composer avec les réalités changeantes du travail hybride.

• En collaboration avec les principales parties prenantes, garder à l’œil la réussite du programme en fonction des tendances du marché et des priorités de l’Université, et recommander des ajustements et des améliorations.

• Tenir le personnel au courant des bonnes pratiques à adopter pour respecter la confidentialité des données dans le cadre d’un travail hybride.

Cadres Supérieurs (doyens et doyennes, provosts et vice-provosts, vice-recteurs et vice-rectrices, directeurs généraux et directrices générales)

• En respectant les paramètres des principes directeurs, des responsabilités, du cadre et des lignes directrices de l’Université McGill en matière de saines pratiques de travail hybride, établir des pratiques de travail hybride dans son unité ou sa faculté d’appartenance conformément aux priorités stratégiques et opérationnelles.

• Encourager l’équité et la transparence en ce qui a trait aux prises de décisions et aux pratiques relatives au travail hybride au sein de l’unité ou de la faculté, et reconnaître les différences liées principalement à la nature du travail, à la fonctionnalité du service ou aux contraintes d’espace.

• Soutenir les gestionnaires, y compris ceux et celles en milieu universitaire, en encourageant le perfectionnement continu des compétences et des aptitudes leur permettant d’assurer une gestion efficace dans un milieu de travail hybride.

• Mettre en œuvre des mécanismes de rétroaction pour s’assurer de connaître les besoins et les attentes des parties prenantes et de les satisfaire efficacement (p. ex., qualité, délais d’exécution et nature des services fournis).

Membres de l'administration, Gestionnaires (de même que leurs équipes)

En respectant les paramètres des principes directeurs, des responsabilités, du cadre et des lignes directrices de l’Université McGill en matière de saines pratiques de travail hybride et en tenant compte des priorités de l’unité ou de la faculté, les superviseurs et superviseures doivent :

• S’efforcer de prendre des décisions équitables et transparentes concernant le travail hybride au sein de leurs équipes respectives, en accordant la priorité aux besoins opérationnels et en tenant compte de la nature du travail, du service à la clientèle, des contraintes d’espace et de l’état de préparation et du rendement des personnes et des équipes.

• Approfondir leurs connaissances de la gestion dans un environnement hybride; notamment, acquérir les compétences nécessaires pour utiliser efficacement les outils de communication et de collaboration à leur disposition.

• Promouvoir l’apprentissage continu lié aux saines pratiques de travail hybride pour eux-mêmes et pour leur personnel, y compris au moyen de formations officielles, de formations interdisciplinaires, d’échanges entre pairs et d’apprentissage autonome.

• Assurer une intégration efficace des personnes nouvellement arrivées dans l’équipe, en veillant à ce que leurs collègues et leur superviseur ou superviseure assurent une présence accrue afin d’accompagner ces nouvelles personnes pendant qu’elles se familiarisent avec le travail, leur équipe immédiate, les équipes connexes et la culture de l’Université, afin de les aider à se bâtir un réseau et à acquérir un sentiment d’appartenance.

• Mettre en œuvre des mécanismes pour faire un suivi de l’efficacité, s’adapter à l’évolution des besoins et des attentes des principales parties prenantes et évaluer les modalités de travail flexibles chaque année ou, au besoin, plus souvent.

• Maximiser la valeur du temps de travail sur place et en télétravail en veillant à ce qu’il y ait une répartition adéquate des tâches, des processus de travail efficaces, du perfectionnement, des plans de service à la clientèle et des normes et pratiques qui favorisent du télétravail, de la communication et de la collaboration efficaces.

Personnel administratif et de soutien

• Comprendre et respecter le Cadre des saines pratiques de travail hybride et les modalités convenues de la formule de travail flexible dans le contexte de l’équipe, de l’unité et de l’Université en général.

• Participer à la formation et au perfectionnement offerts par l’Université (p. ex., ateliers sur les saines pratiques de travail hybride, modules d’apprentissage autonome de LinkedIn Learning, etc.) afin d’acquérir les connaissances et les compétences nécessaires pour travailler efficacement dans un milieu de travail hybride.

• Contribuer activement à ce que la répartition des tâches accomplies sur place et celles accomplies en télétravail soit optimalement efficace, en tenant compte de la nature des tâches, des priorités opérationnelles, des besoins particuliers d’équipement, des périodes de pointe, des exigences en matière de service à la clientèle, des répercussions sur les mesures de soutien, etc.

• Contribuer aux communications, au moral et à l’apprentissage au sein de l’équipe (p. ex., formations interdisciplinaires) afin de promouvoir l’efficacité et la productivité de l’équipe et de contribuer à un sentiment d’appartenance général, tant sur place qu’en télétravail.

• Faire un suivi des répercussions du travail hybride; proposer des mesures d’adaptation et en discuter avec le superviseur ou la superviseure.

• Évaluer les modalités de travail flexibles avec le superviseur ou la superviseure chaque année ou, au besoin, plus souvent.

Admissibilité

Tous les membres du personnel administratif et de soutien peuvent être admissibles à une forme quelconque d’option de RTF : 

• La participation au programme est volontaire et nécessite l’approbation du ou de la gestionnaire, qui agit en vertu du Cadre des saines pratiques de travail hybride et selon les paramètres locaux (faculté ou unité). 

• Chaque demande sera traitée de la même façon par le ou la gestionnaire. 

• Les Régimes de travail flexible (RTF) ne conviennent pas à tous les postes et départements. Bien que tous les membres du personnel admissibles puissent faire une demande de modalités de travail flexible, l’approbation du ou de la gestionnaire doit être fondée sur les exigences opérationnelles ainsi que sur le poste, les responsabilités et l’état de préparation de chaque membre. 

• Avant de soumettre leur demande, les membres du personnel sont encouragés à y réfléchir et à discuter avec leur gestionnaire de la viabilité des modalités de travail flexible. 

Étapes recommandées

Une fois que vous saurez que vous êtes potentiellement admissible à des modalités de travail flexible, si cette option vous intéresse, il est recommandé de faire ce qui suit : 

1. Familiarisez-vous avec les options de Régime de travail flexible (RTF), notamment le Cadre des saines pratiques de travail hybride ainsi que ses nouveaux horaires de travail hybride FIXE et FLEXIBLE, ses exemples, etc.  

2. Prenez connaissance des principes directeurs qui éclairent les décisions et les responsabilités en matière de RTF. 

3. Renseignez-vous sur les autres exigences ou critères propres à la faculté ou à l’unité dont vous devez tenir compte dans votre demande. 

4. Des RTF comportant un ratio de télétravail de 50 % ou de 60 % feraient partie d’une initiative reconnue en matière d’économie d’espace. Par conséquent, avant de présenter une demande, consultez votre gestionnaire ou votre conseillère ou conseiller des RH pour savoir si ces modalités sont offertes à l’échelle locale. Le cas échéant, informez-vous des critères et des processus à respecter. Remarque importante : Le fait de renoncer à la propriété exclusive d’un espace de travail (exigences associées aux modalités de travail flexible comportant un ratio de télétravail de 50 % ou de 60 %) aura une incidence sur les collègues et les départements, et devra donc faire partie d’une initiative plus vaste.  

5. Tenez compte des besoins opérationnels de votre secteur et de la nature de votre travail en gardant à l’esprit le type d’environnement au sein duquel vous travaillez actuellement.  

6. Avant de présenter une demande officielle de RTF, discutez avec votre gestionnaire de votre intention de demander de telles modalités ainsi que de ce que vous estimez tous les deux être des initiatives fructueuses ou non (le cas échéant) en matière de travail hybride dans votre secteur.  

7. Demandez à votre gestionnaire de quelle façon vous et vos collègues pourriez utiliser d’autres outils connexes et perfectionner vos compétences, au besoin (p. ex. Attestation de méthodes de travail hybride saines ou modules d’apprentissage autonome, compétences techniques). 

8. Discutez de la façon dont vous suivrez objectivement les progrès (p. ex. efficacité et cohésion de l’équipe, niveaux de service et satisfaction des principales parties prenantes, etc.). 

9. Entendez-vous avec votre gestionnaire au sujet des MTF qui vous conviennent le mieux et de toute autre modalité ou condition particulière que vous pourriez devoir respecter dans le cadre du processus (p. ex. présence accrue sur place à des moments précis comme pendant les périodes particulièrement occupées, les remplacements, les intégrations, etc.). 

10. Une fois que vous aurez terminé votre travail préparatoire et que le portail Workday sera ouvert, soumettez votre demande. La demande à soumettre dans Workday doit tenir compte de la discussion que vous avez eue avec votre gestionnaire et mettre fin au processus de demande (c.-à-d. normalement, les demandes ne devraient pas être refusées dans Workday, car elles devraient déjà avoir été approuvées de façon informelle). 

Processus de soumission d'une demande dans WORKDAY

• Vous devez soumettre une nouvelle demande simplifiée de modalités de travail flexible dans Workday, valide pour une période maximale d’un an. Cette étape est nécessaire même si vous et votre gestionnaire avez convenu officieusement de maintenir d’anciennes RTF. Les demandes faites dans JIRA depuis mai 2022 deviendront nulles de nullité absolue. 

• Le formulaire de demande pour le Régime de travail flexible (RTF) doit être soumis dans Workday (voir aide-memoire de Workday portant sur les demandes de RTF). De plus amples informations concernant le lancement du processus de demandes dans Workday seront disponibles ultérieurement en mars 2024. Vous devrez accepter les exigences en matière de santé et de sécurité, mais vous n’aurez pas à remplir de formulaire.

Évaluation des demandes

• Les gestionnaires doivent répondre à la demande standard des membres du personnel dans les 15 jours ouvrables.  

• Puisque des RTF comportant un ratio de télétravail de 50 % ou de 60 % feraient partie d’une initiative reconnue en matière d’économie d’espace, leur approbation et leur planification à un échelon supérieur de l’unité pourraient nécessiter plus de temps et de réflexion. 

• Toutes les demandes doivent être soigneusement passées en revues, étudiées et évaluées par les gestionnaires. Les membres du personnel n’ont pas à fournir les raisons personnelles qui motivent leur demande pour que celle-ci soit prise en compte.  

• Pour évaluer une demande, les gestionnaires doivent tenir compte de la pertinence de telles modalités pour les membres du personnel, de la nature de leur travail, des besoins des principales parties prenantes, des besoins opérationnels du département, de la Faculté ou de l’unité, et des préoccupations en matière d’espace.  

• La décision d’approuver ou de refuser une demande doit être juste et équitable. Par conséquent, toutes les demandes doivent être étudiées objectivement et de manière impartiale. Les gestionnaires doivent évaluer les demandes de façon objective et juste, mais ne sont pas dans l’obligation de les approuver. Ils peuvent également proposer des modifications aux modalités de travail flexible (horaire fixe ou flexible, pourcentage de télétravail permis ou encore conditions à respecter), en fonction de la nature du travail, des besoins opérationnels, de l’état de préparation des membres du personnel, etc. 

• Les gestionnaires sont invités à faire part de toute question ou préoccupation à leur représentant ou à leur représentante des Ressources humaines.  

• Lorsqu’une demande est refusée, les gestionnaires doivent avoir une discussion avec la ou le membre du personnel visé pour lui expliquer la décision.  

• Les Régimes de travail flexible (RTF) sont adoptées pour une période maximale d’un an. Une demande de renouvellement peut être présentée aux fins d’évaluation.  

• La ou le membre du personnel et sa ou son gestionnaire se rencontreront dans les trois mois suivant l’entrée en vigueur des RTF pour évaluer leurs effets et la possibilité de les maintenir.  

• Il n’est pas nécessaire de soumettre de nouveau le formulaire de demande dans Workday pour des modifications mineures ou temporaires apportées à l’horaire. Toutefois, les modifications comme l’ajout ou le retrait d’un horaire variable, le passage d’un horaire flexible à un horaire fixe ou encore la modification du pourcentage de télétravail doivent être déclarés en ligne dans Workday. Veuillez consulter l’aide-mémoire sur la façon de mettre fin aux modalités de travail flexible dans Workday.  

• Les Régimes de travail flexible (RTF) peuvent prendre fin à la demande des gestionnaires ou des membres du personnel sur préavis écrit de 30 jours. Ce délai peut être raccourci avec l’accord de toutes les parties.

Options de régimes de travail flexible

Les membres du personnel admissibles peuvent demander une option ou les deux à la fois.

Options:

• Télétravail 

• Horaire variable 

Télétravail

À McGill, le Cadre des saines pratiques de travail hybride offre des formules de travail hybride avec horaire FIXE et FLEXIBLE pouvant être combinées à des horaires variables (voir ci-dessous). Conformément au Cadre des saines pratiques de travail hybride de McGill, chaque faculté et unité peut ajouter des critères principaux qui lui sont propres. Avant de soumettre une demande de formule hybride, veuillez vous assurer que celle-ci est complètement conforme aux exigences énoncées par votre faculté ou votre unité.  

Formule de travail hybride avec horaire fixe : La nature du travail ou des autres services offerts nécessite un horaire structuré avec une présence sur place à des jours précis afin de pouvoir travailler en équipe avec des collègues ou fournir un service en personne à la clientèle et aux autres parties prenantes.  

Formule de travail hybride avec horaire flexible : Les horaires peuvent varier d’une semaine à l’autre en fonction de la nature du travail ou des exigences des collègues, de la clientèle et des autres parties prenantes en ce qui concerne la présence sur place.  

Grâce aux formules de travail hybride avec horaire FIXE et FLEXIBLE, le Cadre des saines pratiques de travail hybride de McGill offre divers ratios de télétravail en fonction des besoins des facultés, des départements et des unités administratives en matière de milieu de travail. À l’Université, les ratios de télétravail sont généralement de 20 % et de 40 %. Cependant, des options de ratios de télétravail de 50 % et de 60 % sont offertes aux membres du personnel admissibles dans certaines situations, en particulier les initiatives d’économie d’espace dans le cadre desquelles ils renoncent à la propriété exclusive de leur espace de travail.  

Pour en savoir plus sur les formules de travail hybride avec horaire FIXE et FLEXIBLE ainsi que sur les ratios de télétravail, veuillez consulter le Cadre des saines pratiques de travail hybride.  

Exemples :  

• Une membre du personnel est en télétravail deux jours par semaine selon un horaire qui varie chaque semaine (RATIO DE TÉLÉTRAVAIL DE 40 % avec HORAIRE FLEXIBLE).  

• Un membre du personnel est en télétravail tous les mardis et jeudis aux heures normales de travail (RATIO DE TÉLÉTRAVAIL DE 40 % avec HORAIRE FIXE). 

• Une membre du personnel est en télétravail tous les mardis et jeudis de 7 h à 15 h (RATIO DE TÉLÉTRAVAIL DE 40 % combinant HORAIRE FIXE ET HORAIRE VARIABLE).

Horaire variable

Un membre du personnel qui a un horaire variable choisit d’avoir un horaire de travail quotidien autre que la journée de travail normale prévue à l’horaire. Le membre du personnel choisit d’autres heures d’arrivée et de départ, mais le total des heures quotidiennes et hebdomadaires travaillées demeure conforme à la semaine normale de travail (p. ex. 6,75/7 heures par jour et 33,75/35 heures par semaine).  

Ces modalités comprennent généralement une période fixe (les heures auxquelles tous les membres du personnel doivent être présents chaque jour) établie par le ou la gestionnaire. Les membres du personnel peuvent choisir l’heure à laquelle ils arrivent à leur lieu de travail et le quittent, à condition d’être sur place ou en ligne pendant la période fixe. L’horaire quotidien peut être le même tous les jours ou varier d’une journée à l’autre durant la semaine.  

La période du dîner doit être d’au moins 30 minutes. Les pauses ne peuvent être prises au début ou à la fin de la journée de travail. Toutefois, les membres du personnel peuvent être autorisés à prendre l’une des deux pauses de 15 minutes immédiatement avant ou après leur période de dîner.  

Exemples :  

• Un membre du personnel commence à une heure fixe chaque jour (p. ex. 7 h) et prend 1 h 15 pour le dîner.  

• Une membre du personnel commence à 7 h les jours désignés, à 9 h les autres jours, et prend une heure pour le dîner.  

• Un membre du personnel commence à 10 h du lundi au mercredi, à 9 h les jeudi et vendredi, et prend 30 minutes pour le dîner.  

Veuillez noter les exigences en matière d’horaire variable : 

• La période du dîner doit être d’au moins 30 minutes.  

• Les membres du personnel ne peuvent pas cumuler de pauses pour réduire les heures travaillées.  

• Les pauses ne peuvent être prises au début ou à la fin de la journée de travail.  

• Les membres du personnel peuvent toutefois être autorisés à prendre l’une des deux pauses immédiatement avant ou après leur période de dîner.

Conditions

Générales

• La pause-repas doit durer au minimum 30 minutes.

• On ne peut cumuler les pauses pour réduire les heures travaillées.

• Les pauses ne peuvent être prises au début ou à la fin de la journée de travail.

• Sous réserve d’une autorisation, l’une des deux pauses peut être prise immédiatement avant ou après la pause-repas.

Télétravail

• Tous Régimes de travail flexible (RTF) sont à la discrétion des gestionnaires et doivent être réalistes sur le plan opérationnel.  

• La nature du travail et les exigences du poste doivent permettre aux membres du personnel de faire du télétravail de façon continue.  

• Les Régimes de travail flexible (RTF) peuvent prendre fin à la demande des gestionnaires ou des membres du personnel sur préavis écrit de 30 jours. Ce délai peut être raccourci avec l’accord de toutes les parties. 

• Le temps passé en télétravail ne doit pas servir à prendre soin des enfants ou d’autres membres de la famille.  

• Les modalités de télétravail d’un membre du personnel ne doivent pas avoir d’incidence négative sur le travail de ses collègues. 

• Les membres du personnel doivent être en mesure de se présenter au bureau si une situation professionnelle l’exige et demeurer joignables durant la période de télétravail, notamment pour participer à des réunions ou à des conférences en ligne, selon les besoins.  

• Les tâches, les obligations, les responsabilités et les normes de rendement des membres du personnel sont les mêmes qu’au bureau.  

• Les membres du personnel doivent maintenir un environnement de travail sûr, sécuritaire et ergonomique, et signaler immédiatement à leur gestionnaire toute blessure liée au travail.  

• Les membres du personnel doivent accepter de ne pas tenir l’Université responsable de blessures à autrui qui surviendraient sur le lieu de télétravail. Le lieu de télétravail est considéré comme un prolongement de l’Université. Ainsi, il est régi par les lois et les règlements de santé et de sécurité applicables.  

• Les membres du personnel doivent se conformer aux exigences de signalement habituelles pour tout accident ou blessure lié au travail. Pour des raisons de sécurité, les membres du personnel ne peuvent pas tenir de réunions en personne à leur domicile.  

• Il incombe aux membres du personnel de se procurer de l’équipement informatique et des accessoires tels qu’un casque d’écoute, une caméra et un microphone, un espace de bureau, un téléphone, du matériel d’impression ainsi qu’une connexion Internet et l’accès à un réseau à leur lieu de télétravail; l’employeur ne leur remboursera pas ces dépenses ou d’autres dépenses connexes.  

• Par souci d’efficacité, les membres du personnel pourraient être tenus de garder leur caméra allumée pendant les réunions virtuelles. 

• Les membres du personnel comprennent qu’ils doivent veiller à la confidentialité de tous les dossiers et documents de l’Université lorsqu’ils sont en télétravail. Les produits, les documents et les dossiers conçus en télétravail appartiennent à l’Université, et doivent être créés et conservés dans les systèmes ou sur le réseau de l’unité.  

• Les renseignements, les données, les documents, les mots de passe et toute autre information auxquels ont accès les membres du personnel en télétravail sont confidentiels et ne peuvent être téléchargés, copiés ou transmis de quelque façon que ce soit sans une autorisation du ou de la gestionnaire.  

• Les membres du personnel ne doivent pas accéder aux renseignements confidentiels ni les extraire du lieu de travail de l’unité (physiquement ou électroniquement) sans l’autorisation écrite de leur gestionnaire.  

• Les membres du personnel s’engagent à prendre toutes les mesures nécessaires pour que personne d’autre ne puisse accéder à l’équipement et à l’information confidentielle (format papier ou électronique), notamment en utilisant la protection par mot de passe et en s’assurant que le réseau sans fil est sécurisé.  

• Les membres du personnel reconnaissent que tous les dossiers et documents fournis par l’Université doivent demeurer la propriété de l’Université. 

Avantages des régimes de travail flexible

Pour les membres du personnel, les avantages peuvent comprendre les suivants : 

• Réduction du temps de déplacement  

• Amélioration de l’équilibre travail-vie personnelle et sentiment de bien-être  

• Amélioration du niveau de concentration sans interruption en vue d’exécuter des tâches minutieuses et indépendantes 

• Accroissement de la productivité en général 

Pour les gestionnaires, le département ou l’unité, les avantages peuvent comprendre les suivants : 

• Possibilité d’échelonner les heures de travail des membres du personnel et d’étendre l’horaire des activités et des services  

• Possibilité de prolonger les heures d’activités lors de journées chargées sans avoir autant recours aux heures supplémentaires  

• Réduction des retards et de l’absentéisme, et amélioration de la motivation des membres du personnel  

• Accroissement du rendement et de la productivité  

• Renforcement des capacités interfonctionnelles et du partage des responsabilités entre les membres du personnel occupant des postes semblables  

• Outil stratégique d’attraction et de rétention de personnel  

• Contribution au développement durable grâce à la réduction du temps de déplacement, diminuant ainsi l’empreinte écologique de McGill  

• Souplesse accrue en matière d’utilisation des espaces à bureaux sur le campus, avec possibilité de convertir ces derniers ou de réduire leur taille et les coûts connexes  

Principales considérations relatives aux régimes de travail flexible

Pour les membres du personnel  

Généralités

• Les tâches peuvent-elles être accomplies aussi efficacement avec des RTF qu’avec son horaire actuel? 

• Votre horaire personnel et votre situation vous permettent-ils de varier vos heures d’arrivée et de départ, de modifier votre horaire de travail ou de faire du télétravail?  

• Les Régimes de travail flexible (RTF) auront-ils une incidence (positive ou négative) sur des collègues et sur leur capacité à accomplir leurs tâches?  

• Les Régimes de travail flexible (RTF)  auront-ils une incidence sur d’autres principales parties prenantes? Comment surveillerez-vous ces facteurs? 

Télétravail

• Les tâches peuvent-elles être accomplies aussi efficacement à domicile? Si oui, lesquelles? 

• Les tâches peuvent-elles être accomplies le jour prévu sans que les membres du personnel n’aient besoin de rencontrer des clients ou des collègues en personne?  

• Les membres du personnel ont-ils accès à un espace de travail approprié les jours où ils sont habituellement en télétravail, s’il y a lieu (horaire fixe)? 

• Le domicile de la ou du membre du personnel comporte-t-il un espace de travail approprié et exempt de distractions?  

• L’espace de travail respecte-t-il les exigences en matière de santé et de sécurité? (Consultez la Liste de contrôle en matière de santé et sécurité sous l’onglet « Outils et Formulaires ».)  

• Les membres du personnel peuvent-ils se concentrer uniquement sur leur travail pour McGill? Ils ne doivent pas s’acquitter d’autres tâches, comme prendre soin d’enfants ou de personnes âgées, ni faire de travail personnel durant les heures de travail convenues.  

• Les membres du personnel disposent-ils d’un équipement approprié (ordinateur et accessoires tels qu’un casque d’écoute, une caméra, un microphone et une imprimante; Internet haute vitesse; téléphone; services publics)? Tous les coûts associés à l’installation d’un bureau à domicile sont payés par le personnel.  

• Les membres du personnel sont-ils en mesure de se conformer aux exigences relatives à la protection de la vie privée et à la confidentialité établies par l’unité ou le département ainsi qu’aux politiques et procédures des services des TI de l’Université sur la protection des données et la gestion des dossiers?  

• Consultez les Ressources de TI pour les membres du corps professoral et du personnel en télétravail  

• La ou le membre du personnel est-il autonome? Gère-t-il bien son temps? Est-il à l’aise à l’idée de travailler seul?

Pour les gestionnaires, le département ou l’unité 

• Les Régimes de travail flexible (RTF) ne conviennent pas à tous les postes et à toutes les situations.  

• Les périodes très occupées ou cruciales nécessitent la présence des membres du personnel sur le campus, ce qui fait qu’il n’est parfois pas possible de devancer ou de retarder l’arrivée au travail, ou encore de faire du télétravail. 

• Les Régimes de travail flexible (RTF) ne conviennent pas aux postes dont les tâches s’effectuent principalement sur le campus, comme l’entretien ménager, les services directs aux clients et la surveillance des laboratoires.  

• Les Régimes de travail flexible (RTF) ne conviennent pas aux membres du personnel qui ont un besoin accru d’encadrement ou de soutien direct pour effectuer leurs tâches efficacement. 

• Les Régimes de travail flexible (RTF) ne conviennent pas aux postes qui requièrent l’utilisation d’équipement uniquement disponible sur le campus (p. ex. équipements des laboratoires de recherche).  

• Les gestionnaires doivent coordonner les horaires de travail de façon à répondre aux exigences opérationnelles et à maintenir les activités du bureau ou du département.  

• Les gestionnaires doivent établir avec l’équipe les méthodes de communication, de travail d’équipe et de collaboration les plus efficaces.  

• Les gestionnaires doivent établir la façon dont les tâches sont assignées et le soutien offert en leur absence (en raison d’horaires de travail différents ou parce qu’ils ont aussi choisi des Régimes de travail flexible.  

• Les gestionnaires doivent fixer des échéances, des objectifs et des livrables précis que doivent respecter les membres du personnel.  

• Les gestionnaires doivent établir des méthodes de supervision et de suivi de la charge de travail et des résultats.  

Outils et Formulaires

• Formulaire de demande pour le RTF dans Workday

• Procédure de demande de régime de travail flexible (RTF) pour les employés

• Processus d'approbation de régime de travail flexible (RTF) pour les gestionnaires/ superviseurs

• FAQ  

• Cadre des saines pratiques de travail hybride 

• Principes directeurs des saines pratiques de travail hybride

• Document sur les responsabilités

• Télétravail : Liste de contrôle en matière de santé et sécurité  

• Boîtes à outils pour les membres du personnel et les gestionnaires

• Les coordonnatrices et coordonnateurs de la gestion des locaux.