Politiques, procédures et formulaires

Les politiques et les procédures de gestion des biens ainsi que les formulaires connexes ont tous pour objectif d’assurer le respect des exigences des organismes subventionnaires et de la réglementation des pouvoirs publics, de même que l’optimisation du cycle de vie des biens de l’Université. Ils clarifient les rôles et les responsabilités et décrivent les processus de gestion des biens de l’Université. Les procédures de gestion des biens actuellement en vigueur sont les suivantes :

Procédure relative à la gestion des actifs de recherche

Règlement relatif à la gestion des biens de TI

Procédure relative à la gestion des véhicules

Système centralisé de gestion des biens

Le système centralisé de gestion des biens permet de consigner toute l’information pertinente sur les biens de l’Université. À l’heure actuelle, seuls certains membres du personnel y ont accès et y téléversent des renseignements. Cela dit, à terme, le Service des approvisionnements compte offrir un accès en lecture seule à tous les membres de la communauté universitaire. Ainsi, ils pourront consulter la liste des biens de l’Université et voir lesquels pourraient être partagés.

Suivi et étiquetage des biens

L’administration centrale cherche à alléger les tâches administratives liées au suivi et à l’étiquetage des biens, responsabilité qu’elle a confiée au Service des approvisionnements. Ce dernier a donc pour objectif d’automatiser et de coordonner les activités de suivi et d’étiquetage associées au processus d’acquisition de biens.