Foire aux questions !
Je dirige un département et j’aimerais qu’on fasse le suivi et l’étiquetage de tous nos biens de recherche. Qui peut faire cela?
Pour l’instant, le Service des approvisionnements peut commencer à faire le suivi et l’étiquetage uniquement pour les nouveaux biens de recherche dont la valeur, au moment de l’acquisition, est de 10 000 $ ou plus (ou de 5 000 $ ou plus pour les biens de recherche financés par des organismes subventionnaires américains). Nous tentons de trouver les ressources nécessaires pour pouvoir, à terme, abaisser ce seuil et assurer le suivi et l’étiquetage de biens de recherche que l’Université possède déjà. Dans l’intervalle, le Service des approvisionnements peut offrir aux départements qui ont les effectifs leur permettant de participer à cette tâche des outils et des conseils pour recueillir les données sur leurs biens. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez écrire à asset.coordinator [at] mcgill.ca.
Quel type d’information inscrivez-vous au système centralisé de gestion des biens de l’Université? Y a-t-il lieu de s’inquiéter?
Aucun renseignement confidentiel ne figure dans le système ni aucun type d’information concernant les objectifs de recherche ou les activités associées à un bien particulier. Seules les informations concernant le bien lui-même et qui sont utiles aux objectifs du programme de gestion des biens sont recueillies, comme la date d’achat, la valeur du bien, son emplacement actuel, le nom du fabricant, le numéro de modèle, etc.
Qui a accès au système centralisé de gestion des biens?
Pour l’instant, seuls quelques membres du Service des approvisionnements et des Services des TI ont un accès complet (lecture et écriture) au système. D’autres unités, comme le Service de logement étudiant et d’hôtellerie, Le Neuro, le Service de stationnement et l’unité Assurance et services-conseils en risques, ont un accès restreint qui leur permet de consigner ou de visualiser certains biens dans le système.
À quel moment tout le monde aura-t-il accès au système centralisé de gestion des biens et pourra-t-il voir quels biens peuvent être partagés?
L’Université prévoit offrir, dans un avenir rapproché, un accès au système en lecture seule à tous les membres de sa communauté. Ce niveau d’accès permet de voir les biens que possède McGill (le type d’équipement, le département et le numéro de modèle) ainsi que la personne à contacter pour en savoir davantage.
Dans notre département, il y a un grand nombre de biens dont nous aimerions faire le suivi, mais certains pourraient ne pas être considérés comme des « biens » pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :
1) leur valeur est inférieure à 1 000 $;
2) ils n’appartiennent pas à une catégorie de biens informatiques;
3) ils ne contiennent pas de fluides réfrigérants;
4) ils ne sont pas sujets à des vérifications par une tierce partie pour des raisons environnementales ou sanitaires, ou pour des motifs de sécurité.
Pouvons-nous tout de même les faire étiqueter et inscrire dans le système?
Il n’est pas possible d’ajouter au système de gestion des biens de l’Université des objets qui ne correspondent pas à la définition de « bien » tout en conservant dans la base de données le degré d’organisation nécessaire pour réaliser les objectifs du programme. Cela dit, l’Université sait que de nombreux départements et unités pourraient souhaiter faire étiqueter certains objets, en assurer le suivi et même les prêter. Il existe quelques options en ce sens. Pour obtenir de plus amples renseignements, veuillez vous reporter à la section « Objets non considérés comme un bien ».