Reconduction de membres du corps professoral candidats à la permanence

Règlement

Le Règlement relatif à l’emploi des membres du personnel enseignant candidats à la permanence ou permanents encadre la reconduction et, s’il y a lieu, la non-reconduction d’un membre du personnel enseignant à un poste menant à la permanence.

Conditions

Le membre du personnel enseignant est reconduit pour une durée déterminée de trois (3) ans maximum. Il est d’usage de reconduire pour trois (3) ans les membres du personnel en bonne voie d’obtenir la permanence, et pour un (1) ou deux (2) ans les personnes dont le rendement relatif aux activités universitaires ne satisfait pas pleinement aux attentes.

Une professeure ou un professeur adjoint peut être reconduit à ce rang pour une durée maximale de trois (3) ans, sous réserve que la durée de la nomination et des reconductions ne dépasse pas au total sept (7) ans. Au plus tard à la sixième année de sa nomination au poste de professeur adjoint, le membre du personnel fait l’objet d’un examen aux fins d’octroi de la permanence et de promotion au rang de professeur agrégé.

Une professeure ou un professeur agrégé peut être reconduit à ce rang pour une durée maximale de trois (3) ans, sous réserve que la durée de la nomination et des reconductions ne dépasse pas au total six (6) ans.

Une professeure ou un professeur titulaire peut reconduit pour une durée initiale minimale de cinq (5) ans, mais de moins de six (6) ans.

Critères de reconduction

La direction du département ou, dans les facultés dépourvues de départements, le décanat communique par écrit les critères de reconduction de l’unité universitaire au membre du personnel, au plus tard deux (2) mois après sa nomination initiale. Le membre du personnel s’appuie sur les exigences relatives au dossier de permanence précisées dans le Règlement relatif à l’emploi des membres du personnel enseignant candidats à la permanence ou permanents pour préparer son dossier.

Les recommandations en matière de reconduction sont fondées sur le rendement du membre du personnel relativement aux fonctions universitaires et sur son dossier, lequel démontre des progrès satisfaisants permettant de croire que le membre du personnel remplira les critères de permanence.

Dossier

Il incombe au membre du personnel de préparer et de faire valoir sa cause concernant sa reconduction, et de présenter au comité un dossier confirmant sa conformité aux critères de reconduction. Les lignes directrices pour la création d’un dossier d’enseignement, de recherche ou de services sont fournies dans les annexes du Règlement relatif à l’emploi des membres du personnel enseignant candidats à la permanence ou pfins ermanents.

Un dossier de reconduction est moins volumineux qu’un dossier de permanence. Sauf à la demande du département, il n’est pas nécessaire d’y inclure des copies des articles publiés, par exemple. Lors de l’examen aux de reconduction, le membre du personnel remet à la direction du département les renseignements et documents nécessaires (le « dossier ») à l’appui de sa reconduction.

La recommandation du décanat au provost et vice-recteur principal aux études est accompagnée de ce dossier, ainsi que du rapport de la présidente ou du président du comité de reconduction du département.

Échéancier

La direction du département doit lancer le processus de reconduction un (1) an avant la fin de la nomination du membre du personnel. En fonction de cette date, le processus doit respecter l’échéancier ci-dessous.

Le processus de reconduction, jusqu’à la communication de la décision du provost et vice-recteur principal aux études au membre du personnel, doit se terminer au moins trente-sept (37) semaines avant la fin de la nomination. Cette condition est particulièrement importante dans le cas d’un refus de la reconduction, car le non-respect de ce préavis entraîne la prolongation automatique de la nomination pour une durée d’un an.

Dates

À noter: toutes les nominations initiales ont, comme date de fin, le 31 juillet au moins 3 ans suivant la date de nomination.

Processus

1.  Lors de l’examen aux fins de reconduction, le membre du personnel remet à la direction du département le dossier à l’appui de sa reconduction.
2. La direction consulte un comité du département approprié ou le comité départemental sur la permanence (CDP). Dans les unités dépourvues de départements, le comité est présidé par un membre du personnel enseignant autre que la doyenne ou le doyen. Dans le cas d’une affectation multiple, tous les départements concernés sont représentés au comité, et sa présidente ou son président est nommé par les directions de ces départements.
3. Le comité départemental de reconduction remet au décanat et au membre du personnel un rapport écrit contenant des motifs de fond à l’appui de la reconduction pour une autre durée déterminée, conformément au règlement, ou à l’appui de la non-reconduction du membre du personnel. Le rapport est soumis dans le processus de mise à jour d’une nomination de Workday.
4. Le décanat remet au provost et vice-recteur principal aux études, ainsi qu’au membre du personnel et à la direction du département, une recommandation contenant des motifs de fond à l’appui de la reconduction pour une autre durée déterminée, conformément au règlement, ou à l’appui de la non-reconduction du membre du personnel. Les documents sont joints dans le processus de mise à jour d’une nomination de Workday (voir Confluence). Il n’est pas nécessaire de les envoyer séparément par courriel au provost et vice-recteur principal aux études.
5. Dans les vingt-cinq (25) jours ouvrables qui suivent la réception de la recommandation du décanat, le provost et vice-recteur principal aux études remet au membre du personnel, à la direction du département et au décanat une décision écrite de reconduction du membre du personnel pour une autre durée déterminée, conformément au règlement, ou une décision de non-reconduction.
6. Le provost et vice-recteur principal aux études communique sa décision au membre du personnel par Workday. Le décanat et la direction du département peuvent consulter les renseignements directement dans le système.
7. Le membre du personnel qui s’est vu refuser sa reconduction se voit offrir un renouvellement d’un an, qui est traité dans Workday. La cessation d’emploi est ensuite traitée, en indiquant une date ultérieure.

Si le comité départemental de reconduction, le décanat ou le provost et vice-recteur principal aux études tend vers une recommandation ou une décision de non-reconduction à n’importe quelle étape, il 1) en informe le membre du personnel; 2) lui fournit ses motifs de fond par écrit; et 3) lui donne l’occasion de paraître devant lui accompagné d’un conseiller, s’il le désire, pour répondre aux préoccupations.

Report de l’examen aux fins de reconduction

L’examen aux fins de reconduction aura lieu au moment prévu dans les règlements de l’Université pour les collègues entré(e)s en fonction le 1^er août 2022 ou à une date ultérieure. Les collègues candidat(e)s à la permanence entré(e)s en fonction avant cette date peuvent encore se prévaloir du report d’un an accordé en raison de la COVID. Les règlements applicables sont les suivants : Règlement relatif à l’emploi des membres du personnel enseignant candidats à la permanence ou permanents

Les membres du personnel qui ont obtenu un congé autorisé d’une période de trois (3) mois ou plus avant le début de l’année de leur examen aux fins de reconduction peuvent en demander le report, pour une période maximale d’un an par congé autorisé et un maximum de deux prolongations, sous réserve de l’approbation du vice-principal exécutif et vice-principal aux études. Il est entendu que le report de l’examen aux fins de reconduction peut retarder l’examen aux fins d’octroi de la permanence. Le membre du personnel doit en faire la demande par écrit au Provost en envoyant un courriel à academic.personnel [at] mcgill.ca en fournissant une copie à la direction du département, dans les trois (3) mois qui précèdent le début de l’année d’examen aux fins de reconduction.