- Autorisation de recrutement
- Équité en matière d’emploi
- Affichage d’un poste menant à la permanence
- Processus de sélection
Autorisation de recrutement
Tout département de l’Université peut lancer un processus de recrutement, avec l’approbation écrite du vice-principal exécutif et vice-principal aux études. L’approbation officielle du plan de dotation est accompagnée de l’autorisation de recrutement associée au poste à pourvoir.
Le départ d’un membre du personnel candidat à la permanence engendre une autorisation de recrutement automatique mais nécessite tout de même l’approbation du provost et vice-recteur principal aux études pour l’affichage du poste. En revanche, une autorisation de recrutement n’est pas accordée automatiquement pour le remplacement d’un membre du personnel enseignant qui prend sa retraite.
Équité en matière d’emploi
L’Université McGill s’engage à maintenir un milieu favorable à l’équité et à la diversité dans le cadre de la réalisation de sa mission. Elle déploie des efforts pour attirer dans ses rangs la crème du personnel enseignant appartenant aux groupes désignés, qui sont décrits dans les lois fédérales et provinciales et dans sa propre politique d’équité en matière d’emploi, soit les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées, les minorités ethniques, les personnes racisées et les minorités visibles, et les personnes ayant une orientation sexuelle ou une identité de genre minoritaires (LGBTT2SQ*).
Toutes les unités doivent observer les lignes directrices de recrutement équitable pour l’embauche de personnel enseignant avec rang universitaire (postes menant à la permanence et postes contractuels).
Les responsables du recrutement doivent prendre des mesures pour attirer les candidatures de membres des groupes désignés ayant les qualifications requises.
Pour obtenir des renseignements supplémentaires ou du soutien concernant le recrutement équitable, communiquer avec Tynan Jarrett, tynan.jarrett [at] mcgill.ca (directeur, Équité, diversité et inclusion).
Affichage d’un poste menant à la permanence
Pour les postes en enseignement menant à la permanence, l’offre doit inclure tous les renseignements ci-dessous:
- Université
- Faculté ou département
- Titre du poste
- Qualifications requises
- Nature des tâches
- Salaire (s’il n’est pas indiqué, le salaire sera négociable et proportionnel aux qualifications et à l’expérience)
- Personne-ressource
- Catégorie et durée du mandat
- Date limite de réception des candidatures (période minimale de 30 jours obligatoire)
L’offre doit également comprendre l’énoncé sur l’adhésion aux principes d’équité et de diversité et l’immigration:
Adhésion aux principes d’équité et de diversité
L’Université McGill s’engage fermement à respecter les principes d’équité et de diversité au sein de sa communauté, tout en valorisant la rigueur et l’excellence académiques. Elle accueille favorablement les demandes d’emploi des personnes racisées et des minorités visibles, des femmes, des personnes autochtones, des personnes en situation de handicap, des minorités ethniques, des personnes de toute orientation sexuelle et identité de genre, ainsi que toute personne possédant les aptitudes et les connaissances nécessaires pour interagir au sein de groupes diversifiés. McGill valorise et encourage la recherche qui reflète des traditions intellectuelles, des méthodologies ainsi que des modes de dissémination et de traduction diversifiés. Les candidats sont invités à démontrer la portée de leur recherche, aussi bien au sein de leur champ universitaire que dans un contexte interdisciplinaire, notamment dans les secteurs gouvernemental, communautaire et industriel. En outre, McGill reconnaît et prend équitablement en considération l’incidence des congés (p. ex., obligations familiales ou congés pour raisons de santé), qui peuvent entraîner des interruptions ou des ralentissements de carrière. Les candidats sont encouragés à signaler tout congé ayant eu une incidence sur leur rendement et pouvant avoir modifié leur parcours de carrière. Ces renseignements seront pris en compte aux fins d’évaluation équitable de leur dossier. L’Université McGill dispose d’un programme d’équité en matière d’emploi et invite les membres des groupes visés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature. Elle tient également à s’assurer que les personnes en situation de handicap reçoivent un traitement équitable et puissent pleinement s’intégrer à la vie universitaire en ayant à cœur de mettre en œuvre les principes de conception universelle dans toutes les sphères d’activité de l’Université, conformément aux politiques et procédures relatives aux aménagements. Les personnes en situation de handicap qui pourraient avoir besoin de certains aménagements pour soumettre leur candidature sont invitées à communiquer en toute confidentialité par courriel ou par téléphone, au 514 398-2477. On encourage tous les candidats qualifiés à postuler; veuillez noter que conformément aux exigences de l'immigration canadienne, la priorité sera toutefois accordée aux Canadiens ainsi qu'aux résidents permanents.
Les offres doivent être publiées sur le site Workday des carrières de McGill, et diffusées par les canaux suivants:
- une annonce dans le magazine Affaires universitaires ou dans le Bulletin de l’Association canadienne des professeures et professeurs d’université;
- une lettre adressée aux responsables d’au moins dix départements de disciplines similaires au Canada, si possible;
- une annonce dans le site Web d’une revue ou d’une association professionnelles canadiennes, si possible.
*Remarques : Toute offre d’emploi doit être affichée sur le site des carrières de McGill plus longtemps que dans les sites externes, en raison des délais administratifs.
Les annonces publiées dans le magazine Affaires universitaires ou dans le Bulletin de l’Association canadienne des professeures et professeurs d’université, ainsi que les lettres adressées aux responsables de départements d’autres universités doivent être rédigées dans les deux langues officielles. On peut faire appel au Service de traduction de McGill, moyennant des coûts. Il est important de conserver les preuves de paiement des annonces, indiquant clairement la durée de l’affichage. La date de publication et l’URL doivent figurer sur les offres diffusées en ligne en format PDF. L’énoncé sur l’équité et l’immigration s’ajoute automatiquement aux offres publiées dans le site Workday des carrières de McGill, mais il ne faut pas oublier de l’insérer dans les offres publiées à l’externe. Pour obtenir de l’aide afin de trouver d’autres canaux de diffusion et d’attirer un bassin diversifié de candidates et candidats, communiquer avec le sara.pierre [at] mcgill.ca (conseiller en équité en matière d’emploi).
Évaluation de l’équité en matière d’emploi dans Workday (postes menant à la permanence)
Le comité de sélection a accès aux données des candidates et candidats relatives à l’équité dans Workday.
Les renseignements fournis dans le sondage sur l’équité en matière d’emploi sont confidentiels. Seuls les membres du comité de sélection peuvent les consulter pour vérifier la conformité à la politique d’équité en matière d’emploi de l’Université. Plus précisément, la présidente ou le président du comité de sélection est autorisé à utiliser ces renseignements aux fins suivantes:
- évaluer la diversité du bassin de candidatures; s’il est trop homogène, le département peut prolonger la période de candidature ou recommencer la recherche; si l’unité recruteuse n’est pas satisfaite du taux de réponse au sondage, elle peut envoyer un rappel aux candidates et candidats;
- vérifier la composition de la liste de présélection, qui doit comprendre au moins un membre d’un groupe désigné, et la faire suivre par courriel, en mentionnant le numéro de la demande dans Workday, au conseiller en équité en matière d’emploi, qui en vérifiera la conformité;
- sélectionner la personne retenue pour le poste; entre deux ou plusieurs candidatures d’égale valeur, le comité de sélection doit choisir la personne appartenant au groupe le plus sous-représenté dans le domaine en question. À l’étape de la sélection, la présidente ou le président du comité peut communiquer à ses membres les renseignements relatifs à l’équité pour chaque personne présélectionnée, afin d’assurer le respect des directives;
- produire un rapport sur la recherche; l’approbation du conseiller en équité en matière d’emploi doit être jointe au processus de recrutement dans Workday.
Processus de sélection
Composition d’un comité de sélection
Toute unité qui recrute du personnel enseignant avec rang universitaire doit constituer un comité de sélection remplissant les critères ci-dessous:
- Le comité doit comprendre au moins trois (3) membres du personnel enseignant candidats à la permanence.
- La présidence doit être assurée par une personne ayant la permanence.
- Il est obligatoire de désigner un membre représentant le décanat, généralement extérieur au département qui recrute. Cette personne veillera à ce que les processus de recrutement et de sélection respectent les directives sur l’équité. Selon son degré d’expertise, et s’il s’agit d’une pratique courante au sein du département, cette personne peut avoir voix au chapitre sur d’autres questions d’importance.
- Les membres du comité doivent représenter divers points de vue et différentes disciplines.
- Le comité doit inclure des membres de groupes désignés; toutefois, il doit être conscient de la charge administrative supplémentaire que cela entraîne.
- La formation sur les pratiques de recrutement équitable est obligatoire pour tous les membres du comité de sélection. Il incombe à leur faculté de leur offrir une formation de rappel après trois ans.
Classement et présélection
Le classement des candidatures s’effectue dans Workday. Rappelons que les candidatures sont classées non pas dans une liste numérotée, mais selon des catégories (excellent, bon, etc.). Seules les personnes classées dans la première catégorie de présélection seront convoquées à une entrevue.
Une fois la liste de présélection établie (et les données pertinentes saisies dans Workday), le comité de sélection doit confirmer qu’elle contient au moins un membre d’un groupe désigné. Pour ce faire, il consulte le tableau de recrutement dans Workday. Si aucun membre d’un groupe désigné ne figure dans la liste, la présidente ou le président du comité évalue la possibilité de prolonger le processus ou de recommencer la recherche. Si aucune de ces options n’est possible, la présidente ou le président doit justifier la poursuite du processus malgré le défaut de conformité.
Une fois terminés le processus de présélection et l’examen de conformité en matière d’équité, la présidente ou le président du comité de sélection envoie dès que possible un avis par courriel, en mentionnant le numéro de la demande dans Workday, au conseiller en équité en matière d’emploi. Ce dernier passe en revue la documentation et les dossiers de candidature soumis dans Workday, puis confirme à la présidente ou au président du comité le respect des exigences en matière d’équité ou lui demande d’ajouter des candidatures dans la liste de présélection.
Si, à l’issue de la recherche, deux ou plusieurs candidatures sont jugées « excellentes », le comité de sélection prend les mesures préférentielles prévues dans la Loi sur l’accès à l’égalité en emploi dans des organismes publics.
Procédure
Procédure normale de recrutement
Après la sélection de la candidate ou du candidat retenu, le département constitue un dossier de recrutement, qu’il soumet dans Workday au Bureau du personnel enseignant (BPE).
Le département ou la faculté prépare un dossier complet renfermant tous les documents ci-dessous.
Documents requis pour obtenir l’approbation du provost et vice-recteur principal aux études pour une procédure normale de recrutement
|
Nom du document |
Gabarit et/ou description |
|---|---|
|
Demande d’approbation d’une procédure de recrutement |
Demande d’approbation d’une procédure de recrutement |
|
Lettre de recommandation du décanat |
Une lettre du décanat adressée au provost et vice-recteur principal aux études, recommandant la personne dont la candidature a été retenue, qui comprend:
|
|
Lettre de la direction |
Une lettre de la direction du département adressée au décanat, recommandant la personne dont la candidature a été retenue. |
|
Curriculum vitæ (CV) |
Le curriculum vitæ de la candidate ou du candidat, présentant ses activités d’enseignement, de supervision, de recherche et ses autres travaux savants et contributions. |
|
Affichage du poste |
|
|
Lettres de recommandation de tiers (1, 2, 3) |
Des lettres de recommandation de personnes extérieures à l’Université attestant des réalisations et du potentiel de la candidate ou du candidat, imprimées sur papier à en-tête officiel et datées de l’année en cours. |
|
Rapport du comité de sélection |
Le rapport de la présidente ou du président du comité de sélection adressé à la direction du département, contenant les renseignements suivants:
|
|
Examen de conformité en matière d’équité de la liste de présélection |
La confirmation écrite du conseiller en équité en matière d’emploi que les exigences ont été respectées. Si la liste de présélection initiale ne respecte pas les exigences, le conseiller doit donner des directives pour la diversifier. |
|
Lettre d’offre pour les postes menant à la permanence |
La lettre d’offre générée dans Workday et approuvée par la direction et/ou le décanat. |
-
Une fois que la vice-provost, Équité et politiques académiques a approuvé la lettre d’offre, celle-ci est envoyée directement par Workday à la personne dont la candidature a été retenue, dans les 48 heures suivant la réception d’un dossier de recrutement complet de la faculté. Si cette personne n’a pas la citoyenneté ni la résidence permanente canadiennes, l’offre doit être conditionnelle à l’obtention d’un permis de travail et aux formalités d’immigration. Sauf exception avec l’accord de la vice-provost, Équité et politiques académiques, l’entrée en fonction a lieu le 1er août ou le 1er janvier.
-
La personne retenue retourne la lettre d’acceptation signée dans Workday. Le BPE prépare la lettre de nomination officielle, aussi appelée lettre du Conseil des gouverneurs.
-
Dès que le vice-principal exécutif et vice-principal aux études a signé cette lettre, elle est automatiquement envoyée à la personne retenue par Workday. La direction, le décanat et les Affaires universitaires du département peuvent consulter la lettre dans le système.
-
Le département lance les processus d’embauche et d’intégration dans Workday.
Embauche à un poste permanent
La procédure d’embauche à un poste permanent est identique à la procédure normale de recrutement, à la différence qu'un document supplémentaire est requis aux fins de l’examen du Comité de l’Université sur la permanence aux fins de recrutement (CUPR). Les dossiers complets sont soumis par Workday au BPE.
In exceptional cases where a position is approved for a UTCR bypass, sections 7.32.5 and 7.32.6 of the Regulations Relating to the Employment of Tenure Track and Tenured Academic Staff apply.
Documents additionnels pour le recrutement à un poste permanent
|
Nom du document |
Gabarit et/ou description |
|---|---|
|
Lettre de recrutement du décanat
|
Cette lettre peut être identique à la lettre de recrutement du décanat dans la procédure normale, en omettant les renseignements financiers. |
Procédure
Vote électronique du CUPR aux fins de recrutement et recommandation à la principale et vice-chancelière
-
Lorsque la personne retenue a retourné la lettre d’acceptation signée dans Workday, le dossier est soumis à l’examen et au vote électronique du CUPR. La période de vote commence environ deux semaines avant la prochaine réunion prévue du Conseil des gouverneurs et dure une semaine entière (sept (7) jours).
Le provost et vice-recteur principal aux études préside le CUPR et recommande la nomination de la personne retenue au poste permanent à la principale et vice-chancelière, qui à son tour recommande la nomination au Conseil des gouverneurs.
La période de vote est fixée en fonction de la date de réception de la lettre d’acceptation au BPE. Les dates limites pour l’année universitaire en cours sont indiquées ci-dessous.
- Le BPE prépare la lettre de nomination officielle, aussi appelée lettre du Conseil des gouverneurs. Dès que le vice-principal exécutif et vice-principal aux études a signé cette lettre, elle est automatiquement envoyée à la personne retenue par Workday. La direction, le décanat et les Affaires universitaires du département peuvent consulter la lettre dans le système.
- Le département lance les processus d’embauche et d’intégration dans Workday.
Dates limites de remise des dossiers pour le CUPR dans Workday
Le tableau ci-dessous sera mis à jour chaque année universitaire, dès que les dates des réunions du Conseil des gouverneurs seront connues. Rappelons que le CUPR examine et recommande le dossier après la réception de la lettre d’acceptation signée dans Workday.
|
Réception des documents CUPR dans Workday |
Vote électronique du CUPR |
Réunions du CUPR* |
Réunions du Conseil des gouverneurs et de son Comité exécutif |
|---|---|---|---|
|
31 août 2023 |
14 - 22 sept 2023 | 19 sept 2023 | 5 oct 2023 |
|
3 octobre 2023 |
17 - 27 oct 2023 | 24 oct 2023 | 8 nov 2023 |
|
9 novembre 2023 |
23 nov - 1 déc 2023 | 28 nov 2023 | 14 déc 2023 |
|
20 décembre 2023 |
11 - 19 janv 2024 | 16 janv 2024 | 26 janv 2024 |
|
8 janvier 2024 |
22 janv - 2 févr 2024 | 24 janv 2024 | 8 févr 2024 |
|
22 février 2024 |
7 - 15 mars 2024 | 12 mars 2024 | 21 mars 2024 |
|
21 mars 2024 |
4 - 12 avril 2024 | 9 avril 2024 | 25 avril 2024 |
|
11 avril 2024 |
24 avril - 3 mai 2024 | 30 avril 2024 | 16 mai 2024 |
|
9 mai 2024 |
23 - 31 mai 4 | 28 mai 2024 | 12 juin >2024 |
|
13 juin 2024 |
27 juin - 5 juil 2024 | 3 juil 2024 | 16 juil 2024 |
|
25 juillet 2024 |
8 - 16 août 2024 | 12 août 2024 | 27 août 2024 |
* Le CUPR se réunit seulement au besoin.
La liste à jour de ses membres est fournie à la page du Comité de l’Université sur la permanence aux fins de recrutement, dans le site Web du Sénat.
