L’information qui suit porte sur l’espace de travail flexible et partagé du projet pilote NMT, aménagé au fil de diverses adaptations. Nous espérons qu’elle saura répondre à vos questions sur la conception et les stratégies d’aménagement de lieux de travail hybrides.
Les principes ci-après ne seraient pas forcément applicables intégralement dans d’autres locaux de l’Université : tout dépend de la nature du projet, du budget et des besoins de l’unité. Les conseils qui suivent reposent donc sur les constats tirés du projet pilote jusqu’à maintenant et pourraient changer au fil de l’évolution du projet.
Nous nous sommes installés dans les locaux du projet pilote le 4 octobre 2021. L’espace est une aire ouverte partagée, propice à la collaboration. Dans cet écosystème, les participants mettent à l’essai un cadre de travail résolument moderne.
Pour optimiser l’utilisation des mètres carrés et proposer diverses configurations adaptées aux besoins divers des utilisateurs, nous avons créé un cadre multifonctionnel, multimodal, adaptable et donc facilement transformable.
Pour bien saisir les tenants et aboutissants du travail hybride, nous avons fait beaucoup de recherche sur l’aménagement des espaces de travail.
- Le bureau sans papier n’est pas encore tout à fait une réalité, mais on peut dire sans se tromper que le papier est de moins en moins utile.
- L’aisance technologique est indispensable pour un employé qui partage son temps entre la maison et le bureau : nous en avons donc fait une priorité.
- Nous avons élaboré des règles de bienséance qui guident les participants dans leur utilisation personnelle, sociale et professionnelle de l’espace partagé.
Créer. Tester. Apprendre. Recréer
En décembre 2021, soit deux mois après l’ouverture du nouveau lieu de travail, nous avons convié les participants à une séance d’échanges pour connaître leurs impressions sur le nouvel espace de travail.
À la lumière de leurs observations, nous avons repensé l’aménagement dans le but d’offrir à chaque équipe son propre « quartier ». Ainsi, les coéquipiers travaillent à proximité les uns des autres, dans un espace adapté à leurs besoins, où ils peuvent collaborer.
Nous avons réaménagé presque complètement les lieux, simplement par une disposition plus harmonieuse du mobilier et par l’ajout de plantes et de cloisons.
Les utilisateurs ont participé à la désignation des espaces et des salles du projet NMT, laquelle se veut un hommage à de grands noms mcgillois et à des lieux phares de l’Université. Des panneaux indicateurs orientent participants et visiteurs.
Agilité, résilience et adaptabilité sont aujourd’hui les maîtres-mots dans les milieux de travail.
On doit aménager les lieux en fonction de la diversité des besoins et de leur probable évolution afin que les employés s’y sentent à l’aise et productifs. Prenons le mobilier : lorsqu’il est conçu pour s’adapter à son utilisateur, il se prête bien à l’évolution de l’espace de travail.
L’adaptabilité, la durabilité à long terme et l’intégration de la technologie sont des incontournables du design de bureaux.
Dans les locaux du projet pilote, les fonctions, l’ancienneté et le titre de poste ne déterminent en rien l’occupation des lieux. L’équité, l’inclusion et la collaboration forment le socle sur lequel s’érigent les nouveaux modes de travail.
En résumé, l'espace de travail :
- est pourvu de mobilier d’une grande souplesse;
- s’adapte aisément aux besoins fortuits des employés (bien-être, ajustements techniques, etc.);
- favorise l’utilisation optimale de l’espace disponible grâce au partage des bureaux;
- se prête à un éventuel réaménagement;
- peut accueillir une grande variété d’activités grâce à ces incontournables :
- adaptabilité;
- durabilité;
- technologie.
Principes d’aménagement
Adaptabilité : Les milieux de travail résilients sont mobiles et flexibles. Jugées dépassées et non adaptées au projet pilote, les configurations fixes ont été mises de côté dans ces lieux qui devaient accueillir des employés de diverses unités renouant avec le bureau après deux années de télétravail.
Espaces fermés et ouverts : On doit mettre à la disposition des employés tant des espaces fermés, consacrés au travail individuel, que des espaces ouverts, propices à la collaboration.
Outils pour le travail en présentiel et pour le télétravail : Les employés en mode hybride doivent absolument avoir à leur disposition des outils de collaboration et de télétravail. On doit prévoir un système de réservation de bureau, un système de masquage sonore et du matériel audiovisuel adapté au travail hybride.
Espaces individuels et espaces partagés : Les lieux de travail doivent se prêter aussi bien à la collaboration qu’au travail individuel, les deux étant essentiels à l’efficacité, au bien-être et à la progression des unités.